PAGE檔案室雙人雙鎖制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室的安全管理，確保檔案資料的完整性、保密性和安全性，防止檔案資料的丟失、損壞、篡改和泄露，特制定本雙人雙鎖制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室的管理，包括檔案的收集、整理、保管、借閱、利用和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.安全第一原則：確保檔案資料的安全是檔案室管理的首要任務(wù)，各項(xiàng)措施應(yīng)圍繞保障檔案安全展開。2.雙人負(fù)責(zé)原則：涉及檔案室的關(guān)鍵操作，均由兩人共同承擔(dān)責(zé)任，相互監(jiān)督，防止單人違規(guī)操作。3.合規(guī)合法原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案室管理工作的合法性和規(guī)范性。二、檔案室人員職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案室雙人雙鎖制度，與另一名指定人員共同管理檔案室鑰匙，不得私自將鑰匙交予他人。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.按照規(guī)定的程序辦理檔案的借閱、歸還手續(xù)，對(duì)借閱情況進(jìn)行登記和跟蹤。5.做好檔案室的防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護(hù)工作，定期檢查檔案室的設(shè)施設(shè)備，確保正常運(yùn)行。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。（二）另一名指定人員職責(zé)1.與檔案管理人員共同承擔(dān)檔案室的安全管理責(zé)任，參與檔案管理的關(guān)鍵操作。2.協(xié)助檔案管理人員進(jìn)行檔案的清查、核對(duì)工作，確保檔案數(shù)量和質(zhì)量的準(zhǔn)確無誤。3.在檔案管理人員因故無法履行職責(zé)時(shí)，能夠獨(dú)立承擔(dān)相應(yīng)工作，保障檔案室的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。4.監(jiān)督檔案管理人員的工作，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)制止并向上級(jí)報(bào)告。三、檔案室設(shè)施與環(huán)境管理（一）檔案室選址檔案室應(yīng)選擇在安全、干燥、通風(fēng)、防火、防盜條件良好的位置，遠(yuǎn)離易燃、易爆、易潮等危險(xiǎn)區(qū)域。（二）檔案室建筑要求1.檔案室的建筑結(jié)構(gòu)應(yīng)堅(jiān)固，具有良好的密封性和隔音性，能夠有效防止外部因素對(duì)檔案的損害。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的門窗，門窗應(yīng)具備防盜、防火、防潮等功能，窗戶應(yīng)安裝防護(hù)欄，門應(yīng)采用防盜門或防火門，并配備可靠的鎖具。（三）檔案室內(nèi)部布局1.檔案室應(yīng)根據(jù)檔案的種類、數(shù)量和保管要求進(jìn)行合理布局，劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等。2.檔案存儲(chǔ)區(qū)應(yīng)設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.整理區(qū)應(yīng)配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、裝訂機(jī)等設(shè)備，為檔案的整理、編目等工作提供便利。4.查閱區(qū)應(yīng)設(shè)置桌椅、照明設(shè)備等，方便查閱檔案的人員使用，同時(shí)應(yīng)配備必要的防護(hù)設(shè)施，防止查閱過程中對(duì)檔案造成損壞。（四）檔案室安全設(shè)施1.檔案室應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、監(jiān)控設(shè)備等。2.滅火器應(yīng)定期檢查和維護(hù)，確保其性能良好，能夠在火災(zāi)發(fā)生時(shí)及時(shí)發(fā)揮作用。3.除濕機(jī)應(yīng)根據(jù)檔案室的濕度情況適時(shí)開啟，保持室內(nèi)濕度適宜，防止檔案受潮發(fā)霉。4.防蟲藥應(yīng)定期更換，防止蟲害對(duì)檔案的侵害。5.監(jiān)控設(shè)備應(yīng)覆蓋檔案室的各個(gè)區(qū)域，確保24小時(shí)不間斷監(jiān)控，監(jiān)控記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。四、檔案存儲(chǔ)管理（一）檔案分類與編號(hào)1.檔案管理人員應(yīng)按照公司檔案管理辦法的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，如文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。2.對(duì)每一類檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號(hào)應(yīng)包含檔案類別、年度、保管期限等信息，例如：WS202310長(zhǎng)期，表示文書檔案2023年度第10卷，保管期限為長(zhǎng)期。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序依次存放在檔案架或檔案柜中，不得隨意堆放。2.不同類別、年度、保管期限的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。3.對(duì)于珍貴檔案、機(jī)密檔案等應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨(dú)存放、加密存儲(chǔ)等。（三）檔案盤點(diǎn)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，平時(shí)可根據(jù)需要進(jìn)行局部盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號(hào)、類別、保管期限等，確保賬實(shí)相符。3.盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄，并查明原因，采取相應(yīng)的解決措施。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。五、檔案借閱管理（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。（二）審批流程1.檔案室收到《檔案借閱申請(qǐng)表》后，檔案管理人員和另一名指定人員應(yīng)共同對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括借閱目的是否合理、借閱期限是否符合規(guī)定、申請(qǐng)人是否具備借閱資格等。3.如申請(qǐng)審核通過，檔案管理人員和另一名指定人員應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。如申請(qǐng)審核不通過，應(yīng)及時(shí)向申請(qǐng)人說明原因。（三）借閱手續(xù)辦理1.借閱人憑簽字批準(zhǔn)的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案室辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員和另一名指定人員應(yīng)同時(shí)在場(chǎng)。2.檔案管理人員和另一名指定人員應(yīng)共同打開檔案室門鎖，取出檔案，并與借閱人當(dāng)面核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息。3.借閱人應(yīng)在《檔案借閱登記冊(cè)》上簽字確認(rèn)，注明借閱日期、歸還日期等信息。4.檔案管理人員和另一名指定人員應(yīng)分別保管檔案室鑰匙，不得將鑰匙交予借閱人自行開鎖。（四）借閱期限與歸還1.檔案借閱期限應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和使用需求合理確定，一般不得超過規(guī)定的期限。如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將檔案歸還檔案室，檔案管理人員和另一名指定人員應(yīng)共同核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。（五）特殊檔案借閱1.對(duì)于珍貴檔案、機(jī)密檔案等特殊檔案的借閱，應(yīng)嚴(yán)格按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，審批流程應(yīng)更加嚴(yán)格和謹(jǐn)慎。2.特殊檔案的借閱一般應(yīng)限定在檔案室查閱區(qū)內(nèi)進(jìn)行，不得帶出檔案室。如需帶出檔案室，必須經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取嚴(yán)格的保密措施。六、檔案利用管理（一）利用方式與范圍1.檔案利用方式包括查閱、復(fù)印、摘錄等，應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和利用目的合理選擇利用方式。2.檔案利用范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在公司內(nèi)部工作需要，不得用于與公司工作無關(guān)的目的。（二）利用審批1.公司內(nèi)部人員因工作需要利用檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用檔案的方式、范圍、目的等信息。2.《檔案利用申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。3.檔案室收到《檔案利用申請(qǐng)表》后，檔案管理人員和另一名指定人員應(yīng)共同對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核流程同檔案借閱申請(qǐng)審批流程。（三）利用操作規(guī)范1.檔案利用人員應(yīng)在檔案室查閱區(qū)內(nèi)進(jìn)行操作，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)使用檔案管理人員提供的工具，不得自行在檔案上涂改、標(biāo)記、折疊等。3.如需復(fù)印、摘錄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印、摘錄的內(nèi)容應(yīng)與原件一致，不得擅自篡改。4.利用結(jié)束后，檔案利用人員應(yīng)將檔案整理歸位，保持檔案的整齊和完好。七、檔案銷毀管理（一）銷毀鑒定1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行清理和鑒定，確定哪些檔案可以銷毀，哪些檔案仍需繼續(xù)保管。2.銷毀鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員和另一名指定人員共同進(jìn)行，必要時(shí)可邀請(qǐng)相關(guān)部門的專業(yè)人員參與。3.鑒定過程中應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、保管期限、鑒定意見等信息，形成《檔案銷毀鑒定表》。（二）銷毀審批1.《檔案銷毀鑒定表》經(jīng)檔案管理人員和另一名指定人員簽字后，提交公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)鑒定意見和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，如同意銷毀，應(yīng)在《檔案銷毀鑒定表》上簽字批準(zhǔn)。3.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、機(jī)密信息等的檔案銷毀，應(yīng)報(bào)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)在檔案管理人員和另一名指定人員共同監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。2.銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，不得將檔案隨意丟棄或出售。3.銷毀過程中應(yīng)詳細(xì)記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案名稱和數(shù)量等信息，形成《檔案銷毀記錄》。4.《檔案銷毀記錄》應(yīng)由檔案管理人員和另一名指定人員簽字確認(rèn)，并與《檔案銷毀鑒定表》一同歸檔保存。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案室雙人雙鎖制度的執(zhí)行情況進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，確保制度的有效實(shí)施。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案室人員職責(zé)履行情況、檔案存儲(chǔ)管理情況、檔案借閱利用管理情況、檔案銷毀管理情況等。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)責(zé)任人限期整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查。（二）外部檢查1.公司應(yīng)積極配合國(guó)家檔案管理部門以及相關(guān)監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供檔案