PAGE檔案局各項(xiàng)制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案局的規(guī)范化管理，提高工作效率，確保檔案工作的科學(xué)性、系統(tǒng)性、完整性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于檔案局全體工作人員以及本局所涉及的各類檔案管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，如實(shí)反映歷史事實(shí)。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全管理，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。4.便捷高效原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高工作效率，為檔案利用提供便利。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.本局在履行職能過程中形成的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、聲像檔案、電子檔案等。2.接收上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和其他單位移交的與本局工作相關(guān)的檔案。3.征集社會(huì)各界具有保存價(jià)值的與本局業(yè)務(wù)領(lǐng)域相關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)收集本部門形成的檔案，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，載體完好，符合檔案整理規(guī)范。3.對(duì)接收、征集的檔案，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核和登記，確保檔案來源合法、內(nèi)容真實(shí)。（三）收集流程1.各部門檔案收集人員定期將收集的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，填寫檔案交接清單。3.對(duì)不符合要求的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。三、檔案整理制度（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度機(jī)構(gòu)保管期限分類。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和特點(diǎn)，制定具體的分類方案。3.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類。4.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容主題等分類。5.電子檔案：按照文件類別、年度等進(jìn)行分類，并建立相應(yīng)的電子目錄。（三）整理方法1.文書檔案：對(duì)收集的文件材料進(jìn)行裝訂、編頁、編目、裝盒等操作。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)分類方案對(duì)檔案進(jìn)行組卷、編目、裝訂等整理工作。3.科技檔案：對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)。4.聲像檔案：對(duì)照片、錄音、錄像等進(jìn)行整理、編號(hào)、標(biāo)注說明，制作相應(yīng)的目錄。5.電子檔案：對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄。（四）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)分類準(zhǔn)確、排列有序、編號(hào)規(guī)范、編目清晰。2.檔案目錄應(yīng)與檔案內(nèi)容相符，便于查找和利用。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。四、檔案保管制度（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光（紫外線）、防塵、防有害生物等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案存放安全、整齊。2.對(duì)不同類型的檔案應(yīng)采用相應(yīng)的裝具進(jìn)行存放，如文書檔案用檔案盒，科技檔案用專用卷盒等。（三）檔案存放1.按照檔案分類方案和編號(hào)順序，將檔案有序存放在檔案架或檔案柜中。2.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（四）安全管理1.建立檔案庫房管理制度，明確庫房管理人員職責(zé)，嚴(yán)格控制庫房出入人員。2.配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，確保在突發(fā)情況下能夠及時(shí)有效地保護(hù)檔案安全。五、檔案借閱制度（一）借閱范圍本局工作人員因工作需要，可借閱本局保管的檔案；外單位因工作需要查閱本局檔案的，須按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱審批1.本局工作人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位查閱本局檔案，須提前向本局提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、范圍等，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。（三）借閱期限1.本局工作人員借閱檔案一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位借閱檔案的期限根據(jù)查閱內(nèi)容和實(shí)際需要確定，最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)工作日。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。2.借閱檔案必須在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱，不得帶出本局。3.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。六、檔案利用制度（一）利用方式1.提供檔案原件查閱、借閱。2.根據(jù)利用者需求，提供檔案復(fù)印件、摘錄等。3.利用檔案舉辦展覽、編研資料等。（二）利用登記1.對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、利用內(nèi)容等。2.定期對(duì)檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考。（三）利用反饋1.鼓勵(lì)利用者對(duì)檔案利用情況進(jìn)行反饋，提出意見和建議。2.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)整理利用者反饋信息，對(duì)存在的問題進(jìn)行整改，不斷提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量。七、檔案鑒定與銷毀制度（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案保管期限表，結(jié)合本局實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法及流程1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出初步鑒定意見。2.檔案鑒定小組對(duì)初步鑒定意見進(jìn)行審核，逐卷逐件地對(duì)檔案進(jìn)行審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀要求及監(jiān)督1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，由檔案鑒定小組指定專人負(fù)責(zé)，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。3.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。八、檔案統(tǒng)計(jì)制度（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的年度新增數(shù)量、累計(jì)數(shù)量等。檔案整理情況統(tǒng)計(jì)，如整理的檔案卷數(shù)、件數(shù)等。檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，如利用人次、利用檔案數(shù)量等。檔案鑒定與銷毀情況統(tǒng)計(jì)，如鑒定檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量及清單等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理部門應(yīng)建立完善的檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和記錄。2.采用定期統(tǒng)計(jì)與不定期統(tǒng)計(jì)相結(jié)合的方式，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.按照規(guī)定的格式和要求，定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和本局領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、分析合理，為檔案管理決策提供依據(jù)。九、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)規(guī)劃制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，推動(dòng)檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.按照檔案整理規(guī)范，及時(shí)將檔案信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，及時(shí)更新系統(tǒng)軟件，修復(fù)系統(tǒng)故障，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）信息安全管理1.建立電子檔案信息安全管理制度，采取身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，保障電子檔案信息安全。2.加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)，防止因人員操作失誤導(dǎo)致信息泄露。3.定期對(duì)電子檔案信息安全進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。十、檔案工作人員崗位職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案管理部門的工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。3.負(fù)責(zé)檔案工作的對(duì)外聯(lián)系與協(xié)調(diào)，保障檔案工作的順利開展。4.審核檔案整理、保管、利用等工作中的重要事項(xiàng)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檔案收集整理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本局各類檔案的收集工作，確保檔案齊全完整。2.按照檔案整理規(guī)范，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。3.協(xié)助檔案管理部門負(fù)責(zé)人做好檔案整理工作的檢查和指導(dǎo)。（三）檔案保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房清潔衛(wèi)生和適宜的溫濕度環(huán)境。2.按照檔案存放要求，將檔案有序存放在檔案架或檔案柜中，確保檔案安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。4.做好檔案庫房的安全防范工作，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。（四）檔案借閱利用人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案借閱、利用的登記和管理工作，嚴(yán)格按照借閱審批程序辦理借閱手續(xù)。2.為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，解答利用者的咨詢。3.對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案數(shù)量和完整性。4.定期統(tǒng)計(jì)檔案利用情況，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。