PAGE婦幼衛(wèi)生檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)婦幼衛(wèi)生檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管和利用等工作流程，確保婦幼衛(wèi)生信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為婦幼保健工作提供科學(xué)依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及婦幼衛(wèi)生檔案管理的所有部門、科室及工作人員。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國母嬰保健法》《中華人民共和國檔案法》《婦幼健康服務(wù)機(jī)構(gòu)基本標(biāo)準(zhǔn)》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善婦幼衛(wèi)生檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃婦幼衛(wèi)生檔案管理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門、科室檔案管理工作，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。3.負(fù)責(zé)婦幼衛(wèi)生檔案的集中收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管和統(tǒng)計(jì)等工作，確保檔案資料的完整性和安全性。4.建立健全婦幼衛(wèi)生檔案信息檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用，為相關(guān)部門和人員提供檔案信息服務(wù)。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)、評估和改進(jìn)，提高檔案管理工作水平和服務(wù)質(zhì)量。（二）各部門、科室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、科室婦幼衛(wèi)生檔案資料的收集、整理、初步分類和臨時(shí)保管工作，確保檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門、科室的婦幼衛(wèi)生檔案資料移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱和利用等工作，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。4.負(fù)責(zé)對本部門、科室工作人員進(jìn)行檔案管理知識培訓(xùn)，提高檔案管理意識和能力。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管、統(tǒng)計(jì)、查詢、借閱和利用等，確保檔案管理工作規(guī)范、高效。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決，確保檔案資料的安全和完整。4.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，為檔案管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.婦女保健檔案：包括婦女基本信息、婚前保健、孕期保健、分娩記錄、產(chǎn)后訪視、計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)等相關(guān)資料。2.兒童保健檔案：包括兒童基本信息、新生兒訪視、嬰幼兒健康管理、學(xué)齡前兒童健康管理等相關(guān)資料。3.婦幼衛(wèi)生監(jiān)測與統(tǒng)計(jì)報(bào)表：包括孕產(chǎn)婦死亡報(bào)告、嬰兒死亡報(bào)告、出生缺陷監(jiān)測報(bào)告、婦幼衛(wèi)生服務(wù)情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.婦幼衛(wèi)生項(xiàng)目檔案：包括各類婦幼衛(wèi)生項(xiàng)目的實(shí)施方案、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、項(xiàng)目資金使用情況、項(xiàng)目效果評估等相關(guān)資料。5.其他與婦幼衛(wèi)生相關(guān)的檔案資料：如婦幼衛(wèi)生工作會議記錄、培訓(xùn)資料、科研成果、學(xué)術(shù)交流材料等。（二）收集要求1.各部門、科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)婦幼衛(wèi)生檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、有效，不得偽造、篡改。收集的檔案資料應(yīng)具有原始性，盡量收集原件，如需收集復(fù)印件，應(yīng)注明出處，并加蓋提供單位公章。3.檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求進(jìn)行填寫，字跡清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。4.收集的檔案資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理和初步分類，便于后續(xù)的移交和管理。（三）收集時(shí)間1.婦女保健檔案：孕期保健檔案應(yīng)在孕婦首次產(chǎn)檢時(shí)建立，分娩記錄應(yīng)在分娩后及時(shí)收集，產(chǎn)后訪視記錄應(yīng)在產(chǎn)后訪視結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。2.兒童保健檔案：新生兒訪視記錄應(yīng)在新生兒出院后1周內(nèi)收集，嬰幼兒健康管理檔案應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)收集整理。3.婦幼衛(wèi)生監(jiān)測與統(tǒng)計(jì)報(bào)表：應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間要求及時(shí)報(bào)送，不得遲報(bào)、漏報(bào)。4.婦幼衛(wèi)生項(xiàng)目檔案：應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)施過程中及時(shí)收集整理，項(xiàng)目結(jié)束后應(yīng)及時(shí)將項(xiàng)目檔案資料移交至檔案管理部門。（四）收集方式1.日常工作中，各部門、科室工作人員應(yīng)主動(dòng)收集本部門、科室產(chǎn)生的婦幼衛(wèi)生檔案資料，并及時(shí)移交至檔案管理部門。2.對于涉及多個(gè)部門、科室的婦幼衛(wèi)生檔案資料，由牽頭部門負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)收集工作。3.檔案管理部門可定期對各部門、科室的檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案收集工作順利進(jìn)行。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，使檔案條理清晰、層次分明。3.整理后的檔案應(yīng)符合國家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。（二）整理步驟1.分類：按照婦女保健檔案、兒童保健檔案、婦幼衛(wèi)生監(jiān)測與統(tǒng)計(jì)報(bào)表、婦幼衛(wèi)生項(xiàng)目檔案等類別進(jìn)行分類。2.編號：為每一份檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于檔案的查詢和利用。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案的原貌，不得損壞檔案內(nèi)容。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)做到準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，確保檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.整理后的檔案應(yīng)便于保管、查詢和利用，能夠滿足婦幼保健工作的實(shí)際需要。3.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料，確保每份檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息準(zhǔn)確無誤。五、檔案歸檔（一）歸檔范圍本公司/組織內(nèi)形成的所有婦幼衛(wèi)生檔案資料均應(yīng)歸檔。（二）歸檔時(shí)間1.各部門、科室應(yīng)在每年年底前將本年度的婦幼衛(wèi)生檔案資料移交至檔案管理部門。2.對于一些臨時(shí)性的婦幼衛(wèi)生項(xiàng)目檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)將檔案資料移交至檔案管理部門。（三）歸檔程序1.各部門、科室將整理好的婦幼衛(wèi)生檔案資料按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。2.填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、數(shù)量等信息，并由移交部門和接收部門雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對接收的檔案資料進(jìn)行核對、驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后辦理歸檔手續(xù)，并將檔案資料上架保管。六、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案資料的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥、檔案密集架等，以滿足檔案保管的需要。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案資料的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況等信息準(zhǔn)確無誤。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，并在檔案密集架上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和利用。3.對于電子檔案，應(yīng)按照電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲和保管，確保電子檔案的安全、完整和可利用。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管工作紀(jì)律，不得擅自涂改、銷毀、出借檔案資料，不得泄露檔案機(jī)密。（三）保管期限1.婦女保健檔案：孕期保健檔案、分娩記錄、產(chǎn)后訪視記錄等應(yīng)長期保管；婚前保健檔案、計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案等保管期限為15年。2.兒童保健檔案：新生兒訪視記錄、嬰幼兒健康管理檔案等應(yīng)長期保管；學(xué)齡前兒童健康管理檔案保管期限為15年。3.婦幼衛(wèi)生監(jiān)測與統(tǒng)計(jì)報(bào)表：應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管，一般保管期限為10年。4.婦幼衛(wèi)生項(xiàng)目檔案：應(yīng)按照項(xiàng)目管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管，一般保管期限為項(xiàng)目結(jié)束后10年。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。2.對于失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、數(shù)量等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。檔案銷毀過程中應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。七、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱婦幼衛(wèi)生檔案資料。2.上級主管部門、相關(guān)部門因工作需要查閱、借閱婦幼衛(wèi)生檔案資料。3.其他依法依規(guī)需要查閱、借閱婦幼衛(wèi)生檔案資料的單位或個(gè)人。（二）利用程序1.查閱、借閱檔案資料應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，申請表應(yīng)包括申請人姓名、所在部門、查閱/借閱目的、查閱/借閱檔案名稱、數(shù)量等信息，并經(jīng)申請人所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門對申請表進(jìn)行審核，審核通過后，為申請人辦理查閱、借閱手續(xù)，并提供相應(yīng)的檔案資料。3.查閱、借閱檔案資料時(shí)，申請人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱、借閱，不得擅自將檔案資料帶出指定地點(diǎn)。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。4.查閱、借閱檔案資料的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理延期手續(xù)。5.查閱、借閱檔案資料的人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借、丟失檔案資料，不得泄露檔案機(jī)密。查閱、借閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的婦幼衛(wèi)生檔案資料，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、借閱和利用。2.對于重要的婦幼衛(wèi)生檔案資料，如需查閱、借閱，應(yīng)經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、利用需求等情況，合理控制檔案的查閱、借閱范圍和數(shù)量，確保檔案資料的安全和完整。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的婦幼衛(wèi)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為婦幼保健工作提供更加便捷、高效的信息支持。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)婦幼衛(wèi)生檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.信息錄入：將婦幼衛(wèi)生檔案資料的相關(guān)信息錄入信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整。3.檢索利用：利用信息化管理系統(tǒng)的檢索功能，方便快捷地查詢和利用檔案資料，提高檔案利用效率。4.信息共享：通過信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)婦幼衛(wèi)生檔案信息在本公司/組織內(nèi)部各部門、科室之間的共享，為婦幼保健工作提供信息支持。5.安全管理：建立健全檔案信息化安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認(rèn)證、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的錄入、檢索、利用等工作準(zhǔn)確、高效。2.定期對信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全。3.加強(qiáng)對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問、篡改、泄露檔案信息。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門、科室的婦幼衛(wèi)生檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等工作的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行，檢查結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給被檢查部門和科室，并提出整改意見和建議。3.各部門、科室應(yīng)積極配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，對檢查中發(fā)現(xiàn)存在的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，確保檔案