PAGE企業(yè)檔案八個(gè)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由企業(yè)檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)，確保檔案的完整性。4.安全性原則：檔案管理應(yīng)采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置企業(yè)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的集中管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善企業(yè)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)企業(yè)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督企業(yè)各部門的檔案管理工作，對(duì)兼職檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)。5.參與企業(yè)重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。6.定期對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的各類文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。2.企業(yè)內(nèi)部各部門之間往來的文件、資料。3.企業(yè)與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、函件等。4.企業(yè)員工個(gè)人在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性的原則，不得遺漏重要文件和資料。3.對(duì)收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件和資料。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和檢索。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編目，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得損壞檔案內(nèi)容。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.企業(yè)各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理歸檔，移交檔案管理部門。2.對(duì)于重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、編目清晰、裝訂整齊。2.歸檔的檔案應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認(rèn)。移交清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管的檔案：凡是反映企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映企業(yè)一般職能活動(dòng)和歷史情況的，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)企業(yè)有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映企業(yè)局部職能活動(dòng)和歷史情況的，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)企業(yè)有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限一般為1年至15年。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房?jī)?nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份應(yīng)采用異地存儲(chǔ)的方式，確保數(shù)據(jù)的安全。3.照片、音像資料等特殊載體檔案應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)，采取相應(yīng)的保管措施。（五）檔案清查與盤點(diǎn)每年檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和安全。清查和盤點(diǎn)應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.核對(duì)檔案的數(shù)量、編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，確保檔案的準(zhǔn)確性。2.檢查檔案的保管狀況，如是否有損壞、丟失、霉變等情況。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.對(duì)清查和盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織企業(yè)成立檔案鑒定工作小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。鑒定工作小組由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和有關(guān)專家組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的存毀。鑒定標(biāo)準(zhǔn)如下：1.已超過保管期限，且確無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。2.保管期限未滿，但已失去利用價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組批準(zhǔn)后，可予以銷毀。3.涉及企業(yè)商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要信息的檔案，應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定進(jìn)行保管，不得擅自銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審核，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。4.經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案內(nèi)容無法恢復(fù)。2.電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除或格式化等方式進(jìn)行銷毀，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。3.照片、音像資料等特殊載體檔案應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)，采取相應(yīng)的銷毀措施。（五）銷毀記錄檔案銷毀工作應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。銷毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。六、檔案利用與借閱（一）利用范圍企業(yè)員工因工作需要，可查閱、借閱企業(yè)檔案。檔案利用范圍包括但不限于以下方面：1.了解企業(yè)歷史和現(xiàn)狀，為企業(yè)決策提供參考。2.查閱相關(guān)文件和資料，辦理業(yè)務(wù)手續(xù)。3.開展科研、教學(xué)等活動(dòng)，需要利用企業(yè)檔案。（二）利用程序1.員工如需查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.《檔案利用申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)《檔案利用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后提供檔案查閱、借閱服務(wù)。4.員工查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。5.員工查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。6.員工借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。（三）借閱歸還員工借閱檔案到期后應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（四）檔案復(fù)制員工如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后提供檔案復(fù)制服務(wù)。檔案復(fù)制應(yīng)采用復(fù)印、掃描等方式進(jìn)行，不得擅自更改檔案內(nèi)容。七、檔案保密與安全（一）保密制度1.企業(yè)員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理部門應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置保密崗位、安裝保密設(shè)備等，確保檔案的安全。3.對(duì)涉及企業(yè)商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要信息的檔案，應(yīng)進(jìn)行特殊管理，限制查閱和使用范圍。（二）安全制度1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)檔案安全管理。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)備。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。4.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。（三）應(yīng)急處置1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演