PAGE田間學(xué)校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強田間學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在田間學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于田間學(xué)校的所有部門和個人在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義田間學(xué)校檔案是指在田間學(xué)校教學(xué)實踐、技術(shù)推廣、科研活動以及行政管理等過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：田間學(xué)校檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映田間學(xué)校各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與田間學(xué)校工作相關(guān)的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。5.便于利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的檢索、查閱和利用。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立田間學(xué)校檔案管理辦公室，直屬學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，配備專職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善田間學(xué)校檔案管理制度。2.負責(zé)田間學(xué)校各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。4.做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全。5.對檔案進行定期檢查和清點，對破損、褪色等檔案及時進行修復(fù)或復(fù)制。6.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀工作。7.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為田間學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)。8.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.教學(xué)檔案：包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)課件、考試試卷、學(xué)生成績等。2.科研檔案：涵蓋科研項目申報書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、學(xué)術(shù)論文、科研成果等。3.師資隊伍檔案：有教師個人簡歷、教學(xué)成果、科研業(yè)績、培訓(xùn)記錄等。4.學(xué)生檔案：包含學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、實習(xí)報告、畢業(yè)論文等。5.行政管理檔案：如學(xué)校工作計劃、總結(jié)、會議記錄、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。6.實踐教學(xué)檔案：包括實踐教學(xué)基地建設(shè)資料、實踐教學(xué)方案、實踐教學(xué)指導(dǎo)記錄等。7.技術(shù)推廣檔案：涉及農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣項目資料、推廣示范基地建設(shè)資料、技術(shù)培訓(xùn)資料等。8.對外交流檔案：有與其他單位合作協(xié)議、交流活動記錄、來訪接待資料等。（二）檔案編號1.采用年度流水編號法，以四位數(shù)字表示年份，后接三位數(shù)字的流水號。例如，2023001表示2023年產(chǎn)生的第一份檔案。2.對于不同類別的檔案，在編號前加上類別代碼。如教學(xué)檔案用“JX”表示，科研檔案用“KY”表示等。具體類別代碼如下：JX教學(xué)檔案KY科研檔案SJ師資隊伍檔案XS學(xué)生檔案XG行政管理檔案SJX實踐教學(xué)檔案TGT技術(shù)推廣檔案DW對外交流檔案四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.各部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.學(xué)校組織的各類活動產(chǎn)生的相關(guān)材料，如會議文件、活動照片、錄像等。3.教師和學(xué)生在教學(xué)科研活動中形成的成果材料。4.學(xué)校與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照檔案分類方案進行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)集中排列。3.每份檔案應(yīng)編制頁號，頁號編寫位置在頁面正面的右上角，背面的左上角。（四）整理方法1.文書檔案：按照文件的形成時間順序，結(jié)合問題進行分類整理，編制卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成冊。2.科技檔案：根據(jù)項目的不同階段，將項目文件材料進行分類整理，建立項目檔案卷，包括項目立項、研究、驗收等各個環(huán)節(jié)的資料。3.聲像檔案：對照片、錄像等聲像資料進行分類編號，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并配以文字說明，制成光盤或相冊保存。4.實物檔案：對學(xué)校獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物進行登記造冊，拍照留存，并注明實物的來源、時間等信息。五、檔案歸檔與移交（一）歸檔期限1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項目結(jié)束后三個月內(nèi)完成歸檔。3.聲像檔案和實物檔案應(yīng)在相關(guān)活動結(jié)束或取得實物后及時歸檔。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)將整理好的檔案按時移交至檔案管理部門。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、類別、起止時間等信息，雙方簽字確認。3.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。（三）檔案保管期限1.永久保管：凡是反映田間學(xué)校主要職能活動和歷史面貌的，對學(xué)校有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如學(xué)校的重要規(guī)章制度、歷史沿革、重大科研成果等。2.定期保管：分為30年和10年兩種。保管期限為30年的檔案：主要是在一定時期內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案，如教學(xué)計劃、科研項目中期檢查資料等。保管期限為10年的檔案：是在較短時間內(nèi)對學(xué)校工作有參考價值的檔案，如一般性的會議記錄、短期培訓(xùn)資料等。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.校內(nèi)人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.校外單位查閱檔案，須持有單位介紹信，說明查閱目的和范圍，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行審批，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得查閱。（二）查閱程序1.用戶填寫檔案查閱申請表，詳細說明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息。2.申請表提交至所在部門負責(zé)人審核簽字，對于涉及重要事項的查閱申請，需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.將申請表交至檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容查找相關(guān)檔案，并在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員在檔案管理部門指定地點查閱檔案，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用反饋檔案管理部門應(yīng)定期收集檔案利用情況的反饋信息，了解檔案在教學(xué)、科研、管理等工作中的實際作用，以便不斷改進檔案管理工作，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對檔案內(nèi)容予以保密。2.對涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)單獨存放，并采取加密存儲等技術(shù)手段進行保護。3.查閱保密檔案時，應(yīng)在保密場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定場所。4.嚴禁在互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)上傳輸涉密檔案信息。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強檔案保管場所的安全防范措施，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備。2.定期對檔案保管場所進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.對檔案管理人員進行安全教育，提高安全意識，確保檔案管理工作的安全運行。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及檔案管理人員組成，負責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進行鑒定，確定其是否仍有保存價值。2.對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)鑒定其內(nèi)容是否涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私等敏感信息。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、類別、保管期限、銷毀原因等信息。