PAGE民辦幼兒園檔案制度一、總則（一）目的為加強民辦幼兒園檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在幼兒園管理、教育教學(xué)、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本民辦幼兒園各部門、各班級及全體教職工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指幼兒園在各項工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映幼兒園各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集幼兒園在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機密、幼兒園商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案整理和保管方式，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負責(zé)制定和完善幼兒園檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理幼兒園各類檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作，建立健全檔案檢索體系。3.負責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全與完整。4.按照規(guī)定的范圍和程序，為幼兒園各部門及教職工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。5.負責(zé)組織檔案鑒定和銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行鑒定和銷毀，并做好相關(guān)記錄。6.積極開展檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.定期對幼兒園檔案工作進行總結(jié)和分析，向上級主管部門和領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況，提出改進檔案工作的意見和建議。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴格遵守檔案管理各項規(guī)章制度。2.認真做好檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、質(zhì)量達標(biāo)。3.負責(zé)檔案的日常保管工作，定期檢查檔案保管狀況，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題，確保檔案安全。4.熱情接待檔案利用者，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理軟件的操作技能，負責(zé)檔案信息的錄入、存儲和維護工作。6.協(xié)助做好檔案鑒定和銷毀工作，對擬銷毀檔案進行初審，提出鑒定意見，并做好相關(guān)記錄。7.加強與各部門的溝通與協(xié)調(diào)，及時了解檔案形成情況，指導(dǎo)各部門兼職檔案員做好檔案工作。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.在綜合檔案室的指導(dǎo)下，負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理要求，及時將本部門在工作中形成的各類文件材料進行分類整理，確保文件材料齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范。3.定期對本部門檔案進行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向綜合檔案室報告。4.做好本部門檔案的日常保管工作，采取必要的防護措施，確保檔案安全。5.根據(jù)工作需要，及時向綜合檔案室移交應(yīng)歸檔的檔案，并辦理交接手續(xù)。6.積極配合綜合檔案室開展檔案利用工作，為查閱、借閱檔案的人員提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括幼兒園行政會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案、審計檔案、安全檔案等。2.教育教學(xué)類：涵蓋教學(xué)計劃、教案、教學(xué)課件、學(xué)生成績冊、教學(xué)研究成果、師資培訓(xùn)資料、課程改革資料等。3.后勤管理類：包含物資采購檔案、設(shè)備設(shè)施檔案、維修記錄、食品衛(wèi)生檔案、校園建設(shè)檔案等。4.學(xué)生管理類：有學(xué)生學(xué)籍檔案、獎懲記錄、綜合素質(zhì)評價檔案、學(xué)生活動檔案等。5.黨群工作類：涉及黨組織建設(shè)、黨員檔案、工會活動記錄、共青團工作資料等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案收集的完整性和及時性。2.對收集到的文件材料，應(yīng)進行認真篩選，剔除重復(fù)、無用的材料，保證檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、有效。3.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定格式進行存儲，并確保其真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為行政管理、教育教學(xué)、后勤管理、學(xué)生管理、黨群工作等大類，再根據(jù)大類下的具體內(nèi)容進行二級分類。2.編號：對每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等項目，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品、防盜設(shè)施等，確保檔案保管環(huán)境安全可靠。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤等存儲介質(zhì)進行備份，并建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的有效管理和快速檢索。3.對重要的聲像檔案，應(yīng)進行轉(zhuǎn)錄、整理，并配以文字說明，妥善保管。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括幼兒園重要的規(guī)章制度、人事任免文件、財務(wù)審計報告、重大活動記錄等。3.長期保管的檔案期限為16年至50年，如教學(xué)計劃、學(xué)生學(xué)籍檔案等。4.短期保管的檔案期限為5年以下，如一般性的工作文件、臨時性活動資料等。（四）檔案清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進行清查核對，每年至少進行一次全面清查，確保檔案賬實相符。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。3.對清查結(jié)果應(yīng)進行詳細記錄，形成檔案清查報告，上報主管領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.幼兒園內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可在綜合檔案室辦理查閱手續(xù)后進行查閱。2.教職工因教學(xué)、科研、個人工作經(jīng)歷等需要查閱本人檔案的，可憑有效證件到綜合檔案室查閱。3.外單位因工作需要查閱幼兒園檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)幼兒園主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、用途等信息。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取檔案內(nèi)容，嚴禁在檔案上圈劃、批注、污損等。3.如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人簽字、主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)印、拍照、摘錄的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記冊，對每一次檔案查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、用途、借閱期限、歸還日期等信息。2.定期對檔案利用登記冊進行整理和統(tǒng)計分析，掌握檔案利用情況，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表和國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定，對到期檔案進行逐卷鑒定，確定檔案的存毀。2.對仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行初審，提出鑒定意見，填寫《檔案銷毀審批表》，報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會同監(jiān)銷人員對銷毀檔案進行清點、登記，并在指定地點進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀審批表》上簽字確認，并將銷毀情況報告主管領(lǐng)導(dǎo)。（四）銷毀記錄1.建立檔案銷毀記錄冊，詳細記錄檔案銷毀的時間、地點、內(nèi)容、數(shù)量、批準(zhǔn)人、監(jiān)銷人等信息。2.檔案銷毀記錄冊應(yīng)長期保存，以備查閱。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案信息錄入：將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息存儲：采用安全可靠的存儲設(shè)備，對檔案電子數(shù)據(jù)進行備份存儲，確保檔案信息的安全。3.檔案信息檢索：利用檔案信息管理系統(tǒng)的檢索功能，實現(xiàn)檔案的快速查詢和利用。4.檔案信息共享：通過網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)檔案信息在幼兒園內(nèi)部各部門之間的共享，提高工作效率。（三）信息化管理