PAGE司法行政檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)司法行政檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在司法行政工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在司法行政工作中形成的各類檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映司法行政工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得篡改、偽造檔案。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施和監(jiān)督指導(dǎo)。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，提高檔案查詢利用效率。4.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。5.做好檔案的數(shù)字化工作，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和高效利用。6.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等處置工作。7.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識和檔案管理水平。8.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供檔案支持和服務(wù)。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.司法行政工作中形成的各類文件、文書、合同、協(xié)議、記錄、報(bào)表、信函、會議紀(jì)要等紙質(zhì)材料。2.電子文件，包括電子郵件、電子文檔、數(shù)據(jù)庫記錄等。3.照片、錄音、錄像等視聽資料。4.實(shí)物檔案，如證書、獎(jiǎng)?wù)隆⒓o(jì)念品等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意裁剪、涂改、損毀檔案。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定的存儲方式進(jìn)行保存。4.視聽資料應(yīng)標(biāo)注清晰的拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行妥善保管。5.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，注明來源、日期、用途等信息。（三）歸檔程序1.各部門收集齊全的檔案應(yīng)定期移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行整理、分類。3.對整理后的檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄索引，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.將編目后的檔案進(jìn)行裝訂、上架，完成歸檔工作。四、檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。（二）分類方法根據(jù)司法行政工作的職能和檔案內(nèi)容，采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限的分類方法。1.年度：按照檔案形成的年度進(jìn)行分類，同一自然年度形成的檔案歸為一類。2.機(jī)構(gòu)（問題）：按照公司/組織內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置或檔案反映的問題進(jìn)行分類，如辦公室檔案、業(yè)務(wù)部門檔案、專項(xiàng)工作檔案等。3.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案劃分為永久、長期、短期三種保管期限。（三）整理要求1.對檔案進(jìn)行系統(tǒng)排列，剔除重復(fù)、無效的文件材料。2.按照檔案分類方案，對檔案進(jìn)行分類編號，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、存放位置等信息。4.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防磁柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對保管設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存儲1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲方式，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.實(shí)物檔案應(yīng)妥善存放，避免損壞和丟失。（四）檔案保護(hù)措施1.建立檔案定期檢查制度，對檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對易損檔案進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)，采取特殊的保管措施，如加固、修復(fù)等。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，確保檔案保管工作的安全。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.服務(wù)工作原則：以服務(wù)公司/組織各項(xiàng)工作為宗旨，積極為利用者提供檔案信息服務(wù)。3.保密安全原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）利用方式及程序1.查閱利用利用者需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)。利用者在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案。查閱結(jié)束后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對檔案進(jìn)行核對，確保檔案完整無損。2.借閱利用利用者如需借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，說明借閱理由、借閱期限等信息。檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行嚴(yán)格審核，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱。借閱期限一般不超過[具體期限]，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。借閱期滿，借閱者應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)追究借閱者責(zé)任。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱的時(shí)間、利用者姓名、查閱內(nèi)容、借閱期限等信息進(jìn)行詳細(xì)登記，以便對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和跟蹤管理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。2.定期鑒定原則：定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案鑒定工作的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員組成，對檔案進(jìn)行集體鑒定，確保鑒定結(jié)果的公正性和客觀性。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.永久保管檔案：反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如重要的法規(guī)性文件、重大決策文件、年度總結(jié)、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.長期保管檔案：在一定時(shí)期內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為[具體年限]，如一般性業(yè)務(wù)文件、會議記錄、合同協(xié)議等。3.短期保管檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為[具體年限]，如臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表等。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，提出初步鑒定意見。2.組織檔案鑒定小組對初步鑒定意見進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.根據(jù)鑒定報(bào)告，對失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊，注明檔案編號、名稱、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.按照批準(zhǔn)的銷毀清冊，對檔案進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀后，在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.將檔案銷毀清冊及相關(guān)審批文件作為檔案進(jìn)行永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案長期保存的要求，一般不低于[具體分辨率]。2.圖像處理：對掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、去噪等處理，確保圖像清晰、完整。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、來源等。4.掛接存儲：將處理后的圖像文件與錄入的檔案信息進(jìn)行掛接存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息安全管理1.建立檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.設(shè)置用戶權(quán)限，對不同用戶的檔案訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格