PAGE檔案保管制度幼兒園幼兒園檔案保管制度一、總則（一）目的為加強幼兒園檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范幼兒園各類檔案的收集、整理、保管、查閱和銷毀等工作流程，保障幼兒園工作的正常開展，為教育教學、管理決策等提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門及全體教職工在工作中形成的各類檔案資料，包括但不限于行政管理檔案、教育教學檔案、師資隊伍建設檔案、幼兒成長檔案、后勤保障檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則幼兒園檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或人員負責，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性與完整性原則檔案應如實反映幼兒園各項工作的實際情況，保證檔案內容的真實可靠，同時要全面收集各類相關資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則對于涉及幼兒園機密、幼兒隱私等內容的檔案，要嚴格保密，防止信息泄露。4.方便利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，滿足工作需要。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置幼兒園設立綜合檔案室，作為檔案管理的專門機構，負責集中管理幼兒園各類檔案。檔案室可配備專職或兼職檔案管理人員，具體負責檔案管理的日常工作。（二）檔案管理部門職責1.制定檔案管理制度根據(jù)國家有關法律法規(guī)和幼兒園實際情況，制定和完善檔案保管制度、檔案收集整理規(guī)范、檔案查閱借閱規(guī)定等各項檔案管理制度，并組織實施。2.檔案收集與整理負責組織各部門收集、整理本部門形成的檔案資料，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案保管建立健全檔案保管設施，確保檔案的安全存放。對檔案進行定期檢查和維護，做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作，防止檔案損壞、丟失。4.檔案檢索與利用編制檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查閱和檢索。按照規(guī)定為各部門和人員提供檔案查閱服務，辦理檔案借閱手續(xù)，做好檔案利用登記工作。5.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。6.業(yè)務指導與培訓對各部門檔案管理工作進行業(yè)務指導，組織檔案管理人員參加業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。7.檔案信息化建設推進檔案信息化管理工作，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務質量。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類幼兒園檔案分為以下幾大類：1.行政管理檔案上級文件：包括上級教育主管部門、政府部門等下發(fā)的各類文件、通知、通報等。園務會議記錄：記錄幼兒園園務會議、行政會議等重要會議的內容。工作計劃與總結：幼兒園各部門及年度工作計劃、總結等。規(guī)章制度：幼兒園制定的各項規(guī)章制度、崗位職責等。人事檔案：教職工個人檔案，包括入職資料、考核記錄、培訓經歷、獎懲情況等。財務管理檔案：財務報表、賬目、憑證、合同等財務相關資料。資產管理檔案：固定資產臺賬、設備采購合同、資產清查報告等。安全管理檔案：安全制度、應急預案、安全檢查記錄、事故處理報告等。2.教育教學檔案課程教案：各學科教師的教學教案、教學計劃等。教學活動記錄：幼兒園組織的各類教學活動、教研活動的記錄。幼兒學習成果：幼兒的作品、作業(yè)、考試成績等。教學評估資料：教師教學質量評估、幼兒發(fā)展評估等相關資料。教材與圖書資料：幼兒園使用的教材、教參、圖書目錄等。3.師資隊伍建設檔案教師培訓檔案：教師參加各類培訓的計劃、總結、培訓記錄等。教師專業(yè)發(fā)展檔案：教師個人專業(yè)成長規(guī)劃、教學反思、發(fā)表的論文等。教師考核檔案：教師年度考核、績效考核等相關資料。教師榮譽檔案：教師獲得的各類榮譽證書、表彰文件等。4.幼兒成長檔案幼兒入園資料：幼兒入園登記表、健康檢查表、預防接種證等。幼兒發(fā)展記錄：幼兒在園期間的身體發(fā)育、心理發(fā)展、學習與生活表現(xiàn)等記錄。家園共育資料：家長與教師溝通記錄、家長會資料、親子活動記錄等。5.后勤保障檔案食堂管理檔案：食堂衛(wèi)生許可證、食品采購合同、食譜、食品安全檢查記錄等。衛(wèi)生保健檔案：幼兒健康檔案、衛(wèi)生消毒記錄、疾病防控資料等。設施設備維護檔案：幼兒園設施設備的維修記錄、保養(yǎng)計劃、更新改造資料等。校園建設檔案：校園規(guī)劃圖紙、建設項目合同、竣工驗收報告等。（二）檔案編號檔案編號采用“年度類別流水號”的形式，具體如下：1.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。2.類別：根據(jù)檔案分類，用大寫字母表示檔案類別，如“XZ”表示行政管理檔案，“JY”表示教育教學檔案等。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，用三位數(shù)字表示流水號，如“001”“002”等。例如，一份2023年形成的行政管理類的園務會議記錄，其編號為“2023XZ001”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門職責各部門負責本部門工作中形成的各類檔案資料的收集工作，明確專人負責檔案收集，并按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交檔案室。2.收集范圍各類文件、通知、報告、報表、合同、協(xié)議等紙質文件。電子文件，包括文檔、表格、圖片、音頻、視頻等，應確保其格式的通用性和可讀性，并按照檔案管理部門的要求進行存儲和移交。實物檔案，如獎杯、證書、獎牌等，應進行登記造冊，并妥善保管。3.收集時間常規(guī)性檔案，如年度工作計劃與總結、月報表等，應在每年年底或規(guī)定時間內收集整理并移交檔案室。臨時性檔案，如專項工作文件、活動資料等，應在工作結束后及時收集整理并移交檔案室。（二）檔案整理1.分類檔案管理人員按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類，確保檔案歸類準確。2.編號根據(jù)檔案編號規(guī)則，對每一份檔案進行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容，以便于檢索和查閱。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，保持檔案的整齊美觀，便于保管和查閱。裝訂時應注意保護檔案內容，避免損壞。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、類別、年度等信息，便于存放和查找。五、檔案的保管（一）保管設施1.檔案室建設檔案室應選擇干燥、通風、防火、防盜、防蟲、防潮的房間作為檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全。檔案室應配備足夠的檔案柜、貨架等存儲設備，滿足檔案存放的需要。2.溫濕度控制安裝溫濕度調節(jié)設備，將檔案室的溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間，以保證檔案的質量。3.防火防盜設施檔案室應配備防火、防盜設施，如滅火器、煙霧報警器、防盜門、防盜窗等，確保檔案安全。同時，要制定消防安全制度，定期進行消防演練，提高應對火災的能力。4.防蟲防潮設施在檔案庫房內放置防蟲藥品，如樟腦丸、驅蟲劑等，防止檔案被蟲蛀。同時，要做好防潮工作，對檔案柜、貨架等進行防潮處理，避免檔案受潮發(fā)霉。（二）檔案存放1.分類存放按照檔案分類，將不同類別的檔案分別存放在檔案柜或貨架上，便于查找和管理。同一類別的檔案應按照年度順序排列存放。2.上架標識在檔案柜或貨架上標明檔案類別、年度、起止編號等信息，便于快速定位檔案。3.電子檔案存儲電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，如硬盤、光盤等，并進行備份。同時，要建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。（三）檔案保管期限1.保管期限劃分根據(jù)國家有關規(guī)定和幼兒園實際情況，檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映幼兒園主要職能活動和歷史面貌的，對幼兒園工作、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要是反映幼兒園一般工作活動，在較長時間內對幼兒園工作有查考利用價值的檔案。短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案，主要是反映幼兒園一般性工作活動，在較短時間內對幼兒園工作有查考利用價值的檔案。2.保管期限確定檔案管理人員在檔案整理過程中，應根據(jù)檔案內容和價值，確定檔案的保管期限，并在檔案目錄中注明。（四）檔案檢查與維護1.定期檢查檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，檢查內容包括檔案的保管狀況、存儲環(huán)境、編號編目等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.日常維護做好檔案的日常維護工作，如清潔檔案、整理檔案順序、修復破損檔案等，確保檔案的整潔和完好。3.設備維護定期對檔案室的溫濕度調節(jié)設備、防火防盜設施等進行維護和保養(yǎng)，確保設備正常運行。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.查閱范圍幼兒園內部人員因工作需要，可查閱與本人工作相關的檔案資料。查閱涉及幼兒園機密、幼兒隱私等內容的檔案，需經相關領導批準。2.查閱手續(xù)查閱檔案時，查閱人員應填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱日期、查閱目的等信息。檔案管理人員根據(jù)查閱登記表，為查閱人員提供檔案查閱服務。3.查閱方式查閱人員應在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，不得將檔案帶出檔案室。如需復印檔案資料，應經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行復印。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損等。（二）借閱規(guī)定1.借閱范圍幼兒園內部人員因工作需要，確需借閱檔案的，需經相關領導批準。借閱涉及幼兒園機密、幼兒隱私等內容的檔案，需經園長批準。2.借閱手續(xù)借閱檔案時，借閱人員應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱日期、借閱期限、借閱目的等信息。檔案管理人員根據(jù)借閱申請表，對借閱人員的資格進行審核，審核通過后，辦理檔案借閱手續(xù)，并將檔案交借閱人員簽收。3.借閱期限檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，借閱人員應提前向檔案管理人員辦理續(xù)借手續(xù)。4.歸還要求借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，歸還時檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應的責任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、各部門負責人及相關業(yè)務人員組成，負責對檔案進行鑒定工作。（二）鑒定標準檔案鑒定小組根據(jù)檔案保管期限劃分標準和檔案的實際價值，對檔案進行鑒定。鑒定時應綜合考慮檔案的內容、來源、時間、形式等因素，確定檔案是否仍具有保存價值。（三）鑒定程序1.初步審查檔案管理人員對擬鑒定的檔案進行初步審查，整理出需要鑒定的檔案清單，并提交給檔案鑒定小組。2.小組鑒定檔案鑒定小組對檔案清單中的檔案進行逐一鑒定，根據(jù)鑒定標準，確定檔案的保管期限和是否具有保存價值。3.結果公示檔案鑒定小組將鑒定結果進行公示，征求各部門和相關人員的意見，如有異議，應進行復議。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對已鑒定為無保存價值的檔案，檔案管理人員編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.審批：《檔案銷毀清冊》經檔案管理部門負責人審核、園長批準后，方可進行銷毀。3.銷毀實施：檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管