PAGE湖北人事檔案系統(tǒng)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)湖北人事檔案系統(tǒng)的管理，確保人事檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于湖北地區(qū)各級各類機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的人事檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：全面收集與個(gè)人相關(guān)的各類材料，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保人事檔案信息不被泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序、方法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行人事檔案的整理、保管、利用等工作。二、檔案管理職責(zé)（一）組織職責(zé)1.各級組織部門負(fù)責(zé)本地區(qū)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位人事檔案的宏觀管理和監(jiān)督指導(dǎo)。2.各單位應(yīng)成立人事檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和具體負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本單位人事檔案管理工作的組織實(shí)施。（二）管理部門職責(zé)單位的人事檔案管理部門（以下簡稱“檔案部門”）承擔(dān)以下職責(zé)：1.負(fù)責(zé)制定和完善本單位人事檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、鑒別、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)本單位人事檔案。3.負(fù)責(zé)辦理人事檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等手續(xù)。4.負(fù)責(zé)對人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核。5.負(fù)責(zé)定期對人事檔案進(jìn)行檢查和清理，確保檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真做好人事檔案的收集、整理、鑒別、歸檔等工作，確保檔案材料的準(zhǔn)確、完整。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和維護(hù)，定期檢查檔案保管情況，防止檔案損壞、丟失。4.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等手續(xù)，及時(shí)登記和反饋相關(guān)信息。5.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。三、檔案內(nèi)容與分類（一）檔案內(nèi)容人事檔案主要包括以下內(nèi)容：1.履歷材料：個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、學(xué)位、工作經(jīng)歷等相關(guān)材料。2.自傳材料：個(gè)人撰寫的自傳及相關(guān)材料。3.鑒定、考核、考察材料：年度考核、任職期滿考核、專項(xiàng)考察等形成的材料。4.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表等材料。5.政審材料：政治歷史審查、出國（境）審查等形成的材料。6.黨團(tuán)材料：入黨志愿書、入團(tuán)志愿書、黨團(tuán)組織關(guān)系證明等材料。7.獎(jiǎng)勵(lì)材料：各級各類獎(jiǎng)勵(lì)表彰的決定、證書等材料。8.處分材料：黨紀(jì)政紀(jì)處分決定、解除處分決定等材料。9.工資待遇、任免、出國（境）等材料：工資變動(dòng)審批表、任免文件、出國（境）審批表等材料。10.其他可供組織參考的材料：體檢表、殘疾證明、學(xué)術(shù)成果等材料。（二）檔案分類人事檔案按照以下類別進(jìn)行分類：1.第一類：履歷材料。2.第二類：自傳材料。3.第三類：鑒定、考核、考察材料。4.第四類：學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料。5.第五類：政審材料。6.第六類：黨團(tuán)材料。7.第七類：獎(jiǎng)勵(lì)材料。8.第八類：處分材料。9.第九類：工資待遇、任免、出國（境）等材料。10.第十類：其他可供組織參考的材料。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.檔案部門應(yīng)定期收集本單位形成的人事檔案材料，確保檔案材料的及時(shí)歸檔。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門產(chǎn)生的人事檔案材料，并及時(shí)移交檔案部門。3.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、規(guī)范，符合歸檔要求。（二）鑒別與整理1.檔案部門對收集的檔案材料進(jìn)行鑒別，剔除不應(yīng)歸檔的材料。2.對符合歸檔要求的材料進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、排序、編目。3.檔案材料應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）檔案保管方式1.人事檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類順序排列，裝入檔案盒，存放在檔案柜中。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)，定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案保管期限人事檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映個(gè)人政治歷史面貌、工作經(jīng)歷、重大政治歷史事件等重要材料，應(yīng)永久保管。2.長期保管：凡是反映個(gè)人主要工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、重要業(yè)績等材料，應(yīng)長期保管，保管期限為60年。3.短期保管：凡是反映個(gè)人一般工作經(jīng)歷、日常表現(xiàn)等材料，應(yīng)短期保管，保管期限為30年。（四）檔案清查與核對1.檔案部門應(yīng)定期對人事檔案進(jìn)行清查，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等是否完整準(zhǔn)確。2.每年應(yīng)對檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對檔案清查和核對中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，并采取相應(yīng)的措施加以解決。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.因工作需要查閱人事檔案的，必須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《人事檔案查閱申請表》。2.查閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍進(jìn)行，不得查閱與工作無關(guān)的檔案內(nèi)容。3.涉及個(gè)人隱私的檔案材料，未經(jīng)本人同意，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人持單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的《人事檔案查閱申請表》到檔案部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案部門工作人員按照規(guī)定提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)查閱檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案部門，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱人事檔案的，必須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《人事檔案借閱申請表》。2.借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍和期限，一般不得超過7個(gè)工作日。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（四）借閱程序1.借閱人持單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的《人事檔案借閱申請表》到檔案部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案部門工作人員按照規(guī)定提供檔案，并與借閱人簽訂《人事檔案借閱承諾書》。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，檔案部門工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完整無損。4.借閱人歸還檔案后，檔案部門工作人員應(yīng)在《人事檔案借閱登記表》上注銷登記。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.因工作調(diào)動(dòng)、辭職、退休等原因，需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.轉(zhuǎn)遞要求：檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿?，?yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并密封包裝。檔案接收單位應(yīng)在收到檔案后15個(gè)工作日內(nèi)將回執(zhí)寄回檔案轉(zhuǎn)出單位。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案轉(zhuǎn)出單位根據(jù)檔案轉(zhuǎn)遞原因，填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并將檔案材料整理齊全，密封包裝。2.將密封好的檔案材料和《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》一并交機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿　?.檔案接收單位收到檔案后，應(yīng)認(rèn)真核對檔案材料和《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，如有問題應(yīng)及時(shí)與檔案轉(zhuǎn)出單位聯(lián)系。4.檔案接收單位將檔案材料整理歸檔，并在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》上簽字蓋章，將回執(zhí)寄回檔案轉(zhuǎn)出單位。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的湖北人事檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理。2.提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為單位的人力資源管理提供有力支持。（二）信息化管理要求1.檔案部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，確保人事檔案信息管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.按照規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)，將人事檔案材料錄入信息管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.加強(qiáng)對電子檔案數(shù)據(jù)的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。（三）信息化管理流程1.檔案材料的收集、整理、鑒別、歸檔等工作應(yīng)在信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行記錄和操作。2.查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞人事檔案等業(yè)務(wù)應(yīng)通過信息管理系統(tǒng)辦理相關(guān)手續(xù)，實(shí)現(xiàn)信息化流程管理。3.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。九、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.人事檔案的數(shù)量、類別、保管期限等基本情況。2.檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等利用情況。3.檔案材料的收集、整理、鑒別、歸檔等工作情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案部門應(yīng)建立人事檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。（三）分析與利用1.對人事檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問題。2.根據(jù)分析結(jié)果，提出改進(jìn)檔案管理工作的意見和建議，為單位的人力資源管理決策提供參考依據(jù)。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.各級組織部門負(fù)責(zé)對本地區(qū)人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各單位應(yīng)加強(qiáng)對本單位人事檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.人事檔案管理制度的執(zhí)行情況；2.檔案管理工作的組織實(shí)施情況；3.檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性、保密性情況；4.檔案信息化管理情況；5.檔案統(tǒng)計(jì)與分析情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：各級組織部門和各單位應(yīng)定期對人事檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.專項(xiàng)檢查：針對人事檔案管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題，開展專項(xiàng)檢查，推動(dòng)工作落實(shí)。3.日常監(jiān)督：檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案管理工作的日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。十一、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定在人事檔案管理工作中，因違反本制度規(guī)定導(dǎo)致檔案信息泄露、檔案材料丟失、損壞等問題的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1