PAGE事業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織事業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織范圍內(nèi)的事業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作。事業(yè)會(huì)計(jì)檔案是指公司/組織在開展事業(yè)活動(dòng)過程中形成的，記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等專業(yè)資料。（三）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司/組織財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)事業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作，各部門按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管等工作，并接受財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.依法依規(guī)原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則。采取有效措施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全，防止會(huì)計(jì)檔案被篡改、損毀、丟失。同時(shí)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止會(huì)計(jì)信息泄露。4.方便利用原則。在保證會(huì)計(jì)檔案安全和保密的前提下，充分考慮公司/組織內(nèi)部各部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案的利用需求，提供便捷的查閱和使用服務(wù)。二、會(huì)計(jì)檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，以及相關(guān)附表、附注等。4.其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。（二）編號(hào)1.會(huì)計(jì)憑證編號(hào)：按照年度和月份順序，每月從1號(hào)開始連續(xù)編號(hào)。例如，20XX年1月份的記賬憑證編號(hào)為“記字1號(hào)記字X號(hào)”，其中“記字”表示記賬憑證類別，X為該月記賬憑證的總份數(shù)。2.會(huì)計(jì)賬簿編號(hào)：總賬編號(hào)為“總字1號(hào)”，明細(xì)賬根據(jù)科目類別分別編號(hào)，如“明細(xì)資產(chǎn)類1號(hào)”“明細(xì)負(fù)債類1號(hào)”等，日記賬編號(hào)為“日記字1號(hào)”，固定資產(chǎn)卡片按照資產(chǎn)編號(hào)順序編號(hào)。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編號(hào)：按照年度編號(hào)，如“20XX年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1號(hào)”。4.其他類編號(hào)：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等按照年度順序編號(hào)，納稅申報(bào)表按照所屬期間編號(hào)，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)等分別編號(hào)，如“會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)20XX年1號(hào)”。三、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)按照會(huì)計(jì)核算的要求，及時(shí)將本部門發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的原始憑證、記賬憑證等資料傳遞給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門在每月結(jié)賬后，應(yīng)及時(shí)收集當(dāng)月的會(huì)計(jì)憑證，并對(duì)憑證進(jìn)行初步整理。2.年度終了，財(cái)務(wù)部門應(yīng)督促各部門將全年的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行清理，核對(duì)賬目，確保賬證相符、賬賬相符、賬實(shí)相符。同時(shí)，將各類會(huì)計(jì)資料收集齊全，包括會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他相關(guān)資料等。3.對(duì)于銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等資料，應(yīng)由出納人員每月及時(shí)收集，并交財(cái)務(wù)部門專人保管。（二）整理1.會(huì)計(jì)憑證整理：按照記賬憑證的編號(hào)順序，將記賬憑證及其所附原始憑證進(jìn)行整理。原始憑證應(yīng)粘貼整齊，對(duì)于紙張大小不一致的原始憑證，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其與記賬憑證大小一致。檢查記賬憑證的編號(hào)是否連續(xù)，附件張數(shù)是否準(zhǔn)確，摘要是否清晰，會(huì)計(jì)分錄是否正確，簽字蓋章是否齊全等。對(duì)于不符合要求的記賬憑證，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更正或補(bǔ)充。將整理好的記賬憑證按照編號(hào)順序裝訂成冊(cè)，在裝訂線處加封簽，并由裝訂人員在封簽處簽字或蓋章。2.會(huì)計(jì)賬簿整理：總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿應(yīng)在年度終了后，將各賬戶的余額結(jié)轉(zhuǎn)下年，并在摘要欄注明“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣。對(duì)賬簿中的空白頁、空白行進(jìn)行注銷處理，防止隨意篡改。按照賬簿的編號(hào)順序，將賬簿封面、扉頁、賬頁等整理齊全，加具封面，裝訂成冊(cè)，并在裝訂線處加封簽，由裝訂人員簽字或蓋章。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告整理：月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容編制，并加蓋單位公章、單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章。年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注等，各項(xiàng)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和編制要求進(jìn)行編制，并經(jīng)注冊(cè)會(huì)計(jì)師審計(jì)（如需審計(jì)）。將整理好的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按照年度順序裝訂成冊(cè)，加具封面，注明報(bào)告名稱、年度、月份、單位名稱等信息，并在裝訂線處加封簽，由裝訂人員簽字或蓋章。4.其他類資料整理：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單應(yīng)按月或按季整理，與相關(guān)會(huì)計(jì)憑證核對(duì)一致后，單獨(dú)裝訂成冊(cè)，并注明所屬期間、銀行賬號(hào)等信息。納稅申報(bào)表應(yīng)按照所屬期間整理，與相關(guān)會(huì)計(jì)資料核對(duì)一致后，單獨(dú)裝訂成冊(cè)，并注明稅種、申報(bào)期間等信息。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)等應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，確保信息準(zhǔn)確、完整。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證類：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類：月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.公司/組織應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等，以保證會(huì)計(jì)檔案的安全保管。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照編號(hào)順序排列整齊，便于查找和利用。2.對(duì)于磁性介質(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，確需查閱或借閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱及編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接待查閱人員，并按照查閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將會(huì)計(jì)檔案帶出保管庫(kù)房。3.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，查閱人員不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，更不得抽換、損毀會(huì)計(jì)檔案。如有特殊需要復(fù)印或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)復(fù)印或復(fù)制，復(fù)印件或復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)一致，并加蓋“與原件核對(duì)一致”章。（二）借閱1.本公司/組織外部單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)出具正式介紹信，注明借閱檔案的名稱及編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)與借閱單位簽訂《會(huì)計(jì)檔案借閱協(xié)議》，明確借閱雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱檔案的范圍、期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等。3.借閱單位應(yīng)按照協(xié)議要求，由專人負(fù)責(zé)借閱會(huì)計(jì)檔案，并在規(guī)定的期限內(nèi)歸還。歸還時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱單位的責(zé)任。4.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。六、會(huì)計(jì)檔案的移交與銷毀（一）移交1.單位因撤銷、合并、分立等原因終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。2.單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。（二）銷毀1.會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本公司/組織財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見，會(huì)同檔案管理部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.公司/組織負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本公司/組織負(fù)責(zé)人。5.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)各部門的會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.公司/組織審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查會(huì)計(jì)檔案管理制度的執(zhí)行情況，評(píng)價(jià)會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效性，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)提出處理意見。