PAGE檔案管理制度歸檔范圍一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案管理制度歸檔范圍。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門(mén)及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、歸檔范圍（一）行政管理類1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等。2.公司/組織內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司/組織年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。4.公司/組織會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。5.公司/組織發(fā)文、收文、簽報(bào)等文件。6.公司/組織人事檔案，包括員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。7.公司/組織勞動(dòng)人事合同、協(xié)議等文件。8.公司/組織財(cái)務(wù)審計(jì)、稅務(wù)申報(bào)等相關(guān)文件。9.公司/組織固定資產(chǎn)管理文件，包括資產(chǎn)購(gòu)置、折舊、處置等相關(guān)材料。10.公司/組織印章管理文件，包括印章啟用、變更、停用等相關(guān)材料。11.公司/組織辦公設(shè)備管理文件，包括設(shè)備購(gòu)置、維修、報(bào)廢等相關(guān)材料。12.公司/組織安全保衛(wèi)、消防、環(huán)保等相關(guān)文件。13.公司/組織對(duì)外聯(lián)絡(luò)、合作、協(xié)議等文件。14.公司/組織宣傳、文化建設(shè)等相關(guān)文件。15.其他行政管理類文件。（二）業(yè)務(wù)管理類1.公司/組織業(yè)務(wù)規(guī)劃、方案、計(jì)劃等文件。2.公司/組織業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等文件。3.公司/組織業(yè)務(wù)項(xiàng)目文檔，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)材料。4.公司/組織業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)分析報(bào)告等文件。5.公司/組織業(yè)務(wù)技術(shù)文件，包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、工藝文件、技術(shù)圖紙等相關(guān)材料。6.公司/組織業(yè)務(wù)質(zhì)量控制文件，包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)材料。7.公司/組織業(yè)務(wù)客戶資料，包括客戶基本信息、客戶需求、客戶反饋等相關(guān)材料。8.公司/組織業(yè)務(wù)供應(yīng)商資料，包括供應(yīng)商基本信息、供應(yīng)合同、供應(yīng)質(zhì)量等相關(guān)材料。9.公司/組織業(yè)務(wù)招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等相關(guān)材料。10.其他業(yè)務(wù)管理類文件。（三）財(cái)務(wù)管理類1.公司/組織財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告等文件。2.公司/組織財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等相關(guān)材料。3.公司/組織財(cái)務(wù)憑證，包括記賬憑證、原始憑證等相關(guān)材料。4.公司/組織財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等文件。5.公司/組織財(cái)務(wù)制度、規(guī)定、辦法等文件。6.公司/組織財(cái)務(wù)資金管理文件，包括資金計(jì)劃、資金使用、資金結(jié)算等相關(guān)材料。7.公司/組織財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理文件，包括資產(chǎn)清查、資產(chǎn)評(píng)估、資產(chǎn)處置等相關(guān)材料。8.公司/組織財(cái)務(wù)成本核算文件，包括成本計(jì)算方法、成本報(bào)表等相關(guān)材料。9.其他財(cái)務(wù)管理類文件。（四）項(xiàng)目管理類1.公司/組織各類項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等相關(guān)材料。2.公司/組織項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等相關(guān)材料。3.公司/組織項(xiàng)目施工文件，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工日志、工程變更記錄等相關(guān)材料。4.公司/組織項(xiàng)目監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理工作總結(jié)等相關(guān)材料。5.公司/組織項(xiàng)目驗(yàn)收文件，包括驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收證書(shū)等相關(guān)材料。6.公司/組織項(xiàng)目評(píng)估文件，包括項(xiàng)目績(jī)效評(píng)估報(bào)告、項(xiàng)目后評(píng)價(jià)報(bào)告等相關(guān)材料。7.其他項(xiàng)目管理類文件。（五）科技研發(fā)類1.公司/組織科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等相關(guān)材料。2.公司/組織科研項(xiàng)目研究報(bào)告、技術(shù)總結(jié)報(bào)告等文件。3.公司/組織科研項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測(cè)試報(bào)告、分析報(bào)告等相關(guān)材料。4.公司/組織科研項(xiàng)目知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件，包括專利申請(qǐng)文件、商標(biāo)注冊(cè)文件、著作權(quán)登記文件等相關(guān)材料。5.公司/組織科研項(xiàng)目成果鑒定文件，包括成果鑒定申請(qǐng)、成果鑒定報(bào)告、成果鑒定證書(shū)等相關(guān)材料。6.公司/組織科研項(xiàng)目獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)文件，包括獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)書(shū)、獎(jiǎng)勵(lì)推薦意見(jiàn)、獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)等相關(guān)材料。7.其他科技研發(fā)類文件。（六）市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類1.公司/組織市場(chǎng)調(diào)研文件，包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)分析報(bào)告、市場(chǎng)預(yù)測(cè)報(bào)告等相關(guān)材料。2.公司/組織營(yíng)銷(xiāo)策劃文件，包括營(yíng)銷(xiāo)策劃方案、營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)計(jì)劃、營(yíng)銷(xiāo)宣傳資料等相關(guān)材料。3.公司/組織銷(xiāo)售合同、協(xié)議、訂單等文件。4.公司/組織客戶關(guān)系管理文件，包括客戶檔案、客戶拜訪記錄、客戶投訴處理記錄等相關(guān)材料。5.公司/組織市場(chǎng)推廣文件，包括廣告宣傳計(jì)劃、促銷(xiāo)活動(dòng)方案、市場(chǎng)推廣費(fèi)用預(yù)算等相關(guān)材料。6.公司/組織銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)分析報(bào)告等文件。7.其他市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類文件。（七）人力資源管理類1.公司/組織人力資源規(guī)劃文件，包括人力資源規(guī)劃報(bào)告、人力資源需求預(yù)測(cè)報(bào)告、人力資源供給預(yù)測(cè)報(bào)告等相關(guān)材料。2.公司/組織招聘與配置文件，包括招聘計(jì)劃、招聘簡(jiǎn)章、面試記錄、錄用通知等相關(guān)材料。3.公司/組織培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)文件，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)課程設(shè)計(jì)、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告等相關(guān)材料。4.公司/組織績(jī)效管理文件，包括績(jī)效管理制度、績(jī)效指標(biāo)體系、績(jī)效評(píng)估方法、績(jī)效評(píng)估記錄、績(jī)效反饋與改進(jìn)記錄等相關(guān)材料。5.公司/組織薪酬福利管理文件，包括薪酬制度、薪酬結(jié)構(gòu)、薪酬調(diào)整方案、福利政策、福利發(fā)放記錄等相關(guān)材料。6.公司/組織員工關(guān)系管理文件，包括員工勞動(dòng)合同、員工離職手續(xù)辦理記錄、勞動(dòng)爭(zhēng)議處理記錄等相關(guān)材料。7.其他人力資源管理類文件。（八）企業(yè)文化類1.公司/組織企業(yè)文化建設(shè)規(guī)劃、方案等文件。2.公司/組織企業(yè)文化活動(dòng)記錄，包括文化活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)組織實(shí)施記錄、活動(dòng)效果評(píng)估報(bào)告等相關(guān)材料。3.公司/組織企業(yè)形象宣傳資料，包括企業(yè)宣傳冊(cè)、宣傳片、企業(yè)網(wǎng)站內(nèi)容等相關(guān)材料。4.公司/組織企業(yè)價(jià)值觀、企業(yè)精神、企業(yè)使命等相關(guān)文件。5.公司/組織企業(yè)榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等相關(guān)材料。6.其他企業(yè)文化類文件。三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)符合歸檔范圍的要求，真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份，確保文件材料的安全。（二）文件材料的整理1.收集的文件材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照歸檔范圍的分類要求，將文件材料分為不同的類別。2.對(duì)于同一類別的文件材料，應(yīng)按照文件材料的形成時(shí)間、重要程度等進(jìn)行排序。3.整理后的文件材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，確保文件材料的有序管理。（三）文件材料的裝訂1.整理后的文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保文件材料的整齊、牢固。2.裝訂時(shí)應(yīng)注意文件材料的順序，避免文件材料的丟失或損壞。3.對(duì)于紙張較大的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊，確保文件材料的整齊。（四）文件材料的編目1.裝訂后的文件材料應(yīng)進(jìn)行編目，編制文件材料的目錄清單。2.目錄清單應(yīng)包括文件材料的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。3.目錄清單應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門(mén)，一份交文件材料形成部門(mén)備查。（五）文件材料的歸檔1.整理、編目后的文件材料應(yīng)及時(shí)歸檔，移交檔案管理部門(mén)保管。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案管理制度的要求，對(duì)歸檔的文件材料進(jìn)行審核、登記，確保文件材料的質(zhì)量。3.歸檔后的文件材料應(yīng)按照檔案管理制度的要求進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。四、檔案保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（二）保管條件1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，確保檔案庫(kù)房的安全、整潔、通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，確保檔案庫(kù)房的正常運(yùn)行。（三）檔案整理1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理，確保檔案的整齊、有序。2.整理檔案時(shí)，應(yīng)按照檔案管理制度的要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等。3.對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整、可讀。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員等組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值等，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的保管期限。（五）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)于已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照檔案管理制度的要求進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清單，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員共同進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案的徹底銷(xiāo)毀，防止檔案的泄露。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.公司/組織外部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。查閱時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專人陪同。3.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)，對(duì)檔案進(jìn)行查找、提供。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案管理部門(mén)。4.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔、完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。5.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)、簽收。（三）利用方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案的復(fù)印件、摘錄等利用方式。2.提供檔案的復(fù)印件、摘錄等時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。3.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，檔案管理部門(mén)不得提供復(fù)印件、摘錄等利用方式。（四）利用登記1