PAGE檔案移交管理制度篇一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案移交管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確檔案管理部門(mén)的職責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門(mén)應(yīng)確保移交檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，能夠真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的全過(guò)程。3.及時(shí)移交原則檔案形成部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將檔案移交至檔案管理部門(mén)，不得拖延或積壓。4.安全保密原則檔案管理部門(mén)應(yīng)采取有效措施，確保檔案的安全保管和保密，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、檔案移交的職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案移交管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)的檔案移交工作，對(duì)移交檔案進(jìn)行審核、驗(yàn)收。3.負(fù)責(zé)接收、保管各部門(mén)移交的檔案，建立健全檔案管理體系，確保檔案的妥善保管和有效利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案支持。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷、歸檔等工作，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.按照檔案移交管理制度的規(guī)定，及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案移交至檔案管理部門(mén)，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的審核、驗(yàn)收等工作，對(duì)檔案管理部門(mén)提出的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。（三）其他部門(mén)職責(zé)1.在工作中形成的涉及其他部門(mén)的檔案，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，確保檔案的及時(shí)移交和完整保存。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。三、檔案移交的范圍（一）文書(shū)檔案1.公司發(fā)布的各種文件、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.公司召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。3.公司與上級(jí)主管部門(mén)、其他單位往來(lái)的文件、函件、合同等。（二）科技檔案1.公司科研項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)項(xiàng)目等形成的技術(shù)文件、圖紙、資料、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。2.公司設(shè)備采購(gòu)、安裝、調(diào)試、維修等過(guò)程中形成的設(shè)備檔案，包括設(shè)備說(shuō)明書(shū)、圖紙、操作規(guī)程、維修記錄等。3.公司基本建設(shè)項(xiàng)目形成的項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（三）財(cái)務(wù)檔案1.公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、憑證、賬簿等財(cái)務(wù)文件。2.公司審計(jì)工作形成的審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定書(shū)、審計(jì)工作底稿等。（四）人事檔案1.員工個(gè)人檔案，包括員工履歷表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、勞動(dòng)合同、考核記錄、獎(jiǎng)懲情況等。2.公司人事任免、調(diào)配、培訓(xùn)、考核等工作形成的文件、記錄等。（五）業(yè)務(wù)檔案1.公司市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、客戶(hù)服務(wù)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、客戶(hù)資料、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。2.公司招投標(biāo)項(xiàng)目形成的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書(shū)等。（六）其他檔案1.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。2.公司重大活動(dòng)、突發(fā)事件等形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、照片、音像等檔案。四、檔案移交的時(shí)間要求（一）年度檔案移交各部門(mén)應(yīng)在次年[X]月[X]日前，將上一年度形成的檔案移交至檔案管理部門(mén)。（二）項(xiàng)目檔案移交1.科研項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)項(xiàng)目等在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)月內(nèi)，項(xiàng)目承擔(dān)部門(mén)應(yīng)將項(xiàng)目檔案移交至檔案管理部門(mén)。2.基本建設(shè)項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)應(yīng)將項(xiàng)目檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目在設(shè)備驗(yàn)收合格后[X]個(gè)月內(nèi)，設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)將設(shè)備檔案移交至檔案管理部門(mén)。（三）其他檔案移交1.人事檔案應(yīng)在員工離職后[X]個(gè)工作日內(nèi)，由人事部門(mén)移交至檔案管理部門(mén)。2.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案保管期限的規(guī)定，定期移交至檔案管理部門(mén)。（四）特殊情況處理如因特殊原因無(wú)法按時(shí)移交檔案的，檔案形成部門(mén)應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)說(shuō)明情況，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成檔案移交工作。五、檔案移交的程序（一）檔案整理1.檔案形成部門(mén)應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）檔案裝訂1.對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的文件材料，應(yīng)進(jìn)行裱糊、修復(fù)或復(fù)制，使其規(guī)格統(tǒng)一、牢固耐用。2.檔案應(yīng)采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。（三）檔案編目1.編制檔案目錄，包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。2.檔案目錄應(yīng)打印或書(shū)寫(xiě)清晰、工整，一式兩份，一份隨檔案移交，一份留存檔案形成部門(mén)備查。（四）檔案移交1.檔案形成部門(mén)填寫(xiě)《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。2.檔案形成部門(mén)將整理好的檔案及《檔案移交清單》一并移交至檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)對(duì)移交檔案進(jìn)行審核、驗(yàn)收。3.審核、驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性等方面，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知檔案形成部門(mén)進(jìn)行整改，整改合格后再辦理移交手續(xù)。（五）檔案接收1.檔案管理部門(mén)接收移交檔案后，應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行登記、編號(hào)、上架，確保檔案的妥善保管。2.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。六、檔案移交的質(zhì)量要求（一）檔案內(nèi)容完整移交檔案應(yīng)涵蓋公司各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，不得遺漏重要文件。（二）檔案整理規(guī)范1.檔案分類(lèi)應(yīng)科學(xué)合理，符合公司實(shí)際情況和檔案管理的有關(guān)規(guī)定。2.檔案編號(hào)應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確，便于查找和管理。3.檔案目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，與檔案內(nèi)容相符。（三）檔案裝訂牢固檔案裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件，確保檔案的耐久性。（四）檔案編目準(zhǔn)確檔案編目應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和特征，便于查閱和利用。（五）檔案載體質(zhì)量良好檔案載體應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，字跡清晰、圖像完整、聲音清晰，確保檔案的可讀性和可利用性。七）檔案移交的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門(mén)公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門(mén)檔案管理人員，負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案移交工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案移交制度的執(zhí)行情況，包括檔案移交的時(shí)間、程序、質(zhì)量等方面。2.檔案形成部門(mén)檔案整理、編目、裝訂等工作的質(zhì)量情況。3.檔案管理部門(mén)對(duì)移交檔案的審核、驗(yàn)收、保管等工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案管理監(jiān)督檢查小組定期對(duì)公司檔案移交工作進(jìn)行檢查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，檔案管理監(jiān)督檢查小組不定期對(duì)各部門(mén)檔案移交工作進(jìn)行抽查。（四）問(wèn)題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理監(jiān)督檢查小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。2.整改完成后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)將整改情況書(shū)面報(bào)告檔案管理監(jiān)督檢查小組，檔案管理監(jiān)督檢查小組對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。八、檔案移交的保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.檔案形成部門(mén)和檔案管理部門(mén)的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度，履行保密職責(zé)。2.對(duì)在檔案移交過(guò)程中知悉的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等信息，應(yīng)予以保密，不得泄露給任何無(wú)關(guān)人員。（二）保密措施1.檔案移交工作應(yīng)在符合保密要求的場(chǎng)所進(jìn)行，防止檔案信息的泄露。2.對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等措施，確保檔案信息的安全。3.在檔案移交過(guò)程中形成的各種文件、資料、記錄等，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，不得隨意丟棄或傳播。（三）違規(guī)處理對(duì)違反檔案移交保密規(guī)定的行為，公司將按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。九、檔案移交的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案移交工作的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案移交流程信息化通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案移交申請(qǐng)、審核、驗(yàn)收、登記等流程的在線操作，提高工作效率和準(zhǔn)確性。2.檔案信息數(shù)字化對(duì)移交檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。3.檔案數(shù)據(jù)安全管理采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員