PAGE群藝館檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)群藝館檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在群藝館各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于群藝館各部門及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：群藝館檔案由館綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映群藝館各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集群藝館在業(yè)務(wù)活動(dòng)、行政管理等方面形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、館內(nèi)機(jī)密及個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的檢索、查詢和利用，提高檔案服務(wù)效率，滿足館內(nèi)各部門及社會(huì)各界對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室綜合檔案室是群藝館檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施群藝館檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管群藝館各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、上架，建立健全檔案檢索體系。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全和合理利用。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。7.參與館內(nèi)重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整收集和有效利用。（二）各部門檔案管理人員各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，其職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的各類文件、資料、圖表、聲像等檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行初步整理，分類存放，便于查找和移交。3.定期將整理好的檔案移交至綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助綜合檔案室做好檔案查閱、借閱等相關(guān)工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍群藝館檔案收集范圍包括以下幾類：1.行政管理類：館務(wù)會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備資產(chǎn)檔案、基建檔案等。2.業(yè)務(wù)活動(dòng)類：藝術(shù)展覽、文藝演出、文化培訓(xùn)、對(duì)外交流等活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)記錄、宣傳資料、獲獎(jiǎng)證書等。3.藝術(shù)作品類：群藝館收藏的各類藝術(shù)作品的創(chuàng)作資料、展覽記錄、鑒定證書等。4.聲像檔案類：反映群藝館工作和活動(dòng)的照片、錄音、錄像等資料。5.實(shí)物檔案類：群藝館獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、紀(jì)念品等實(shí)物。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的檔案材料，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲(chǔ)。4.聲像檔案應(yīng)主題明確、圖像清晰、聲音清楚，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。5.實(shí)物檔案應(yīng)保持完好，并附上相關(guān)說(shuō)明材料。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、業(yè)務(wù)活動(dòng)類、藝術(shù)作品類、聲像檔案類、實(shí)物檔案類等一級(jí)類目，在一級(jí)類目下再根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置二級(jí)及以下類目。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。編號(hào)方法可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便檢索利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案整齊美觀。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響檔案的查閱和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具及排列1.檔案裝具應(yīng)選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。同一類檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開排列。（三）檔案保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映群藝館主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)群藝館工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映群藝館一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)群藝館工作有查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)群藝館工作有查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為短期保管，保管期限為15年以下。（四）檔案定期檢查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每年進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、利用情況等。2.在檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)檢查情況應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。五、檔案的利用（一）利用范圍1.館內(nèi)各部門因工作需要查閱檔案的，可在綜合檔案室進(jìn)行查閱。2.外單位因工作需要查閱群藝館檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.個(gè)人因特殊原因需要查閱群藝館檔案相關(guān)資料的，須提出書面申請(qǐng)，經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在綜合檔案室工作人員的陪同下查閱。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。2.查閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.外單位查閱檔案，如需借出檔案的，須經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)7天，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借出的檔案應(yīng)按時(shí)歸還，歸還時(shí)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）利用監(jiān)督綜合檔案室工作人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用情況的監(jiān)督，確保檔案利用過(guò)程的規(guī)范、安全。如發(fā)現(xiàn)查閱人員有違反檔案管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)制止，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由館領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室工作人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和群藝館檔案管理實(shí)際情況進(jìn)行。鑒定時(shí)，應(yīng)全面分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。對(duì)于涉及館內(nèi)機(jī)密、國(guó)家機(jī)密及個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行鑒定和處理。（三）銷毀程序1.經(jīng)過(guò)鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由綜合檔案室工作人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，監(jiān)銷人員應(yīng)對(duì)銷毀情況進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)群藝館檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化管理和智能化利用，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為群藝館各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的數(shù)據(jù)支持。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)館藏重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保圖像清晰、完整。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)掃描后的檔案圖像進(jìn)行處理、存儲(chǔ)和管理。數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備完善的檢索功能，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同介質(zhì)上，并分別存放于不同地點(diǎn)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（三）系統(tǒng)管理1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)錄入、查詢統(tǒng)計(jì)、借閱管