PAGE醫(yī)藥企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中直接形成的，對公司具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造檔案。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好檔案的安全保管工作，包括防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等措施，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀工作，確保檔案的時效性和有效性。6.組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各部門提供檔案信息服務(wù)，積極主動地為公司的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營等工作提供支持。7.對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高公司整體檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的真實(shí)、完整和安全。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受公司綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門形成并整理好的檔案移交至公司綜合管理部門。4.在工作中積極配合公司綜合管理部門開展檔案管理工作，如提供檔案資料、協(xié)助檔案查閱等。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管、借閱登記等。3.熟悉檔案內(nèi)容，掌握檔案檢索方法，能夠快速、準(zhǔn)確地為利用者提供檔案信息服務(wù)。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時報(bào)告并采取相應(yīng)措施，確保檔案的安全。5.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為行政管理檔案、經(jīng)營管理檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、科研技術(shù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案、法務(wù)檔案等九大類。具體分類如下：1.行政管理檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等，公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等，公司行政公文、函件、通知、報(bào)告等，公司會議記錄、紀(jì)要等，公司證照、印章管理文件等。2.經(jīng)營管理檔案涵蓋市場調(diào)研、分析報(bào)告，市場營銷策略、計(jì)劃、方案等，銷售合同、訂單、協(xié)議等，客戶信息、客戶關(guān)系管理文件等，采購合同、供應(yīng)商信息等，物流配送、倉儲管理文件等。3.生產(chǎn)管理檔案包含生產(chǎn)計(jì)劃、調(diào)度指令、生產(chǎn)報(bào)表等，生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等，生產(chǎn)設(shè)備檔案，包括設(shè)備購置、安裝、調(diào)試、維修、保養(yǎng)記錄等，生產(chǎn)現(xiàn)場管理文件，如5S管理、安全生產(chǎn)記錄等。4.質(zhì)量管理檔案涉及質(zhì)量管理體系文件，如質(zhì)量手冊、程序文件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、合格證、質(zhì)量認(rèn)證文件等。5.科研技術(shù)檔案包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)、申報(bào)、審批文件，科研項(xiàng)目研究報(bào)告、技術(shù)總結(jié)、成果鑒定文件等，新產(chǎn)品研發(fā)資料，如研發(fā)計(jì)劃、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等，技術(shù)改進(jìn)、創(chuàng)新資料，包括技術(shù)方案、實(shí)施記錄、效果評估等。6.人事檔案有員工入職、離職手續(xù)文件，員工勞動合同、保密協(xié)議等；員工基本信息登記表、履歷表、學(xué)歷學(xué)位證書、資格證書等相關(guān)資料；員工培訓(xùn)記錄、考核評價(jià)、獎懲記錄等；員工薪資福利、社會保險(xiǎn)、公積金等相關(guān)文件。7.財(cái)務(wù)檔案包含會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算資料，財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等，資金管理文件，如資金計(jì)劃、資金使用審批記錄等。8.審計(jì)檔案涉及內(nèi)部審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)方案、審計(jì)工作底稿、審計(jì)報(bào)告等，外部審計(jì)相關(guān)資料，如審計(jì)機(jī)構(gòu)出具的審計(jì)報(bào)告、審計(jì)意見等。9.法務(wù)檔案包括合同審查、法律意見書、訴訟案件相關(guān)文件，如起訴狀、答辯狀、判決書等，知識產(chǎn)權(quán)管理文件，如專利申請、商標(biāo)注冊、著作權(quán)登記等相關(guān)資料。（二）檔案編號檔案編號采用“大類代碼+年度+流水號”的方式進(jìn)行編制。大類代碼按照上述檔案分類順序依次用兩位數(shù)字表示，如“01”代表行政管理檔案，“02”代表經(jīng)營管理檔案等；年度用四位數(shù)字表示，如“2023”；流水號用四位數(shù)字表示，從“0001”開始依次遞增。例如，一份2023年形成的行政管理檔案，其編號為“0120230001”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案。2.檔案收集應(yīng)做到全面、完整，確保涵蓋工作活動的各個方面，不得遺漏重要文件。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)進(jìn)行編號，并編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。3.檔案應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行排列，如時間順序、重要程度等，便于查找和管理。4.對于破損、褪色的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。五、檔案的保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管的檔案凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案保管期限為16年至50年的檔案，如公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表等，對公司的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等工作有重要參考價(jià)值的檔案，應(yīng)長期保管。3.短期保管的檔案保管期限為15年以下的檔案，如一般性的行政公文、函件、通知等，對公司工作有一定參考價(jià)值但保管期限較短的檔案，應(yīng)短期保管。（二）保管方式1.檔案庫房應(yīng)具備良好抗震、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、堆放雜物等。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。六、檔案的利用（一）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請進(jìn)行審核，對符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并在《檔案借閱登記簿》上進(jìn)行登記，注明借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號、借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱檔案一般不得帶出檔案庫房，如需帶出，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借他人，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，可直接到檔案管理部門進(jìn)行查閱。檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，并協(xié)助查閱人員查找所需檔案。2.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。3.檔案管理人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立《檔案利用登記簿》，對檔案的借閱、查閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用人姓名、部門、利用檔案名稱、編號、利用目的、歸還日期等信息。定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，對檔案進(jìn)行全面、綜合的分析和評估，確定檔案的價(jià)值和保管期限。2.對于保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有保存價(jià)值，如是否涉及未了結(jié)的訴訟案件、是否有重要的歷史資料價(jià)值等。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因、銷毀時間等信息，報(bào)檔案鑒定工作小組審核。2.檔案鑒定工作小組審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀人等信息。4.銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和水平，為公司提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化處理1.對公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.掃描后的電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和利用。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密處理，確保檔案信息的安全性和保密性。（三）系統(tǒng)功能1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動化和信息化。2.系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)n案的利用情況進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控和統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。3.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理