PAGE高三學(xué)生檔案管理制度一、總則（一）目的為了全面、規(guī)范、科學(xué)地管理高三學(xué)生檔案，確保學(xué)生檔案的真實性、完整性和安全性，為學(xué)校教育教學(xué)管理、學(xué)生綜合素質(zhì)評價、高校招生錄取以及學(xué)生未來發(fā)展提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校高三年級全體學(xué)生檔案的管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須如實反映學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、思想品德、學(xué)業(yè)成績、社會實踐等方面的真實情況。2.完整性原則：確保學(xué)生檔案涵蓋學(xué)生高中階段各個方面的重要信息，不遺漏關(guān)鍵內(nèi)容。3.保密性原則：嚴格保護學(xué)生檔案信息的安全，防止檔案信息泄露，維護學(xué)生的隱私。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、歸檔、保管、查閱等工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范。二、檔案內(nèi)容（一）學(xué)生基本信息1.個人基本資料：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、家庭住址、聯(lián)系電話等。2.學(xué)籍信息：學(xué)籍號及變動情況、入學(xué)時間、畢業(yè)時間、所在班級等。（二）學(xué)習(xí)成績檔案1.各學(xué)期考試成績：包括語文、數(shù)學(xué)、外語、物理、化學(xué)、生物、政治、歷史、地理等學(xué)科的平時成績、期中成績、期末成績以及高考模擬考試成績等。2.學(xué)業(yè)水平考試成績：記錄學(xué)生在高中階段學(xué)業(yè)水平考試各科目成績及等級。（三）綜合素質(zhì)評價檔案1.思想品德：包括學(xué)生的道德品質(zhì)、行為習(xí)慣、社會責任感、集體榮譽感等方面的表現(xiàn)記錄，如參加志愿服務(wù)活動、班級及學(xué)?；顒又械谋憩F(xiàn)等。2.學(xué)業(yè)水平：除學(xué)習(xí)成績外，對學(xué)生的學(xué)習(xí)態(tài)度、學(xué)習(xí)方法、自主學(xué)習(xí)能力、探究能力等方面的評價。3.身心健康：記錄學(xué)生的體育鍛煉情況、體質(zhì)健康測試成績、心理健康狀況等，如是否參加體育社團、有無心理輔導(dǎo)記錄等。4.藝術(shù)素養(yǎng)：學(xué)生在音樂、美術(shù)、舞蹈、戲劇等藝術(shù)領(lǐng)域的學(xué)習(xí)成果、參與活動情況及特長表現(xiàn)。5.社會實踐：學(xué)生參加社會實踐活動的記錄，如社區(qū)服務(wù)、社會調(diào)查、職業(yè)體驗等，包括活動內(nèi)容、時間、收獲與體會等。（四）獎懲記錄1.校內(nèi)獎勵：如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、學(xué)習(xí)標兵、各類學(xué)科競賽獲獎、文體活動獲獎等榮譽證書及相關(guān)表彰文件。2.校內(nèi)處分：記錄學(xué)生在校期間受到的警告、嚴重警告、記過、留校察看等處分決定及相關(guān)材料。3.校外獎勵與處分：學(xué)生在學(xué)校以外獲得的重要獎勵及受到的處分情況，并附上相關(guān)證明材料。（五）成長記錄1.個人成長規(guī)劃：學(xué)生高中階段制定的學(xué)習(xí)、生活、職業(yè)規(guī)劃等相關(guān)材料。2.階段性總結(jié)：學(xué)生每學(xué)期或?qū)W年對自己學(xué)習(xí)、生活、思想等方面的總結(jié)反思。3.突出表現(xiàn)材料：學(xué)生在某一特定事件或活動中表現(xiàn)突出的事跡材料，如見義勇為、科技創(chuàng)新成果等。（六）其他材料1.體檢表：學(xué)生高中階段的年度體檢報告，包括身體各項指標檢查結(jié)果。2.入團（黨）材料：入團志愿書、入黨申請書、思想?yún)R報等相關(guān)材料（適用于已入團或有入黨意愿的學(xué)生）。3.其他有價值材料：如學(xué)生參加特殊培訓(xùn)、國際交流活動等相關(guān)證明材料，以及學(xué)校認為有必要歸入檔案的其他資料。三、檔案建立與收集（一）檔案建立責任人班主任為學(xué)生檔案建立的第一責任人，負責組織收集本班學(xué)生的各類檔案材料，并確保材料的真實性和完整性。（二）材料收集渠道1.教師提供：各學(xué)科任課教師負責提供學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、學(xué)業(yè)評價等相關(guān)材料。2.學(xué)生提交：學(xué)生本人按照要求提交個人成長記錄、獲獎證書、社會實踐報告等材料。3.學(xué)校各部門提供：教務(wù)處、政教處、團委、體育組、藝術(shù)組等部門負責提供學(xué)生的學(xué)籍信息、獎懲情況、綜合素質(zhì)評價等方面的相關(guān)材料。（三）材料收集時間1.每學(xué)期開學(xué)初，班主任應(yīng)組織學(xué)生整理上學(xué)期的檔案材料，并及時收集匯總。2.對于臨時性產(chǎn)生的檔案材料，如學(xué)生獲獎證書、處分決定等，應(yīng)在事件發(fā)生后及時收集歸檔。3.高考報名結(jié)束后，應(yīng)及時收集學(xué)生的高考報名信息及相關(guān)證明材料歸入檔案。（四）材料審核班主任在收集檔案材料后，應(yīng)對材料的真實性、完整性進行初步審核。對于不符合要求的材料，應(yīng)及時與相關(guān)責任人溝通，要求補充或更正。審核無誤后，將材料移交學(xué)校檔案管理部門。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理部門收到班主任移交的學(xué)生檔案材料后，應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類進行整理。2.每份材料應(yīng)保持完整，不得隨意裁剪、涂改。如有破損或字跡不清的材料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)印，并在復(fù)印件上注明原件保存處及復(fù)印日期。3.材料應(yīng)按照順序依次排列，同類材料應(yīng)集中放置，并在每份材料首頁右上角編號，編號應(yīng)連續(xù)且唯一。（二）歸檔方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行歸檔。紙質(zhì)檔案按照上述整理要求裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒封面注明學(xué)生姓名、班級、檔案類別等信息。2.電子檔案應(yīng)建立規(guī)范的文件夾結(jié)構(gòu)，按照檔案內(nèi)容分類存儲，文件名應(yīng)與紙質(zhì)檔案編號一致，并注明檔案內(nèi)容。電子檔案應(yīng)定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.按照年級、班級順序排列檔案盒，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立檔案存放索引目錄，記錄每個檔案盒內(nèi)所包含的學(xué)生信息及檔案內(nèi)容。五、檔案保管（一）保管期限學(xué)生檔案自建立之日起，應(yīng)永久保存。（二）保管責任人學(xué)校檔案管理部門指定專人負責學(xué)生檔案的保管工作，保管責任人應(yīng)具備一定的檔案管理知識和技能，熟悉檔案管理流程。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。定期對庫房進行通風(fēng)換氣、消毒防蟲處理。2.檔案架應(yīng)排列整齊，標識清晰。檔案盒應(yīng)按照規(guī)定順序存放，不得隨意堆放或倒置。3.庫房內(nèi)嚴禁存放易燃、易爆、易腐等物品，不得在庫房內(nèi)吸煙、使用明火。（四）檔案安全檢查1.保管責任人應(yīng)定期對檔案進行安全檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、存放情況、庫房設(shè)施設(shè)備等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄并報告，采取相應(yīng)的措施進行處理。2.每年應(yīng)對檔案進行全面清查，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容是否與檔案目錄一致，確保檔案的準確性和完整性。（五）檔案修復(fù)與保護1.對于破損、褪色、霉變等受損檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)。修復(fù)工作應(yīng)遵循檔案修復(fù)的基本原則和方法，確保檔案內(nèi)容不受損壞。2.對重要檔案或易損檔案，可采取復(fù)制備份、數(shù)字化存儲等方式進行保護，以防止檔案原件丟失或損壞。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本校教職工因工作需要查閱學(xué)生檔案的，應(yīng)填寫《學(xué)生檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。查閱內(nèi)容應(yīng)嚴格限定在工作所需范圍內(nèi)，不得擅自擴大查閱范圍。2.外單位因招生、政審、司法調(diào)查等特殊原因需要查閱學(xué)生檔案的，須持單位介紹信及相關(guān)證明材料，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。查閱過程中應(yīng)嚴格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱學(xué)生檔案。如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)填寫《學(xué)生檔案借閱申請表》，并詳細說明借閱理由和歸還時間。經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)對所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔相應(yīng)的責任。（三）查閱與借閱登記檔案管理部門應(yīng)建立《學(xué)生檔案查閱借閱登記簿》，詳細記錄查閱借閱人姓名、單位、查閱借閱時間、查閱借閱內(nèi)容、歸還時間等信息。每次查閱借閱結(jié)束后，查閱借閱人應(yīng)在登記簿上簽字確認。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.學(xué)生畢業(yè)升入高校后需轉(zhuǎn)遞檔案的，學(xué)校應(yīng)按照高校要求及時辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.學(xué)生因休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，應(yīng)根據(jù)學(xué)校相關(guān)規(guī)定和接收單位要求進行辦理。（二）轉(zhuǎn)遞方式1.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M行，嚴禁個人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。2.檔案轉(zhuǎn)出前，檔案管理部門應(yīng)認真核對檔案材料，確保檔案內(nèi)容完整、準確。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員溝通解決。（三）轉(zhuǎn)遞手續(xù)1.檔案轉(zhuǎn)遞時，應(yīng)填寫《學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細注明學(xué)生姓名、檔案內(nèi)容、轉(zhuǎn)遞原因、接收單位名稱及地址等信息。2.檔案管理部門應(yīng)將檔案材料密封包裝，并在封口處加蓋學(xué)校公章。同時，將《學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)聯(lián)交學(xué)生本人或接收單位，以備查收。3.接收單位收到檔案后，應(yīng)在《學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)聯(lián)上簽字蓋章，并及時反饋給學(xué)校檔案管理部門。如發(fā)現(xiàn)檔案有問題，應(yīng)及時與學(xué)校聯(lián)系溝通。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的高三學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，提高檔案管理工作的效率和準確性，為學(xué)校教育教學(xué)管理提供有力的數(shù)據(jù)支持。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：能夠快速、準確地錄入學(xué)生檔案的各項信息，支持批量導(dǎo)入和單個錄入兩種方式。2.檔案查詢功能：可根據(jù)學(xué)生姓名、班級、學(xué)號、檔案類別等條件進行靈活查詢，方便教職工查閱學(xué)生檔案信息。3.統(tǒng)計分析功能：能夠?qū)W(xué)生檔案中的學(xué)習(xí)成績數(shù)據(jù)、綜合素質(zhì)評價數(shù)據(jù)等進行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表，為學(xué)校教學(xué)質(zhì)量評估、學(xué)生綜合素質(zhì)評價等提供數(shù)據(jù)依據(jù)。4.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證檔案管理工作的正常進行。5.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)檔案信息，保障檔案信息的安全性和保密性。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負責檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對檔案信息進行更新維護，及時錄入新產(chǎn)生的檔案材料信息，刪除已畢業(yè)學(xué)生的檔案信息等。同時，對系統(tǒng)中的錯誤數(shù)據(jù)進行修正，保證數(shù)據(jù)的時效性和可靠性。（四）系統(tǒng)安全與保密1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護措施，設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。2.嚴格控制用戶對系統(tǒng)的訪問權(quán)限，定期更換用戶密碼，防止用戶賬號被盜用。3.對涉及學(xué)生隱私的檔案信息進行加密存儲，嚴禁未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和泄露學(xué)生檔案信息。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制學(xué)校成立檔案管理工作監(jiān)督小組，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負責人及相關(guān)教師代表組成。監(jiān)督小組負責對高三學(xué)生檔案管理工作進行定期檢查和不定期抽查，確保檔案管理工作嚴格按照本制度執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容：包括檔案建立與收集、整理與歸檔、保管、查閱與借閱、轉(zhuǎn)遞、信息化管理等環(huán)節(jié)的工作情況，重點檢查檔案內(nèi)容的真實性、完整性、規(guī)范性以及檔案管理的安全性和保密性。2.檢查方式：采用實地查看檔案材料、查閱檔案管理記錄、聽取檔案管理人員匯報等方式進行檢查。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（三）責任追