PAGE新洲區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)新洲區(qū)檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，提高檔案管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本區(qū)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于新洲區(qū)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。各單位的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)可靠原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映單位各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，滿足單位各項(xiàng)工作對檔案信息的需求。4.依法管理原則。檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展各項(xiàng)檔案管理活動(dòng)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置新洲區(qū)設(shè)立檔案管理綜合機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全區(qū)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)等工作。各單位應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)立檔案管理部門或配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.區(qū)檔案管理綜合機(jī)構(gòu)職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定全區(qū)檔案工作發(fā)展規(guī)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。對全區(qū)各單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各單位做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動(dòng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。負(fù)責(zé)接收、征集、整理和保管全區(qū)重要檔案資料，建立全區(qū)檔案信息資源庫，為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)。參與全區(qū)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目和重大活動(dòng)的檔案管理工作，確保檔案的完整與安全。2.各單位檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和本單位的檔案管理制度，制定本單位檔案工作年度計(jì)劃并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案資料，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。建立健全本單位檔案管理工作流程和業(yè)務(wù)規(guī)范，指導(dǎo)本單位各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔工作。開展檔案信息資源開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具，為單位各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。定期對本單位檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，并向上級檔案管理部門報(bào)告工作情況。3.專（兼）職檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)本單位檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案的安全與完整。按照規(guī)定的檢索工具和利用方式，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。積極參與檔案信息資源開發(fā)利用工作，協(xié)助編制檔案檢索工具和參考資料，為單位決策提供檔案信息支持。定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題，并向上級檔案管理部門和本單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本單位工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。2.本單位工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料。3.本單位需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料，以及下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料。4.其他對本單位具有保存價(jià)值的文件材料，包括會(huì)議文件、工作文件、請示與批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、科研成果、聲像資料、電子文件等各種門類和載體的檔案。（二）文件材料的形成與積累1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的形成與積累工作，確保文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.在工作活動(dòng)中形成的文件材料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行制作，字跡清晰、內(nèi)容完整，簽署齊全。3.文件材料形成后，承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料收集齊全，交本部門檔案管理人員進(jìn)行整理。（三）檔案整理要求1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照國家檔案局制定的《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對歸檔文件進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。3.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、排列有序、編號規(guī)范、編目準(zhǔn)確，便于檢索和利用。四、檔案的保管（一）檔案保管場所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防污染等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度適宜，相對濕度應(yīng)控制在規(guī)定范圍內(nèi)。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全報(bào)警裝置，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。（二）檔案保管設(shè)備1.應(yīng)配備檔案密集架、檔案柜、防磁柜等檔案保管設(shè)備，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案保管設(shè)備應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備良好的承重能力、防火性能和防潮性能。3.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理設(shè)備存在的問題，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案保管措施1.建立健全檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，加強(qiáng)對檔案保管工作的監(jiān)督和管理。2.對檔案進(jìn)行定期清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、種類、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等，確保檔案的安全與完整。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房時(shí)，應(yīng)做好登記，并遵守檔案庫房的管理制度。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位的檔案管理制度，確保檔案利用工作合法、合規(guī)。2.服務(wù)為本原則。檔案利用工作應(yīng)以為單位各項(xiàng)工作服務(wù)為宗旨，積極主動(dòng)地為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。3.安全保密原則。在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的安全與完整。（二）利用方式1.查閱利用。利用者可根據(jù)需要，到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。2.借閱利用。因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)本單位相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限和要求，對借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，確保檔案按時(shí)歸還。3.出具證明。檔案管理部門可根據(jù)利用者的需要，為其出具檔案證明材料。出具的檔案證明應(yīng)內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用審批1.查閱檔案一般應(yīng)經(jīng)本單位相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。涉及重要檔案或機(jī)密檔案的查閱，應(yīng)經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱檔案應(yīng)經(jīng)本單位相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.出具檔案證明應(yīng)經(jīng)本單位相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案證明應(yīng)注明用途、使用范圍等，并加蓋檔案管理部門印章。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱、數(shù)量等。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案查閱人次、借閱人次、出具證明份數(shù)等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，確保檔案鑒定工作合法、合規(guī)。2.堅(jiān)持全面審查、客觀公正的原則，對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、保管期限等進(jìn)行綜合分析和判斷。3.充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確、合理。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定工作計(jì)劃，組織開展檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)與方法1.根據(jù)國家檔案局制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。2.采用直接鑒定法，對檔案逐件進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容和價(jià)值，確定其保管期限。3.對保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，對于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行造冊登記，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.造冊登記后的檔案銷毀清單報(bào)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程安全、徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將銷毀清單歸檔保存，永久保存。七、電子檔案管理（一）電子檔案管理原則1.遵循國家有關(guān)電子文件管理的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保電子檔案管理工作合法、合規(guī)。2.實(shí)行電子檔案全過程管理，從電子文件的形成、收集、整理、歸檔到保管、利用、鑒定、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，都應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的管理和控制。3.保證電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性，采取有效的技術(shù)手段和管理措施，確保電子檔案信息不丟失、不損壞、不篡改。（二）電子檔案的收集與整理1.各單位應(yīng)明確電子文件的形成部門和責(zé)任人，確保電子文件的及時(shí)收集和整理。2.電子文件應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)采集等整理工作，確保電子文件的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.電子檔案的整理應(yīng)與紙質(zhì)檔案的整理相對應(yīng)，保持兩者之間的有機(jī)聯(lián)系，便于統(tǒng)一管理和利用。（三）電子檔案的保管1.建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。2.對電子檔案進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。定期對存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。（四）電子檔案的利用1.建立電子檔案利用平臺(tái)，為利用者提供便捷的電子檔案查閱、借閱等服務(wù)。利用平臺(tái)應(yīng)具備身份認(rèn)證、權(quán)限管理、檢索查詢、在線閱讀等功能。2.電子檔案的利用應(yīng)遵循與紙質(zhì)檔案相同的利用原則和審批程序，確保電子檔案利用工作的安全、規(guī)范。3.利用電子檔案時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)電子檔案的原始信息，不得對電子檔案進(jìn)行非法修改、刪除等操作。八、檔案管理監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)新洲區(qū)檔案管理綜合機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對全區(qū)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。各單位應(yīng)加強(qiáng)對本單位檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范、有序開展。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員配備情況。3.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。4.電子檔案管理情況。5.檔案鑒定與銷毀工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。新洲區(qū)檔案管理綜合機(jī)構(gòu)每年對全區(qū)各單位的檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查，各單位應(yīng)定期對本單位的檔案管理工作進(jìn)行自查自糾。2.不定期抽查。根據(jù)工作需要，新洲區(qū)檔案管理綜合機(jī)構(gòu)可對部分單位的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，各單位也可對本單位的檔案管理部門或重點(diǎn)部門的檔案工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查。針對檔案管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題，如新洲區(qū)重大活動(dòng)檔案管理、電子檔案管理等，開展專項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作的質(zhì)量