PAGE檔案部工作檢查制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本工作檢查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案部及檔案管理人員，適用于公司各部門形成的各類檔案的檢查工作。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華檔案行業(yè)標準》以及公司相關管理規(guī)定制定。二、檢查內(nèi)容（一）檔案收集1.各部門應及時將本部門形成的具有保存價值的文件材料收集齊全，移交檔案部。檢查檔案部是否對各部門檔案收集情況進行跟蹤督促。2.收集的文件材料應完整、準確，包括紙質(zhì)文件、電子文件及相關資料等。檢查收集的文件材料是否符合完整性要求，有無缺頁、漏件等情況。（二）檔案整理1.檔案部應按照檔案分類方案對收集的檔案進行科學分類、編號、編目。檢查分類是否合理，編號是否規(guī)范，編目信息是否準確完整。2.檔案整理應遵循便于保管和利用的原則，確保檔案排列有序。檢查檔案的排列順序是否符合要求，是否便于查找。（三）檔案保管1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護措施。檢查庫房設施設備是否完好，各項安全防護措施是否落實到位。2.檔案應妥善存放，按照類別、年度、保管期限等進行有序排列。檢查檔案存放是否整齊，有無亂堆亂放現(xiàn)象。3.定期對檔案進行清點核對，確保檔案數(shù)量準確。檢查檔案清點核對記錄是否完整，有無賬實不符情況。（四）檔案利用1.建立檔案利用制度，規(guī)范檔案查閱、借閱流程。檢查檔案利用登記是否齊全，查閱、借閱手續(xù)是否完備。2.檔案利用應遵循保密原則，確保檔案信息安全。檢查檔案利用過程中是否存在泄密情況。3.及時對檔案利用效果進行跟蹤反饋，評估檔案利用價值。檢查檔案利用效果跟蹤反饋記錄是否完善。（五）檔案信息化建設1.推進檔案信息化管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫。檢查檔案信息化系統(tǒng)是否正常運行，數(shù)據(jù)錄入是否準確及時。2.加強電子檔案的管理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。檢查電子檔案的存儲、備份等情況是否符合要求。三、檢查方式（一）定期檢查1.檔案部每月對檔案工作進行一次自查，形成自查報告。自查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等方面的情況，并對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。2.公司每季度組織一次檔案工作專項檢查，由檔案部牽頭，相關部門參與。檢查結果以書面形式通報各部門，并作為部門績效考核的參考依據(jù)。（二）不定期抽查1.公司檔案管理負責人不定期對檔案部及各部門檔案工作進行抽查，重點檢查檔案的安全保管、利用情況等。2.根據(jù)工作需要，可針對特定檔案或特定時間段的檔案工作進行專項抽查。四、檢查程序（一）制定檢查計劃1.檔案部根據(jù)檔案工作實際情況，制定定期檢查計劃和不定期抽查計劃，明確檢查內(nèi)容、檢查時間、檢查人員等。2.檢查計劃應提前報公司檔案管理負責人審批。（二）實施檢查1.檢查人員按照檢查計劃，通過查閱檔案資料、實地查看、詢問相關人員等方式進行檢查。2.檢查過程中應做好記錄，詳細記錄檢查情況，包括發(fā)現(xiàn)的問題、存在問題的部門或個人等。（三）結果反饋1.檢查結束后，可以召開檢查情況反饋會，向被檢查部門反饋檢查結果，提出整改意見和建議。2.檔案部應根據(jù)檢查結果，撰寫檢查報告，報送公司檔案管理負責人。檢查報告應包括檢查基本情況、存在問題、整改建議等內(nèi)容。（四）整改落實1.被檢查部門應根據(jù)整改意見，制定整改措施，明確整改責任人，限期進行整改。2.檔案部對整改情況進行跟蹤檢查，確保整改措施落實到位。對整改不力的部門，應進行通報批評，并追究相關人員責任。五、檢查結果應用（一）績效掛鉤檔案工作檢查結果與部門和個人績效考核掛鉤。對檔案工作成績突出的部門和個人，給予表彰和獎勵；對檔案工作存在問題較多、整改不力的部門和個人，扣減相應績效分數(shù)。（二）持續(xù)改進通過檢查發(fā)現(xiàn)檔案工作中存在的共性問題和薄弱環(huán)節(jié)，檔案部應及時總結分析，完善檔案管理制度和工作流程，不斷提高檔案管理水平。六、附則（一）解釋權本制度由公司檔案部負責解釋。（二