PAGE校內(nèi)綠化檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)校內(nèi)綠化檔案管理，確保綠化工作的科學(xué)性、系統(tǒng)性和可持續(xù)性，全面記錄校內(nèi)綠化建設(shè)、養(yǎng)護(hù)等相關(guān)信息，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于校內(nèi)所有綠化區(qū)域，包括校園綠地、花壇、樹木、景觀小品等相關(guān)綠化設(shè)施及活動(dòng)的檔案管理。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映校內(nèi)綠化工作的實(shí)際情況，確保信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋綠化工作的各個(gè)方面，包括規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工建設(shè)、養(yǎng)護(hù)管理、植物生長(zhǎng)記錄等，保證檔案資料的全面性。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、存儲(chǔ)等遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，便于查詢和使用。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、檔案內(nèi)容及分類（一）規(guī)劃設(shè)計(jì)類1.校園綠化總體規(guī)劃方案：包括校園綠化布局、功能分區(qū)、景觀特色等方面的規(guī)劃設(shè)計(jì)文件，附相關(guān)圖紙。2.單項(xiàng)綠化工程設(shè)計(jì)方案：如花壇、綠地、景觀小品等具體項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙、效果圖、設(shè)計(jì)說明等。3.綠化規(guī)劃調(diào)整記錄：記錄校園綠化規(guī)劃因?qū)W校發(fā)展、環(huán)境變化等因素進(jìn)行調(diào)整的相關(guān)文件和說明。（二）施工建設(shè)類1.綠化工程招投標(biāo)文件：包括招標(biāo)公告、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。2.施工合同：明確綠化工程施工范圍、工期、質(zhì)量要求、付款方式等條款的合同文件。3.施工圖紙會(huì)審記錄：記錄施工單位、設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位等各方對(duì)施工圖紙進(jìn)行會(huì)審時(shí)提出的問題及解決方案。4.工程變更簽證：記錄綠化工程施工過程中因設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場(chǎng)條件變化等原因?qū)е碌墓こ套兏闆r，包括變更原因、變更內(nèi)容、相關(guān)審批文件等。5.施工日志：施工單位每日記錄的施工進(jìn)度、施工情況、遇到的問題及解決措施等內(nèi)容。6.工程竣工驗(yàn)收文件：包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收備案表、工程質(zhì)量保修書等，以及相關(guān)驗(yàn)收資料，如綠化植物數(shù)量、規(guī)格、成活率等的驗(yàn)收記錄。（三）養(yǎng)護(hù)管理類1.養(yǎng)護(hù)計(jì)劃：年度、季度、月度綠化養(yǎng)護(hù)工作計(jì)劃，明確養(yǎng)護(hù)工作內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任人等。2.養(yǎng)護(hù)記錄：澆水記錄：記錄每次澆水的時(shí)間、地點(diǎn)、水量等信息。施肥記錄：包括施肥時(shí)間、肥料種類、施肥量等。修剪記錄：記錄修剪的植物種類、部位、時(shí)間、修剪方式等。病蟲害防治記錄：詳細(xì)記載病蟲害發(fā)生時(shí)間、種類、危害程度、防治措施及效果等。防寒防暑記錄：針對(duì)特殊氣候條件采取的防寒或防暑措施及相關(guān)情況記錄。3.養(yǎng)護(hù)工作總結(jié)：對(duì)一定時(shí)期內(nèi)綠化養(yǎng)護(hù)工作的成效、問題、改進(jìn)措施等進(jìn)行總結(jié)的報(bào)告。（四）植物信息類1.植物清單：詳細(xì)記錄校內(nèi)各類植物的名稱、數(shù)量、規(guī)格、種植位置等信息。2.植物養(yǎng)護(hù)檔案：每株植物的養(yǎng)護(hù)歷史記錄，包括生長(zhǎng)情況、健康狀況、養(yǎng)護(hù)措施等。3.植物引種記錄：記錄植物引種的來源、時(shí)間、引種過程、適應(yīng)性觀察等信息。（五）綠化活動(dòng)類1.綠化宣傳活動(dòng)記錄：包括活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、活動(dòng)內(nèi)容及效果等。2.植樹活動(dòng)記錄：每次植樹活動(dòng)的組織情況、參與人數(shù)、植樹品種、數(shù)量、種植位置等。3.校園綠化志愿者活動(dòng)記錄：志愿者參與綠化活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、工作內(nèi)容、活動(dòng)總結(jié)等。（六）其他類1.綠化相關(guān)會(huì)議紀(jì)要：記錄學(xué)校綠化工作相關(guān)會(huì)議的主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。2.綠化工作經(jīng)費(fèi)預(yù)算及決算文件：包括年度綠化經(jīng)費(fèi)預(yù)算報(bào)告、經(jīng)費(fèi)使用情況決算報(bào)告及相關(guān)憑證。3.與綠化工作相關(guān)的上級(jí)文件、通知、政策法規(guī)等資料。三、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善校內(nèi)綠化檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好綠化檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理校內(nèi)綠化檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。4.定期對(duì)綠化檔案進(jìn)行檢查、清理和鑒定，對(duì)過期或無用的檔案進(jìn)行妥善處理。5.負(fù)責(zé)向?qū)W校相關(guān)部門及外部單位提供綠化檔案查詢服務(wù)，并做好檔案借閱登記工作。（二）檔案形成部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門在綠化工作中形成的各類文件、資料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門的綠化檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.在檔案形成過程中，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定進(jìn)行記錄和保存，保證檔案內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。2.負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)和更新，確保檔案信息的及時(shí)準(zhǔn)確錄入和查詢。3.對(duì)檔案的安全負(fù)責(zé)，定期檢查檔案存儲(chǔ)環(huán)境，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，防止檔案損壞和丟失。4.積極為學(xué)校綠化工作提供檔案信息支持，協(xié)助相關(guān)部門查閱和利用檔案資料。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)綠化檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄像等各種形式，確保全面反映綠化工作情況。3.對(duì)于重要的綠化項(xiàng)目或活動(dòng)，應(yīng)在項(xiàng)目啟動(dòng)或活動(dòng)開展初期，明確檔案收集的范圍和要求，并及時(shí)跟蹤收集進(jìn)度。（二）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照分類方案進(jìn)行整理。2.區(qū)分不同年度、不同類別、不同保管期限進(jìn)行整理，確保檔案條理清晰。3.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，便于查找和管理。（三）整理方法1.紙質(zhì)檔案：按照分類順序依次排列，編寫頁(yè)碼，編制目錄，裝訂成冊(cè)。2.電子檔案：按照分類建立文件夾，對(duì)電子文件進(jìn)行命名和編號(hào)，確保文件名規(guī)范、準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容。同時(shí)，建立電子檔案索引目錄，方便查詢。3.照片和錄像檔案：按照拍攝時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，標(biāo)注拍攝日期、地點(diǎn)、事件等相關(guān)信息，并刻錄成光盤或存儲(chǔ)在硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備上，同時(shí)建立相應(yīng)的索引目錄。五、檔案歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)定期將整理好的綠化檔案移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。一般情況下，每年[X]月底前完成上一年度檔案的歸檔工作。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案交接清楚。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和保管期限進(jìn)行排列存放。檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立數(shù)據(jù)備份管理制度，明確備份周期、備份方式等。3.照片和錄像檔案應(yīng)存儲(chǔ)在光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并分別存放于不同的存儲(chǔ)設(shè)備中，以防止因存儲(chǔ)介質(zhì)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明檔案內(nèi)容、存儲(chǔ)日期等信息。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.校內(nèi)各部門因工作需要查閱綠化檔案的，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.校外單位因特殊原因需要查閱校內(nèi)綠化檔案的，需持單位介紹信，經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并嚴(yán)格按照檔案查閱規(guī)定進(jìn)行操作。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門提交查閱申請(qǐng)表或單位介紹信。2.檔案管理人員根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審核，審核通過后，提供相應(yīng)的檔案資料。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對(duì)無誤后，在檔案查閱登記本上記錄查閱情況。（三）利用管理1.鼓勵(lì)校內(nèi)各部門充分利用綠化檔案資料，為學(xué)校綠化規(guī)劃、建設(shè)、養(yǎng)護(hù)等工作提供參考依據(jù)。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用需求和利用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供參考。3.對(duì)于涉及學(xué)校機(jī)密或重要信息的綠化檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍和利用方式，防止信息泄露。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合校內(nèi)綠化工作實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判斷的原則，確保鑒定結(jié)果真實(shí)可靠。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、綠化工作相關(guān)部門等人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)綠化檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容重要性、歷史價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的保管期限。2.對(duì)于保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)檔案鑒定小組審核、學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀程序1.檔案管理部門