PAGE上海單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強上海單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在單位各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于上海單位各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：單位檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映單位工作活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理單位工作活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置設立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責單位檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用單位各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.指導各部門的檔案工作，對兼職檔案員進行培訓和業(yè)務指導。4.定期對檔案進行清理和鑒定，銷毀過期、無用的檔案，并做好記錄。5.參與單位重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和整理。6.積極開發(fā)檔案信息資源，為單位各項工作提供檔案信息服務。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括上級文件、本單位文件、會議文件、工作計劃與總結、統(tǒng)計報表等。2.人事檔案：包括員工個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資福利等方面的檔案。3.財務檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業(yè)務檔案：根據(jù)單位業(yè)務特點，分為不同類別，如項目檔案、合同檔案、科研檔案等。5.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等。6.實物檔案：包括單位獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等。（二）檔案編號1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的方式進行編號。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.人事檔案編號：按照員工工號進行編號。3.財務檔案編號：根據(jù)會計年度和檔案類別進行編號。4.業(yè)務檔案編號：結合業(yè)務項目編號和檔案順序號進行編號。5.聲像檔案編號：按照形成時間和內容分類進行編號。6.實物檔案編號：根據(jù)實物的類別和獲得時間進行編號，并注明保管地點。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責檔案材料的收集工作，確保本部門工作活動中形成的各類檔案及時、完整地收集齊全。2.對于上級文件、會議文件等，由辦公室統(tǒng)一收集；人事檔案由人力資源部門負責收集；財務檔案由財務部門負責收集；業(yè)務檔案由相關業(yè)務部門負責收集。3.員工個人在工作中形成的重要文件、資料，應及時交所在部門檔案管理人員統(tǒng)一保管。（二）檔案整理1.檔案管理人員收到檔案材料后，應按照檔案分類標準進行分類整理。2.文書檔案應按照文件的形成時間、來源、內容等進行分類排序，編制目錄。3.人事檔案應按照檔案內容類別進行整理，建立個人檔案卷，并填寫檔案目錄。4.財務檔案應按照會計憑證、賬簿、報表等的順序進行整理，裝訂成冊，并編制檔案清單。5.業(yè)務檔案應根據(jù)項目或業(yè)務流程進行整理，建立項目檔案卷，包括項目立項文件、合同、報告、圖紙等資料，并編制詳細的檔案目錄。6.聲像檔案應按照內容主題、時間順序進行整理，注明拍攝時間、地點、人物等信息，并編制目錄清單。7.實物檔案應進行登記造冊，注明實物名稱、來源、獲得時間、保管地點等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。（二）檔案存放1.按照檔案分類編號順序，將檔案存放在檔案柜中，并在檔案柜上標明檔案類別、編號范圍等信息。2.人事檔案應按照員工工號順序排列存放，便于查找和管理。3.財務檔案應按照年度和檔案類別分別存放，確保檔案的安全和完整。4.業(yè)務檔案應按照項目或業(yè)務類別進行存放，建立項目檔案索引，方便快速查閱。5.將聲像檔案和實物檔案存放在專門的存儲設備或展示柜中，并做好標識和防護措施。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映單位主要職能活動和歷史面貌的重要文件；長期保管的檔案保管期限為16年至50年；短期保管的檔案保管期限為5年以下。2.人事檔案的保管期限為員工在職期間及離職后一定期限，具體按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。3.財務檔案的保管期限按照國家財務會計制度的規(guī)定執(zhí)行，一般為10年至30年不等。4.業(yè)務檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務性質和重要程度確定，一般應保存至業(yè)務結束后一定期限。5.聲像檔案和實物檔案的保管期限根據(jù)其價值和意義確定，重要的應長期保存。（四）檔案定期檢查1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的完整性、準確性、保管狀況等。2.每月對檔案庫房進行一次巡查，檢查檔案柜、門窗、防火、防潮、防蟲、防盜等設施是否正常運行。3.每年對檔案進行一次全面清查，核對檔案數(shù)量、編號、保管期限等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施進行補救。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.定期對保管期滿的檔案進行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關業(yè)務部門人員組成鑒定小組，對檔案進行全面審查。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的價值和保管期限，確定檔案的存毀意見。對于仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，可延長保管期限；對于確無保存價值的檔案，應予以銷毀。3.在鑒定過程中，應充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和潛在價值，確保鑒定結果的準確性和客觀性。（二）檔案銷毀1.經鑒定需要銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，詳細列出檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊應經單位負責人審批簽字后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。5.銷毀完畢后，監(jiān)督人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的利用（一）利用范圍1.單位內部員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關部門的檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經批準不得查閱、借閱。（二）利用手續(xù)1.單位內部員工查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、編號、用途等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱本單位檔案，應出具單位介紹信，注明查閱檔案的內容、目的等信息，經單位負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱重要檔案的，還應簽訂保密協(xié)議。3.檔案管理人員應根據(jù)查閱、借閱申請表或單位介紹信，提供相應的檔案，并做好查閱、借閱登記工作。登記內容包括查閱、借閱日期、查閱人姓名、單位、檔案名稱、編號、用途等信息。4.查閱、借閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內容的，應經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）利用期限1.單位內部員工查閱檔案一般應在當天歸還，如需借閱的，借閱期限一般不超過[X]個工作日。2.外單位查閱檔案的期限根據(jù)查閱內容和目的確定，一般不超過[X]個工作日。如需延長借閱期限的，應辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理人員應對檔案查閱、借閱情況進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。2.對于違反檔案利用規(guī)定的行為，檔案管理人員應及時制止，并報告單位負責人進行處理。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立單位檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）檔案數(shù)字化1.對重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。掃描分辨率應符合國家規(guī)定的標準，確保電子檔案的清晰可讀。2.對電子檔案進行分類、編號、著錄等處理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便檢索和利用。3.定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質應異地存放，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化流程。2.系統(tǒng)應設置權限管理功能，不同人員根據(jù)其工作需要和職責權限，只能訪問和操作相應的檔案信息。3.提供檔案檢索功能，可根據(jù)檔案的類別、編號、關鍵詞等進行快速檢索，提高檔案利用效率。4.具備檔案利用統(tǒng)計分析功能，可對檔案查閱、借閱情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）信息化安全管理1.建立健全檔案信