PAGE工傷檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工傷檔案管理，規(guī)范工傷事故處理流程，及時、準(zhǔn)確、完整地記錄工傷事故相關(guān)信息，為工傷認(rèn)定、勞動能力鑒定、保險理賠以及公司工傷預(yù)防和管理決策提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有因工作遭受事故傷害或者患職業(yè)病的員工工傷檔案管理。（三）管理原則工傷檔案管理遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時、保密的原則。確保檔案內(nèi)容客觀反映工傷事故全貌，便于查詢和追溯，同時保護(hù)員工個人隱私和公司商業(yè)機(jī)密。二、工傷檔案內(nèi)容（一）工傷事故報告1.事故發(fā)生時間、地點(diǎn)、經(jīng)過：詳細(xì)記錄工傷事故發(fā)生的具體年月日時分，事故發(fā)生的準(zhǔn)確地點(diǎn)，包括樓層、車間、工位等具體位置，以及事故發(fā)生的詳細(xì)經(jīng)過，如員工從事的工作內(nèi)容、操作流程、突發(fā)狀況等。2.事故原因分析：對事故原因進(jìn)行初步分析，包括直接原因和間接原因。直接原因如設(shè)備故障、操作失誤、防護(hù)缺失等；間接原因如安全管理制度不完善、培訓(xùn)不到位、監(jiān)督不力等。3.現(xiàn)場證人證言：收集現(xiàn)場目睹事故發(fā)生的證人姓名、部門、聯(lián)系方式等信息，并記錄證人對事故經(jīng)過的描述。證人證言應(yīng)客觀、真實(shí)，能夠與其他證據(jù)相互印證。（二）員工工傷情況記錄1.員工基本信息：包括員工姓名、性別、年齡、部門、崗位、入職時間等。2.受傷部位及程度：詳細(xì)描述員工受傷的具體部位，如頭部、手臂、腿部等，以及受傷的程度，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)分為輕傷、重傷、死亡等，并注明是否存在多處受傷情況。3.診斷證明及病歷資料：收集員工受傷后就醫(yī)的診斷證明、病歷、檢查報告、治療記錄等全部醫(yī)療資料。醫(yī)療資料應(yīng)完整、清晰，能夠準(zhǔn)確反映員工的傷情及治療過程。（三）工傷認(rèn)定及勞動能力鑒定相關(guān)材料1.工傷認(rèn)定申請表：按照當(dāng)?shù)貏趧颖Ｕ闲姓块T要求填寫的工傷認(rèn)定申請表，包括員工基本信息、事故經(jīng)過、申請工傷認(rèn)定的理由等內(nèi)容。2.勞動關(guān)系證明材料：如勞動合同、工資發(fā)放記錄、工作證、考勤記錄等，用以證明員工與公司存在勞動關(guān)系。3.工傷認(rèn)定決定書：勞動保障行政部門作出的工傷認(rèn)定決定書，明確認(rèn)定員工所受傷害是否為工傷。4.勞動能力鑒定申請表：員工或公司按照規(guī)定填寫的勞動能力鑒定申請表，提交給當(dāng)?shù)貏趧幽芰﹁b定委員會。5.勞動能力鑒定結(jié)論書：勞動能力鑒定委員會出具的勞動能力鑒定結(jié)論書，確定員工的勞動功能障礙程度和生活自理障礙程度，如傷殘等級、護(hù)理等級等。（四）工傷理賠相關(guān)材料1.工傷保險待遇申請表：根據(jù)公司參加的工傷保險類型及當(dāng)?shù)卣咭?，填寫的工傷保險待遇申請表，詳細(xì)列出申請的待遇項(xiàng)目及金額。2.醫(yī)療費(fèi)用報銷憑證：包括醫(yī)院收費(fèi)票據(jù)、費(fèi)用清單、住院費(fèi)用結(jié)算單等，用于報銷工傷醫(yī)療費(fèi)用。3.傷殘津貼、一次性傷殘補(bǔ)助金等支付憑證：記錄公司或工傷保險基金向員工支付傷殘津貼、一次性傷殘補(bǔ)助金等各項(xiàng)工傷保險待遇的憑證，如銀行轉(zhuǎn)賬記錄、支付收據(jù)等。4.其他相關(guān)證明材料：如工傷康復(fù)費(fèi)用發(fā)票、輔助器具配置發(fā)票等，根據(jù)實(shí)際發(fā)生的工傷理賠項(xiàng)目提供相應(yīng)的證明材料。（五）工傷事故處理記錄1.事故調(diào)查處理報告：由公司安全管理部門或相關(guān)責(zé)任部門撰寫的事故調(diào)查處理報告，包括事故經(jīng)過、原因分析、責(zé)任認(rèn)定、處理措施及整改建議等內(nèi)容。2.事故處理會議記錄：記錄公司召開的工傷事故處理會議的時間、地點(diǎn)、參會人員、會議內(nèi)容等信息。會議內(nèi)容應(yīng)包括事故情況通報、責(zé)任分析、處理決定、后續(xù)工作安排等。3.工傷事故整改措施及落實(shí)情況：針對工傷事故暴露出的問題，制定詳細(xì)的整改措施，并記錄整改措施的落實(shí)情況，包括責(zé)任部門、整改時間、整改效果等。（六）其他相關(guān)材料1.員工工傷事故賠償協(xié)議：如果涉及與員工協(xié)商解決工傷賠償問題，簽訂的賠償協(xié)議應(yīng)作為工傷檔案的重要組成部分。賠償協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系、賠償金額、支付方式及時間等內(nèi)容。2.工傷事故相關(guān)照片、視頻資料：事故現(xiàn)場照片、員工受傷照片、事故處理過程中的照片或視頻等，能夠直觀反映工傷事故情況及處理過程，為檔案提供生動詳實(shí)的資料。3.其他與工傷事故相關(guān)的文件、資料：如上級主管部門的批示、相關(guān)部門的函件等，只要與工傷事故處理有關(guān)，均應(yīng)納入工傷檔案管理。三、工傷檔案管理職責(zé)（一）安全管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)工傷事故的現(xiàn)場調(diào)查、原因分析和報告撰寫，組織相關(guān)部門對工傷事故進(jìn)行調(diào)查處理。2.收集、整理工傷事故報告、事故調(diào)查處理記錄等相關(guān)資料，確保資料的真實(shí)性和完整性。3.跟蹤工傷事故整改措施的落實(shí)情況，對整改效果進(jìn)行評估，并及時向公司管理層匯報。4.負(fù)責(zé)與勞動保障行政部門、勞動能力鑒定委員會、工傷保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)等相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，辦理工傷認(rèn)定、勞動能力鑒定及工傷理賠等事宜。5.定期對工傷檔案進(jìn)行整理、歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫，便于查詢和管理。（二）人力資源部門職責(zé)1.提供員工基本信息，協(xié)助安全管理部門填寫工傷認(rèn)定申請表、勞動能力鑒定申請表等相關(guān)表格。2.負(fù)責(zé)審核工傷事故涉及的勞動關(guān)系證明材料，確保材料的合法性和有效性。3.按照公司規(guī)定和工傷保險政策，核算工傷員工的工傷保險待遇，辦理相關(guān)待遇支付手續(xù)。4.參與工傷事故處理會議，從人力資源管理角度提出意見和建議，協(xié)助制定工傷事故處理方案。5.配合安全管理部門做好工傷檔案的整理、歸檔工作，確保檔案資料與人力資源管理工作的銜接。（三）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核工傷醫(yī)療費(fèi)用報銷憑證的真實(shí)性、合法性和完整性，按照公司財務(wù)制度和工傷保險政策進(jìn)行費(fèi)用報銷。2.核算工傷事故處理過程中涉及的各項(xiàng)費(fèi)用，包括賠償費(fèi)用支付、工傷預(yù)防費(fèi)用支出等，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確記錄。3.配合安全管理部門和人力資源部門提供工傷理賠相關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)和支付憑證，作為工傷檔案的重要組成部分。4.對工傷檔案中的財務(wù)資料進(jìn)行妥善保管，定期進(jìn)行財務(wù)檔案的整理和歸檔，以便日后查閱和審計。（四）員工所在部門職責(zé)1.及時報告本部門發(fā)生的工傷事故，配合安全管理部門進(jìn)行事故調(diào)查，提供相關(guān)事故信息和證人證言。2.協(xié)助安全管理部門做好工傷員工的救治和護(hù)理工作，關(guān)注員工的身體恢復(fù)情況，確保員工得到妥善照顧。3.負(fù)責(zé)本部門工傷事故整改措施的落實(shí)，按照整改要求進(jìn)行設(shè)備更新、人員培訓(xùn)、制度完善等工作，防止類似事故再次發(fā)生。4.配合人力資源部門和財務(wù)部門做好工傷員工的待遇核算、支付等相關(guān)工作，提供必要的數(shù)據(jù)和資料支持。5.協(xié)助安全管理部門整理和保管本部門工傷事故相關(guān)的文件、資料，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。四、工傷檔案的收集與整理（一）收集要求1.工傷事故發(fā)生后，事故現(xiàn)場負(fù)責(zé)人或相關(guān)部門應(yīng)立即啟動工傷事故報告程序，在規(guī)定時間內(nèi)（如24小時內(nèi)）將事故報告提交至安全管理部門。報告內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)準(zhǔn)確，不得隱瞞或虛報事故情況。2.安全管理部門、人力資源部門、財務(wù)部門及員工所在部門應(yīng)按照各自職責(zé)，及時收集與工傷事故相關(guān)的各類資料。收集過程中要確保資料的真實(shí)性、完整性和合法性，對不符合要求的資料應(yīng)及時補(bǔ)充或糾正。3.對于涉及多個部門的工傷事故，各部門應(yīng)密切配合，相互協(xié)作，共同完成資料收集工作。安全管理部門負(fù)責(zé)牽頭協(xié)調(diào)，明確各部門的資料收集任務(wù)和時間節(jié)點(diǎn)，確保資料收集工作有序進(jìn)行。（二）整理原則1.工傷檔案資料應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類進(jìn)行整理，同一類資料應(yīng)集中存放，便于查找和管理。2.每份資料應(yīng)進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和檢索。編號可采用年份+流水號的方式，如2023001表示2023年的第一份工傷檔案資料。3.對收集到的資料進(jìn)行審核，確保資料內(nèi)容清晰、完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章等手續(xù)齊全。對于不符合要求的資料，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員溝通，要求補(bǔ)充或更正。4.整理后的工傷檔案資料應(yīng)按照檔案裝訂規(guī)范進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時應(yīng)注意資料的順序和頁碼，避免出現(xiàn)錯亂或缺失。（三）整理流程1.安全管理部門收到工傷事故報告后首先對事故報告進(jìn)行初步整理，提取關(guān)鍵信息，并按照事故調(diào)查處理流程開展工作。在事故調(diào)查過程中，同步收集其他相關(guān)資料，如現(xiàn)場照片、證人證言等。2.事故調(diào)查結(jié)束后，安全管理部門將事故調(diào)查處理報告及相關(guān)資料整理匯總，提交至工傷事故處理會議討論。會議結(jié)束后，根據(jù)會議決定對資料進(jìn)行進(jìn)一步補(bǔ)充和完善。3.人力資源部門根據(jù)安全管理部門提供的資料，整理員工基本信息、勞動關(guān)系證明材料等，并協(xié)助填寫工傷認(rèn)定申請表、勞動能力鑒定申請表等相關(guān)表格。同時，按照公司規(guī)定和工傷保險政策，核算工傷員工的工傷保險待遇。4.財務(wù)部門對工傷醫(yī)療費(fèi)用報銷憑證、賠償費(fèi)用支付憑證等財務(wù)資料進(jìn)行審核和整理，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確記錄。將整理好的財務(wù)資料與安全管理部門、人力資源部門提供的資料進(jìn)行核對，確保檔案資料的一致性。5.各部門將整理好的本部門工傷事故相關(guān)資料統(tǒng)一提交至安全管理部門，由安全管理部門進(jìn)行最后的匯總和審核。審核無誤后，按照檔案裝訂規(guī)范進(jìn)行裝訂，形成完整的工傷檔案。五、工傷檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.工傷檔案整理完成后，應(yīng)及時進(jìn)行歸檔。歸檔時應(yīng)按照檔案類別和時間順序進(jìn)行排列，確保檔案存放有序，便于查詢和檢索。2.建立工傷檔案目錄，目錄應(yīng)詳細(xì)列出檔案類別、檔案名稱、檔案編號、歸檔時間等信息，以便快速查找所需檔案。目錄應(yīng)與檔案內(nèi)容一一對應(yīng)，確保準(zhǔn)確性和完整性。3.歸檔后的工傷檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案庫房中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保檔案的安全保存。同時，應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識，便于識別和管理。（二）保管期限1.工傷檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，工傷認(rèn)定決定書、勞動能力鑒定結(jié)論書、工傷理賠相關(guān)資料等重要檔案應(yīng)長期保存；工傷事故報告、事故調(diào)查處理記錄等檔案保存期限不少于[X]年。2.對于超過保管期限的工傷檔案，應(yīng)按照檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀。銷毀前應(yīng)進(jìn)行登記造冊，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀，并確保銷毀過程的可追溯性。（三）保管職責(zé)1.安全管理部門負(fù)責(zé)工傷檔案的日常保管工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全完整。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況時，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或查找，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。2.檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉工傷檔案管理流程。負(fù)責(zé)檔案的整理、歸檔、借閱、歸還等工作，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。3.公司應(yīng)提供必要的檔案保管設(shè)施和條件，如檔案柜、檔案庫房、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，保障工傷檔案的安全保管。同時，應(yīng)定期對檔案保管設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。六、工傷檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工傷檔案的，應(yīng)填寫《工傷檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至安全管理部門審批。2.安全管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，對于符合查閱規(guī)定的申請，予以批準(zhǔn)，并指定專人陪同查閱。查閱人員只能在規(guī)定的查閱地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或進(jìn)行復(fù)制。3.涉及工傷認(rèn)定、勞動能力鑒定、工傷理賠等重要事項(xiàng)的檔案，查閱人員應(yīng)為公司安全管理部門、人力資源部門、財務(wù)部門等相關(guān)工作人員，其他人員如需查閱，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱程序1.因特殊原因需要借閱工傷檔案的，借閱人應(yīng)填寫《工傷檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和安全管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人到安全管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自更改檔案內(nèi)容。3.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。安全管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（三）查閱與借閱記錄1.安全管理部門應(yīng)建立工傷檔案查閱與借閱登記臺賬，詳細(xì)記錄查閱和借閱的時間、人員、內(nèi)容、審批情況、歸還時間等信息。登記臺賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便日后查詢和統(tǒng)計。2.查閱和借閱記錄應(yīng)作為工傷檔案管理的重要組成部分，保存期限與工傷檔案相同。通過查閱和借閱記錄，可以及時掌握檔案的使用情況，確保檔案的安全和規(guī)范管理。七、工傷檔案的保密與銷毀（一）保密規(guī)定1.工傷檔案涉及員工個人隱私和公司商業(yè)機(jī)密，所有接觸工傷檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.在工傷檔案管理過程中，檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案，防止檔案信息被非法獲取或泄露。檔案存放地點(diǎn)應(yīng)設(shè)置必要的保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。3.對于因工作需要知悉工傷檔案內(nèi)容的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。在工作結(jié)束后，應(yīng)及時歸還檔案資料，不得私自留存或傳播。（二）銷毀程序1.工傷檔案超過保管期限需要銷毀時，由安全管理部門提出銷毀申請，填寫《工傷檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號