PAGE村社檔案管理制度一、總則（一）目的為加強村社檔案管理，確保村社檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在村社各項工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結(jié)合本地區(qū)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本地區(qū)所有村社的檔案管理工作，包括但不限于村黨支部、村民委員會、村務(wù)監(jiān)督委員會等組織形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則村社檔案由村社檔案管理機構(gòu)集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得拒絕歸檔或擅自銷毀檔案。2.真實準確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映村社各項工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則按照檔案的形成領(lǐng)域、時間、內(nèi)容等因素進行科學(xué)分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置各村社應(yīng)設(shè)立檔案管理室，配備專（兼）職檔案管理人員。檔案管理室應(yīng)具備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。（二）檔案管理機構(gòu)職責(zé)1.村社檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定村社檔案管理工作規(guī)劃和制度。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查村社檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。定期對村社檔案管理工作進行考核評估，表彰獎勵檔案管理工作先進集體和個人。2.檔案管理人員職責(zé)負責(zé)村社檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。定期對檔案進行清查核對，確保檔案的完整和安全。對破損、褪色的檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制。嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，做好檔案借閱登記和歸還工作，防止檔案丟失和泄密。積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為村社各項工作提供服務(wù)。參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類包括村黨支部會議記錄、黨員名冊、入黨申請書、黨員轉(zhuǎn)正材料、黨組織活動記錄等。2.村務(wù)管理類村民委員會會議記錄、村民代表會議記錄、村務(wù)公開資料、村規(guī)民約、村民自治章程等。村財務(wù)收支賬目、財務(wù)報表、審計報告、資產(chǎn)登記臺賬等。土地承包合同、宅基地審批文件、集體資產(chǎn)處置文件等。3.社會保障類村民養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險參保資料、低保戶、五保戶申報審批材料、困難群眾救助記錄等。就業(yè)培訓(xùn)、就業(yè)幫扶等相關(guān)資料。4.文化教育類村文化活動記錄、文化設(shè)施建設(shè)資料、教育事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、學(xué)校相關(guān)資料等。村民文化活動照片、視頻等資料。5.醫(yī)療衛(wèi)生類：村民健康檔案、計劃生育資料、公共衛(wèi)生服務(wù)記錄等。6.其他類：上級部門下發(fā)的與村社工作相關(guān)的文件、通知、指示等，以及村社在各項工作中形成的具有保存價值的其他資料。（二）收集要求1.各部門和個人應(yīng)及時將辦理完畢的文件材料收集齊全，移交檔案管理人員。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的完整性，不得擅自涂改、剪裁、抽取文件內(nèi)容。3.對重要文件材料應(yīng)收集原件，如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容，將檔案分為黨群工作、村務(wù)管理、社會保障、文化教育、醫(yī)療衛(wèi)生、其他等六大類。每大類下再根據(jù)具體情況細分若干小類。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用年度流水號或分類流水號的方式，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨成冊，作為檔案檢索工具。4.裝訂對紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容相關(guān)的檔案材料進行裝訂。裝訂應(yīng)整齊牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當年形成的檔案，在次年上半年完成歸檔工作。2.對重大活動、重要項目形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對收集整理好的檔案進行檢查核對，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.將符合歸檔要求的檔案按照分類編號順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、起止編號等信息。3.將檔案盒存放在檔案柜中，按照檔案類別和保管期限進行排列，便于管理和查找。（三）保管期限1.永久保管反映村社歷史面貌、重大事件、重要決策等具有長遠查考利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的檔案，主要包括村社一般性工作文件、會議記錄、統(tǒng)計報表等。保管期限為10年的檔案，主要包括臨時性、階段性工作文件、一般性事務(wù)文件等。（四）保管要求1.檔案管理室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查找。檔案應(yīng)分類存放，不得混放。3.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作。檔案管理室應(yīng)配備必要的消防器材、防潮設(shè)備、防蟲藥品和防盜設(shè)施。5.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.村社內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.村民因個人權(quán)益維護、了解村社事務(wù)等需要查閱相關(guān)檔案。3.上級部門、其他村社及社會有關(guān)單位因工作需要查閱村社檔案。（二）利用手續(xù)1.村社內(nèi)部工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.村民查閱檔案，應(yīng)持本人有效身份證件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)村社負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。查閱涉及個人隱私的檔案，應(yīng)經(jīng)檔案形成部門或個人同意。3.上級部門、其他村社及社會有關(guān)單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)村社負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。查閱重要檔案或涉及國家機密、商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)經(jīng)上級主管部門批準。（三）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案供查閱人查閱。查閱人應(yīng)在檔案管理室指定的地點查閱，不得擅自將檔案帶出室外。2.借閱：因工作需要長期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、剪裁、抽取檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。3.復(fù)制：查閱人如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)檔案管理機構(gòu)負責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理機構(gòu)印章，并注明與原件核對無誤。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由村社檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成員、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成的檔案鑒定小組，負責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.對保管期滿的檔案，由鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義進行鑒定。2.對仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對已無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進行處理，不得擅自銷毀。（三）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)村社負責(zé)人簽字同意后，報上級主管部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同負責(zé)。監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀過程進行監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)村社檔案的信息化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對村社現(xiàn)有檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。掃描分辨率應(yīng)符合國家規(guī)定的標準，確保電子檔案的清晰可讀。2.檔案信息錄入將檔案的題名、日期、保管期限、密級等信息錄入檔案信息數(shù)據(jù)庫，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)建立村社檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、檢索查詢、統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)備份等功能。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理技