PAGE電子文檔檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司電子文檔檔案管理，確保電子文檔檔案的真實、完整、安全和有效利用，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的電子文檔檔案的管理。（三）定義1.電子文檔檔案：指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的電子文件、數(shù)據(jù)、圖表、圖像等信息記錄。2.電子文件：指公司在履行職能過程中形成的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司電子文檔檔案由公司檔案管理部門統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.全程管理原則：對電子文檔檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過程進行管理，確保檔案管理工作的連續(xù)性。3.規(guī)范標準原則：遵循國家和行業(yè)有關電子文檔檔案管理的規(guī)范標準，確保檔案管理工作的科學性和規(guī)范性。4.安全保密原則：采取有效措施，確保電子文檔檔案的安全保密，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。二、電子文檔檔案的形成與積累（一）職責分工1.各部門負責本部門電子文檔檔案的形成、積累和初步整理工作，并指定專人負責。2.檔案管理部門負責對各部門電子文檔檔案的形成、積累情況進行指導和監(jiān)督。（二）形成要求1.電子文檔應使用公司統(tǒng)一規(guī)定的軟件、格式和存儲介質(zhì)進行制作，確保文檔的兼容性和可讀性。2.電子文檔應準確反映公司各項活動的真實情況，內(nèi)容完整、表述清晰、邏輯嚴謹。3.電子文檔應按照公司內(nèi)部的業(yè)務流程和工作規(guī)范進行流轉(zhuǎn)和處理，確保文檔的有效性和時效性。（三）積累要求1.各部門應定期對本部門形成的電子文檔進行收集和整理，確保文檔的齊全和完整。2.電子文檔的積累應遵循分類存放、便于查找的原則，按照公司檔案分類方案進行分類整理。3.對于重要的電子文檔，應進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲應采用異地存儲或多種存儲介質(zhì)相結合的方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。三、電子文檔檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.電子文檔檔案的整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.電子文檔檔案的整理應按照公司檔案分類方案進行分類，確定保管期限，并編制檔號。3.電子文檔檔案的整理應包括對文檔的題名、日期、來源、格式、大小等信息的標注和錄入，確保文檔信息的完整性和準確性。（二）歸檔要求1.各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的電子文檔檔案整理后移交公司檔案管理部門歸檔。2.電子文檔檔案的歸檔應提交紙質(zhì)目錄清單，目錄清單應包括檔號、題名、日期、來源、保管期限等信息，并與電子文檔檔案一一對應。3.檔案管理部門在接收電子文檔檔案時，應進行認真核對，確保檔案的齊全、完整和準確。對于不符合要求的檔案，應退回原部門進行補充或修正。四、電子文檔檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門應設置專門的電子文檔檔案保管場所，配備必要的計算機設備、存儲設備、網(wǎng)絡設備和安全防護設備，確保檔案保管環(huán)境的安全可靠。2.電子文檔檔案保管場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。3.電子文檔檔案保管場所應采取防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施，確保檔案的安全。（二）存儲介質(zhì)管理1.電子文檔檔案應存儲在耐久性好、可靠性高的存儲介質(zhì)上，如磁帶、磁盤、光盤等。2.存儲介質(zhì)應定期進行檢查和維護，確保存儲介質(zhì)的性能良好，數(shù)據(jù)可讀。3.對于存儲介質(zhì)上的電子文檔檔案，應進行標識和分類存放，便于查找和管理。4.存儲介質(zhì)應存放在專門的存儲柜中，存儲柜應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。（三）備份管理1.電子文檔檔案應進行定期備份，備份周期應根據(jù)檔案的重要程度和使用頻率確定，一般每月或每季度備份一次。2.備份存儲應采用異地存儲或多種存儲介質(zhì)相結合的方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.備份數(shù)據(jù)應進行定期檢查和恢復測試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.對于重要的電子文檔檔案，應進行實時備份或采用數(shù)據(jù)容災技術，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（四）安全保密管理1.檔案管理部門應建立健全電子文檔檔案安全保密制度，加強對檔案管理人員的安全保密教育和培訓，提高安全保密意識。2.電子文檔檔案的訪問應嚴格按照權限進行控制，未經(jīng)授權的人員不得訪問檔案信息。3.檔案管理人員應定期對電子文檔檔案進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.對于涉及公司機密的電子文檔檔案，應采取加密存儲、加密傳輸?shù)却胧?，確保檔案信息的安全保密。五、電子文檔檔案的利用（一）利用原則1.電子文檔檔案的利用應遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案信息的正確使用。2.電子文檔檔案的利用應優(yōu)先滿足公司內(nèi)部工作需要，為公司的決策、管理、業(yè)務活動等提供支持和服務。3.電子文檔檔案的利用應嚴格按照規(guī)定的程序和權限進行，確保檔案信息的安全保密。（二）利用方式1.查閱利用：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱電子文檔檔案時，應填寫《電子文檔檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.借閱利用：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱電子文檔檔案時，應填寫《電子文檔檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制利用：公司內(nèi)部人員因工作需要復制電子文檔檔案時，應填寫《電子文檔檔案復制申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。復制的電子文檔檔案應注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.檔案管理部門應建立電子文檔檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱和復制情況進行詳細登記。2.利用登記應包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等信息，并由利用人簽字確認。3.檔案管理部門應定期對利用登記情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決利用過程中存在的問題。（四）歸還與注銷1.借閱的電子文檔檔案到期后，借閱人應及時歸還檔案管理部門。檔案管理部門應對歸還的檔案進行認真檢查，確保檔案的完整和無損。2.對于不再需要保存的電子文檔檔案，檔案管理部門應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，并做好銷毀記錄。六、電子文檔檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.電子文檔檔案的鑒定應遵循全面審查、客觀公正、科學合理的原則，確保鑒定結果的準確性和可靠性。2.電子文檔檔案的鑒定應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合考慮檔案的保存價值和利用需求。（二）鑒定組織1.公司成立電子文檔檔案鑒定工作領導小組，由公司分管領導擔任組長，檔案管理部門、信息技術部門、業(yè)務部門等相關人員為成員。2.鑒定工作領導小組負責制定電子文檔檔案鑒定工作方案，組織開展鑒定工作，審核鑒定結果，并做出銷毀決定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對電子文檔檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷檔案的保存價值和利用需求。2.綜合分析法：結合公司的業(yè)務發(fā)展、檔案利用情況、存儲介質(zhì)狀況等因素，對電子文檔檔案進行綜合分析，判斷檔案的保存價值和利用需求。（四）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)鑒定結果，編制《電子文檔檔案銷毀清單》，清單應包括檔號、題名、日期、來源、保管期限等信息。2.《電子文檔檔案銷毀清單》經(jīng)鑒定工作領導小組審核批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀電子文檔檔案時，應采用物理或化學方法進行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、銷毀人員等信息，并由銷毀人員簽字確認。銷毀記錄應保存[具體年限]。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責分工1.檔案管理部門負責對公司各部門電子文檔檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，定期對檔案管理情況進行抽查和評估。2.公司內(nèi)部審計部門負責對電子文檔檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查檔案管理工作是否符合法律法規(guī)和公司制度的要求。3.公司信息技術部門負責對電子文檔檔案管理系統(tǒng)的運行情況進行監(jiān)督檢查，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.電子文檔檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合本制度的要求。2.電子文檔檔案管理系統(tǒng)的運行情況，包括系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性、可靠性等。3.電子文檔檔案的存儲介質(zhì)管理情況，包括存儲介質(zhì)的定期檢查、維護、標識等。4.電子文檔檔案的安全保密管理情況，包括訪問權限控制、安全檢查、加密存儲等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門定期對公司各部門電子文檔檔案管理工作進行檢查，檢查結果以書面形式通知各部門，并要求限期整改。2.不定期抽查：檔案管理部門不定期對公司各部門電子文檔檔案管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.專項檢查：根據(jù)公司工作需要，檔案管理部門會同相關部門對電子文檔檔案管理工作進行專項檢查，如檔案數(shù)字化工作檢查、檔案安全保密檢查等。（四）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，各部門應及時進行整改，并將整改情況書面報告檔案管