PAGE電子項目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司電子項目檔案管理，確保電子項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于項目檔案的有效利用，為公司的決策、運營、科研、技術(shù)創(chuàng)新等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有電子項目檔案的管理，包括但不限于各類科研項目、工程項目、信息化建設(shè)項目等從項目立項到項目結(jié)束全過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)、圖表、報告等檔案資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的電子項目檔案管理機構(gòu)，對電子項目檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.全程參與原則檔案管理人員應(yīng)全程參與項目建設(shè)過程，從項目立項開始，對項目文件的形成、積累、整理、歸檔等工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保項目檔案的完整性和準確性。3.安全保密原則嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密規(guī)定，確保電子項目檔案的安全保密，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。4.便于利用原則電子項目檔案的管理應(yīng)充分考慮利用需求，采用科學(xué)合理的分類、存儲和檢索方式，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、管理機構(gòu)及職責（一）管理機構(gòu)公司設(shè)立電子項目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔任組長，各相關(guān)部門負責人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)電子項目檔案管理辦公室，掛靠在公司綜合管理部門，負責日常的電子項目檔案管理工作。（二）職責分工1.電子項目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組職責貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司電子項目檔案管理的規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃。指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和監(jiān)督公司電子項目檔案管理工作，解決檔案管理工作中的重大問題。定期對公司電子項目檔案管理工作進行檢查和考核，對成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵。2.電子項目檔案管理辦公室職責負責制定和完善電子項目檔案管理的具體操作規(guī)程和實施細則。組織開展電子項目檔案的收集、整理、歸檔、存儲、保管、鑒定、銷毀等工作。建立和維護電子項目檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理和資源共享。對各部門電子項目檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。負責電子項目檔案的統(tǒng)計、分析和上報工作，為公司決策提供檔案信息支持。3.項目部門職責負責本部門電子項目檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保項目文件的完整、準確和系統(tǒng)。明確本部門項目檔案管理人員，負責與公司電子項目檔案管理辦公室的溝通協(xié)調(diào)，及時將項目檔案移交歸檔。在項目建設(shè)過程中，嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范文件的形成和積累，配合檔案管理人員做好檔案管理工作。三、電子項目檔案的收集與整理（一）收集范圍電子項目檔案的收集范圍應(yīng)涵蓋項目建設(shè)全過程中形成的各類文件資料，包括但不限于：1.項目立項文件，如項目建議書、可行性研究報告、項目批復(fù)等。2.項目設(shè)計文件，如設(shè)計圖紙、設(shè)計說明書、設(shè)計變更通知等。3.項目招投標文件，如招標文件、投標文件、評標報告等。4.項目合同文件，如項目總承包合同、分包合同、采購合同等。5.項目施工文件，如施工組織設(shè)計、施工日志、工程質(zhì)量檢驗報告等。6.項目監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報等。7.項目驗收文件，如驗收申請報告、驗收報告、驗收證書等。8.項目科研文件，如研究報告、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)總結(jié)等。9.項目其他文件，如會議紀要、往來信函、項目照片、視頻資料等。（二）收集要求1.項目部門應(yīng)指定專人負責電子項目檔案的收集工作，確保項目文件及時、完整地收集。2.電子項目檔案應(yīng)采用電子文件和紙質(zhì)文件同時收集的方式，確保檔案的真實性和完整性。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，如PDF、DOC、XLS、PPT等，并確保文件內(nèi)容清晰、可讀。3.收集的電子項目檔案應(yīng)確保其來源可靠、內(nèi)容真實，嚴禁偽造、篡改檔案信息。4.對于項目建設(shè)過程中形成的重要電子文件，應(yīng)進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）整理原則1.電子項目檔案應(yīng)按照項目的形成規(guī)律和特點，進行科學(xué)分類和整理，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。2.整理電子項目檔案時，應(yīng)遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的查找和利用。3.電子項目檔案的整理應(yīng)與紙質(zhì)檔案的整理相對應(yīng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。（四）整理方法1.分類電子項目檔案應(yīng)按照項目類別、時間順序、文件性質(zhì)等進行分類。一般可分為項目前期文件、項目實施文件、項目驗收文件等大類，每大類下再根據(jù)具體情況進行細分。2.編號對整理好的電子項目檔案應(yīng)進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用項目編號+檔案類別編號+順序號的方式，便于檔案的標識和管理。3.著錄標引對電子項目檔案進行著錄標引，著錄內(nèi)容應(yīng)包括文件題名、文件編號、文件日期、文件來源、文件密級等信息，以便于檔案的檢索和查詢。四、電子項目檔案的歸檔與存儲（一）歸檔要求1.項目部門應(yīng)在項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的電子項目檔案移交至公司電子項目檔案管理辦公室進行歸檔。2.歸檔的電子項目檔案應(yīng)確保其內(nèi)容完整、準確、系統(tǒng)，文件格式符合要求，存儲介質(zhì)無損壞。3.電子項目檔案管理辦公室在接收歸檔檔案時，應(yīng)進行認真核對，對不符合要求的檔案應(yīng)及時退回項目部門進行整改。（二）存儲方式1.電子項目檔案應(yīng)采用電子存儲設(shè)備進行存儲，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等。存儲設(shè)備應(yīng)具備足夠的存儲空間，確保檔案的長期保存。2.電子項目檔案應(yīng)進行異地備份存儲，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。異地備份存儲地點應(yīng)選擇在安全可靠的地方，并定期進行數(shù)據(jù)檢查和恢復(fù)測試。3.電子項目檔案的存儲應(yīng)采用分級存儲的方式，根據(jù)檔案的重要性和使用頻率，將檔案存儲在不同級別的存儲設(shè)備上，以提高存儲效率和降低存儲成本。（三）存儲環(huán)境1.電子項目檔案存儲場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標準要求。2.存儲場所應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施，確保檔案的安全存儲。3.定期對存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備的正常運行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失。五、電子項目檔案的保管與利用（一）保管期限電子項目檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和項目的實際情況確定，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案項目立項文件、項目批復(fù)文件等具有重要歷史價值和法律依據(jù)的文件。項目科研成果、技術(shù)創(chuàng)新成果等對公司發(fā)展具有重大影響的文件。項目涉及的重要合同、協(xié)議等具有長期法律效力的文件。2.長期保管的檔案項目設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件等項目建設(shè)過程中形成的重要文件，保管期限為[X]年。項目驗收文件、項目總結(jié)報告等項目結(jié)束后形成的文件，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案項目建設(shè)過程中形成的一般性文件，如會議紀要、往來信函等，保管期限為[X]年。（二）保管要求1.電子項目檔案管理辦公室應(yīng)建立健全檔案保管制度，并嚴格按照制度要求進行檔案保管工作。2.定期對保管的電子項目檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整性和準確性。對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行處理，并做好記錄。3.對超過保管期限的電子項目檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全。（三）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱電子項目檔案時，應(yīng)填寫《電子項目檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到電子項目檔案管理辦公室辦理查閱手續(xù)。2.查閱電子項目檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進行，查閱人員不得擅自更改、刪除、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.因工作需要借閱電子項目檔案時，應(yīng)填寫《電子項目檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和電子項目檔案管理辦公室負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱的電子項目檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自復(fù)制。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。5.外單位人員因工作需要查閱或借閱電子項目檔案時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司的相關(guān)要求，辦理審批手續(xù)。查閱或借閱檔案時，應(yīng)嚴格遵守公司的保密規(guī)定和檔案管理要求。六、電子項目檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則電子項目檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、嚴格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織公司成立電子項目檔案鑒定小組，由電子項目檔案管理辦公室負責人擔任組長，各相關(guān)部門檔案管理人員為成員。鑒定小組負責對電子項目檔案的鑒定工作進行組織和實施。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準確性，檢查檔案是否齊全、完整，內(nèi)容是否真實、準確。2.檔案的保管價值，根據(jù)檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實作用等因素，判斷檔案的保管價值。3.檔案的密級，檢查檔案的密級是否準確，是否符合國家有關(guān)保密規(guī)定。（四）鑒定程序1.電子項目檔案管理辦公室定期對保管期限已滿的檔案進行清理，提出擬鑒定銷毀的檔案清單。2.鑒定小組對擬鑒定銷毀的檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定原則和標準，確定檔案的存毀意見。3.對確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《電子項目檔案銷毀清單》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，進行銷毀處理。（五）銷毀要求1.電子項目檔案的銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如物理銷毀、數(shù)據(jù)擦除等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀電子項目檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、銷毀檔案清單等信息。3.銷毀后的檔案存儲介質(zhì)應(yīng)進行妥善處理，防止信息泄露。七、電子項目檔案的統(tǒng)計與統(tǒng)計分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容電子項目檔案管理辦公室應(yīng)建立電子項目檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、歸檔、存儲、保管、利用、鑒定、銷毀等情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計內(nèi)容包括：1.檔案數(shù)量統(tǒng)計，如各類檔案的數(shù)量、新增檔案數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計，如查閱檔案人次、借閱檔案人次、檔案利用效果等。3.檔案保管情況統(tǒng)計，如檔案存儲設(shè)備運行情況、檔案保管期限到期情況等。（二）統(tǒng)計方法1.定期統(tǒng)計，電子項目檔案管理辦公室應(yīng)每月、每季度、每年對檔案管理情況進行統(tǒng)計，并形成統(tǒng)計報表。2.實時統(tǒng)計，利用電子項目檔案管