PAGE養(yǎng)蜂協(xié)會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)養(yǎng)蜂協(xié)會檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于養(yǎng)蜂協(xié)會及所屬各部門在工作中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：協(xié)會檔案由協(xié)會綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映協(xié)會工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理協(xié)會工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室綜合檔案室是協(xié)會檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定協(xié)會檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、征集協(xié)會各部門形成的檔案，對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂等工作。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計(jì)報表。6.積極開展檔案利用工作，為協(xié)會各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。7.組織檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）各部門檔案管理人員各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，其職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的各種文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行初步整理。2.定期將整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.協(xié)會在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價值的文件、會議記錄、決議、通知、報告、請示、批復(fù)、合同、協(xié)議、章程、會員資料、業(yè)務(wù)報表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、科研成果、技術(shù)資料、照片、音像等各種門類和載體的材料。2.協(xié)會舉辦各類活動形成的文件、資料、照片、音像等。3.協(xié)會與上級主管部門、其他單位往來的文件、函件、報表等。4.協(xié)會工作人員在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案，包括工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核情況、獎懲情況等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門工作中形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，以防止檔案損壞或丟失。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類（包括養(yǎng)蜂技術(shù)、市場信息、會員管理等）、財務(wù)工作類、聲像檔案類、實(shí)物檔案類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。例如，業(yè)務(wù)工作類檔案可按照年份、類別進(jìn)行編號，如YW202301表示2023年業(yè)務(wù)工作類的第一份檔案。3.排列：按照編號順序?qū)n案進(jìn)行排列，確保檔案存放的有序性。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于查找和利用。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映協(xié)會主要職能活動和歷史面貌的，對協(xié)會工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映協(xié)會一般工作活動，在較長時間內(nèi)對協(xié)會工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映協(xié)會臨時性工作活動，在較短時間內(nèi)對協(xié)會工作有參考價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（二）保管要求1.綜合檔案室應(yīng)配備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按照類別、編號順序排列存放，便于查找和管理。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全保管。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以延長檔案的使用壽命。（三）保護(hù)措施1.建立檔案保護(hù)制度，明確檔案保護(hù)責(zé)任。2.采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)和設(shè)備，如檔案消毒設(shè)備、防蟲藥品、溫濕度控制設(shè)備等。3.加強(qiáng)對檔案工作人員的安全教育，提高安全意識，防止因人為因素造成檔案損壞或丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)和辯證的分析方法，從協(xié)會工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件逐頁進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其價值。2.綜合分析：結(jié)合協(xié)會工作的歷史發(fā)展、當(dāng)前工作需要和未來發(fā)展趨勢，綜合考慮檔案的價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.將《檔案銷毀清冊》報協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與檢索（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期填報檔案統(tǒng)計(jì)報表，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整。3.對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檢索工具1.編制檔案目錄、全宗指南、分類索引等檢索工具，方便檔案的查找和利用。2.逐步建立檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案檢索的自動化和網(wǎng)絡(luò)化，提高檢索效率。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則1.依法利用原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務(wù)至上原則：以服務(wù)協(xié)會工作和會員需求為宗旨，積極主動地提供檔案信息服務(wù)。3.保密安全原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，同時保證檔案的安全。（二）利用范圍1.協(xié)會內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.會員因了解協(xié)會歷史、查詢個人會員信息等需要查閱檔案。3.上級主管部門、有關(guān)單位因工作需要查閱協(xié)會檔案。4.因開展研究、編史修志等工作需要查閱協(xié)會檔案。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、用途等。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案一般不得外借，確因工作需要外借的，應(yīng)辦理外借手續(xù)，限期歸還，并確保檔案的安全。4.查閱檔案時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。