PAGE對貧困生檔案管理制度一、總則（一）目的為了全面、準確、規(guī)范地管理貧困生檔案，確保貧困生資助工作的公平、公正、公開，切實保障貧困生的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于[公司/組織名稱]內(nèi)涉及貧困生認定、資助及相關(guān)管理工作所形成的各類檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映貧困生的實際情況，嚴禁弄虛作假。2.完整性原則：涵蓋貧困生從申請到畢業(yè)全過程的各類信息，確保檔案資料完整無缺。3.保密性原則：嚴格保護貧困生個人隱私，未經(jīng)授權(quán)不得泄露檔案信息。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)貧困生實際情況變化，及時更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時效性。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、家庭詳細住址、聯(lián)系電話等。（二）家庭經(jīng)濟情況證明材料1.低保證明：由民政部門出具的家庭享受最低生活保障的相關(guān)證明。2.特困人員救助供養(yǎng)證：符合特困人員條件的相關(guān)證明。3.殘疾證明：家庭成員的殘疾證復印件。4.重大疾病診斷證明：家庭主要成員患有重大疾病的診斷書及相關(guān)醫(yī)療費用清單。5.受災證明：因自然災害等導致家庭經(jīng)濟困難的相關(guān)證明材料。6.其他能證明家庭經(jīng)濟困難的材料：如村委會或居委會出具的貧困證明等。（三）貧困生認定申請材料1.貧困生認定申請表：詳細填寫家庭經(jīng)濟狀況、申請資助原因等信息。2.個人陳述：闡述家庭經(jīng)濟困難情況及個人學習生活需求。（四）審核審批材料1.班級民主評議記錄：記錄班級同學對貧困生申請的評議過程及結(jié)果。2.院系審核意見：院系對貧困生申請材料及班級評議結(jié)果進行審核后的意見。3.學校審批文件：學校對貧困生認定的最終審批結(jié)果文件。（五）資助情況記錄1.各類獎助學金發(fā)放記錄：包括獎助學金名稱、發(fā)放金額、發(fā)放時間等。2.勤工儉學崗位信息及工作記錄：崗位名稱、工作時間、工作報酬等。3.臨時困難補助發(fā)放記錄：補助原因、金額、發(fā)放時間等。（六）學習成績及綜合表現(xiàn)材料1.各學期成績單：反映貧困生的學業(yè)成績情況。2.獲獎證書復印件：如學習優(yōu)秀獎、品德優(yōu)秀獎等。3.參加社會實踐、志愿服務等活動的證明材料：體現(xiàn)貧困生綜合素質(zhì)發(fā)展。（七）誠信記錄1.是否按時足額償還助學貸款記錄：如有貸款，記錄還款情況。2.在資助過程中有無違規(guī)違紀行為記錄：如虛報信息、騙取資助等情況。三、檔案建立與收集（一）建立流程1.新生入學時：學校向新生發(fā)放貧困生認定申請表及相關(guān)說明，學生如實填寫后提交申請。2.班級成立貧困生認定評議小組：由班主任擔任組長，成員包括學生代表等，負責對申請學生進行民主評議。3.學生提交申請材料：按照要求準備并提交家庭經(jīng)濟情況證明材料、認定申請表等。4.評議小組進行評議：通過查閱材料、走訪調(diào)查、學生陳述等方式，對申請學生進行全面評議，確定初步名單。5.院系審核：院系對班級上報的初步名單及申請材料進行審核，提出審核意見。6.學校審批：學校對院系審核通過的名單進行最終審批，確定貧困生名單。（二）收集要求1.材料齊全：確保每份檔案包含上述規(guī)定的各類內(nèi)容，不得遺漏重要信息。2.格式規(guī)范：所有證明材料應使用原件或加蓋公章的復印件，申請表等應填寫工整、字跡清晰。3.及時收集：在貧困生認定、資助工作過程中，相關(guān)工作人員應及時收集整理檔案材料，確保檔案建立的時效性。四、檔案整理與歸檔（一）分類整理1.按照檔案內(nèi)容分類：將個人基本信息、家庭經(jīng)濟情況證明材料、認定申請材料、審核審批材料、資助情況記錄、學習成績及綜合表現(xiàn)材料、誠信記錄等分別歸類。2.按學年或?qū)W期整理：同一學年或?qū)W期的相關(guān)材料集中整理，便于查找和管理。（二）編號標識1.為每份檔案編號：采用唯一的編號系統(tǒng)，便于識別和查詢。編號應包含入學年份、院系代碼、專業(yè)代碼、學生學號等信息，確保編號的系統(tǒng)性和邏輯性。2.制作檔案標識：在檔案封面或首頁標注編號、學生姓名、所在院系、專業(yè)、年級等關(guān)鍵信息，方便快速定位。（三）裝訂歸檔1.材料排序：按照分類整理后的順序，將各類材料依次排列，確保內(nèi)容的連貫性。2.裝訂成冊：使用專業(yè)裝訂設(shè)備或裝訂線，將檔案材料牢固裝訂，防止散落丟失。3.裝入檔案盒：將裝訂好的檔案裝入專門的檔案盒，并在檔案盒上標注檔案類別、年份、學期等信息。五、檔案保管與存儲（一）保管責任1.明確保管部門：確定專門的部門或人員負責貧困生檔案的保管工作，確保責任落實到人。2.保管人員職責：負責檔案的日常管理、查閱登記、安全維護等工作，定期對檔案進行檢查和清點。（二）存儲環(huán)境1.選擇合適的存儲地點：應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案安全。2.保持適宜的溫濕度：溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]，防止檔案因環(huán)境因素受損。（三）電子檔案管理1.建立電子檔案庫：將貧困生檔案信息錄入電子系統(tǒng)，形成電子檔案庫。電子檔案應與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進行定期備份。2.設(shè)置訪問權(quán)限：嚴格限制電子檔案的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和修改，確保信息安全。六、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：學校相關(guān)部門（如資助管理部門、院系輔導員辦公室等）因工作需要可查閱貧困生檔案，但必須填寫查閱申請表，注明查閱原因和范圍，經(jīng)部門負責人批準后方可查閱。2.外部查閱：司法機關(guān)、政府部門因工作需要依法查閱檔案時，必須出具相關(guān)證明文件，并按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。未經(jīng)學校同意，任何個人或單位不得擅自查閱貧困生檔案。使用規(guī)定1.僅限工作用途：查閱檔案人員只能將檔案用于與貧困生資助及管理相關(guān)的工作，不得挪作他用。2.禁止泄露信息：查閱人員必須嚴格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容，尤其是貧困生的個人隱私信息。查閱登記1.建立查閱登記制度：詳細記錄查閱時間、查閱人員姓名、所在部門、查閱原因、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱登記冊保存：查閱登記冊應妥善保存，以備日后查詢和審計。七、檔案更新與變更（一）定期更新1.每年更新一次：在每年貧困生認定工作開始前，對檔案中的個人基本信息、學習成績、綜合表現(xiàn)等進行更新。2.動態(tài)跟蹤：及時關(guān)注貧困生家庭經(jīng)濟狀況變化及在校表現(xiàn)情況，如有需要隨時更新檔案內(nèi)容。變更程序1.貧困生提出申請：因家庭經(jīng)濟狀況發(fā)生重大變化或個人信息變更等原因，貧困生應向?qū)W校資助管理部門提交變更申請，并提供相關(guān)證明材料。2.審核審批：資助管理部門對變更申請及材料進行審核，提出審核意見，報學校審批。經(jīng)審批同意后，對檔案進行相應變更。八、檔案銷毀與處置（一）銷毀條件1.學生畢業(yè)離校后：貧困生畢業(yè)后，其檔案在學校保存一定期限（如[具體期限]）后，可根據(jù)學校檔案管理規(guī)定進行銷毀。2.檔案內(nèi)容失效：因政策調(diào)整、資助項目結(jié)束等原因，部分檔案內(nèi)容已不再具有實際用途，經(jīng)審批后可進行銷毀。銷毀程序1.提出銷毀申請：由檔案保管部門或人員提出檔案銷毀申請，說明銷毀原因及檔案清單。2.審核批準：經(jīng)學校檔案管理部門及相關(guān)領(lǐng)導審核批準后，方可實施銷毀。3.銷毀方式：采用安全、環(huán)保的方式進行銷毀，如粉碎、焚燒等，并保留銷毀記錄。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期自查：檔案保管部門應定期對貧困生檔案管理工作進行自查，檢查檔案的完整性、準確性、安全性等情況，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。2.專項檢查：學校資助管理部門可定期或不定期組織專項檢查，對貧困生檔案管理工作進行全面檢查，確保制度執(zhí)行到位。（二）外部監(jiān)督1.接受審計監(jiān)督：學校財務、審計部門應定期對貧困