PAGE中國石油檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中國石油檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和發(fā)展中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合中國石油實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中國石油各級(jí)單位及所屬企業(yè)（以下統(tǒng)稱“公司”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司檔案工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司所屬單位的檔案管理工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.參與公司重大項(xiàng)目和重要活動(dòng)的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和準(zhǔn)確。（二）各部門檔案管理職責(zé)公司各部門負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和移交工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理。具體職責(zé)如下：1.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.對(duì)本部門的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等初步整理工作，編制檔案目錄，便于查詢和利用。3.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交至公司檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.綜合管理類包括公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、重要文件等。2.黨群工作類涵蓋黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件材料。3.經(jīng)營管理類涉及公司經(jīng)營決策、市場營銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、物資采購等業(yè)務(wù)活動(dòng)的檔案。4.生產(chǎn)技術(shù)類包含公司生產(chǎn)工藝流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、科研項(xiàng)目、設(shè)備管理、質(zhì)量控制等方面的檔案。5.安全環(huán)保類有關(guān)公司安全生產(chǎn)、環(huán)境保護(hù)、職業(yè)健康等方面的文件資料。6.基本建設(shè)類記錄公司基本建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過程的檔案。7.科研項(xiàng)目類公司承擔(dān)的科研項(xiàng)目在研究過程中形成的各類文件，包括項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。8.產(chǎn)品類公司產(chǎn)品的設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)資料、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、市場反饋等相關(guān)檔案。9.外事工作類公司對(duì)外交往活動(dòng)中形成的文件，如外事協(xié)議、出訪報(bào)告、接待安排等。10.會(huì)計(jì)檔案類按照國家會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，收集、整理和保管公司的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)分類號(hào)年度保管期限流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。全宗號(hào)：由公司檔案管理部門統(tǒng)一編制，用于標(biāo)識(shí)公司檔案全宗。分類號(hào)：根據(jù)檔案分類方案，對(duì)每一類檔案賦予相應(yīng)的分類代碼。年度：采用公元紀(jì)年，標(biāo)注檔案形成的年份。保管期限：分為永久、長期（30年）、短期（10年），分別用“Y”“C”“D”表示。流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，對(duì)同一類檔案依次編號(hào)。例如：001012023Y0001，表示公司綜合管理類檔案，形成于2023年，保管期限為永久，流水號(hào)為0001。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司各部門應(yīng)按照檔案管理的要求及時(shí)收集以下文件材料：1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本公司有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)中形成的各類文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司內(nèi)部會(huì)議、活動(dòng)形成的文件材料，如會(huì)議通知、議程、記錄、決議等。5.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。6.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。7.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的技術(shù)文件、工藝文件、質(zhì)量記錄等。8.公司基本建設(shè)項(xiàng)目的前期文件、施工文件、竣工文件等。9.公司科研項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、研究報(bào)告、成果鑒定材料等。10.其他與公司有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，建立健全檔案收集工作機(jī)制，確保檔案收集工作的及時(shí)性和完整性。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案管理部門，不得積壓或延誤。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損毀或丟失。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其真實(shí)、完整、可用。（三）整理方法檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。具體整理方法如下：1.分類：按照檔案分類方案，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂：將紙質(zhì)文件材料按照一定順序進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，便于查詢和檢索。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)注檔案編號(hào)、類別、年度等信息。五、檔案的保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)符合以下要求：1.選址應(yīng)遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等，確保環(huán)境安全。2.庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防鼠等條件，保持適宜的溫濕度。3.庫房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備必要的消防器材和安全防護(hù)設(shè)施。4.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，便于檔案管理和利用。（二）保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，按照檔案編號(hào)順序排列檔案盒，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用異地備份或多介質(zhì)備份等方式，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等，確保檔案的保密性。5.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和更新，確保其正常運(yùn)行。（三）檔案的數(shù)字化管理推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。檔案數(shù)字化應(yīng)遵循以下原則：1.真實(shí)性原則：確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，真實(shí)反映檔案原貌。2.完整性原則：對(duì)所有應(yīng)歸檔的檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性。3.系統(tǒng)性原則：按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理和存儲(chǔ)，便于查詢和利用。4.安全性原則：加強(qiáng)數(shù)字化檔案的安全管理，采取加密、備份、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)專家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定以下鑒定標(biāo)準(zhǔn)：1.永久保存檔案反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)公司發(fā)展具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、歷史沿革資料等。2.長期保存檔案在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等工作具有查考利用價(jià)值的檔案，如年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、一般業(yè)務(wù)合同等，保管期限為30年。3.短期保存檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值，但超過保管期限后可不再保存的檔案，如一般性文件、臨時(shí)性通知等，保管期限為10年。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案的保管期限。3.對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行記錄和匯總，形成檔案鑒定報(bào)告。4.將鑒定報(bào)告提交公司檔案管理委員會(huì)審核批準(zhǔn)。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門編制銷毀清冊(cè)，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，記錄材料應(yīng)歸檔保存。七、檔案的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。檔案利用范圍包括：1.為公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等工作提供參考依據(jù)。2.開展科研項(xiàng)目研究、技術(shù)創(chuàng)新等工作。3.處理公司歷史遺留問題、維護(hù)公司合法權(quán)益。4.其他符合公司規(guī)定的利用需求。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案員工查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱檔案借閱檔案需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀或丟失。（三）利用服務(wù)檔案管理部門應(yīng)積極為員工提供檔案利用服務(wù)，優(yōu)化利用流程，提高服務(wù)效率。具體措施如下：1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于統(tǒng)計(jì)和查詢。2.加強(qiáng)檔案編研工作，根據(jù)公司需求，編寫檔案參考資料、大事記等，為員工提供便捷的檔案信息服務(wù)。3.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案在線查詢和利用，提高檔案利用的便捷性和時(shí)效性。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括：1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，如各類檔案的數(shù)量、新增檔案數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，如查閱、借閱檔案的人次、卷次等。3.檔案保管期限統(tǒng)計(jì)，分析不同保管期限檔案的分布情況。4.檔案數(shù)字化進(jìn)展情況統(tǒng)計(jì)，如數(shù)字化檔案的數(shù)量、比例等。通過檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)掌握檔案管理工作動(dòng)態(tài)，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.公司所屬單位應(yīng)按照規(guī)定定期向公司檔案管理部門移交檔案。移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量