PAGE檔案分管領(lǐng)導(dǎo)管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，明確檔案分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中涉及檔案分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，檔案分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作。3.真實完整原則：保證檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映公司各項工作的歷史面貌。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，滿足公司各項工作對檔案信息的需求。二、檔案分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)（一）總體領(lǐng)導(dǎo)與決策1.全面負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案管理工作納入公司整體發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，確保檔案管理工作與公司業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)。2.定期召開檔案管理工作會議，研究解決檔案管理工作中的重大問題，決策檔案管理工作的方針、政策和重要事項。（二）制度建設(shè)與完善1.組織制定和修訂公司檔案管理制度，確保制度符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，涵蓋檔案管理的各個環(huán)節(jié)，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等。2.監(jiān)督檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況，對違反制度的行為及時進行糾正和處理，保證制度的有效實施。（三）資源配置與保障1.協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的關(guān)系，為檔案管理部門提供必要的人力、物力和財力支持。確保檔案管理部門有足夠數(shù)量和專業(yè)素質(zhì)的工作人員，配備先進的檔案管理設(shè)備和適宜的檔案保管場所。2.審批檔案管理部門的年度預(yù)算，保障檔案管理工作所需的經(jīng)費，包括檔案整理、數(shù)字化建設(shè)、設(shè)備購置、人員培訓(xùn)等費用。（四）業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督1.對檔案管理部門的工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，了解檔案管理工作進展情況，提出改進工作的意見和建議，促進檔案管理工作水平的不斷提高。2.監(jiān)督檔案管理部門的工作質(zhì)量，定期檢查檔案的整理、保管、利用等情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時督促整改，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。（五）安全管理與風(fēng)險防控1.高度重視檔案安全工作，建立健全檔案安全管理制度，加強檔案安全防范措施，確保檔案實體安全和信息安全。2.組織制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對檔案安全突發(fā)事件的能力，有效防控檔案管理工作中的各類風(fēng)險。（六）檔案利用與服務(wù)1.關(guān)注公司各項工作對檔案信息的需求，推動檔案管理部門積極開展檔案利用服務(wù)工作，為公司決策、生產(chǎn)經(jīng)營、項目建設(shè)等提供有力的檔案支持。2.審批重要檔案的查閱、借閱和利用申請，確保檔案利用符合規(guī)定，保護公司的商業(yè)秘密和知識產(chǎn)權(quán)。三、檔案管理部門職責(zé)（一）制度執(zhí)行與日常工作1.嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度，負(fù)責(zé)公司各類檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。2.按照檔案管理工作流程，及時、準(zhǔn)確地完成檔案的接收、登記、保管和統(tǒng)計工作，建立健全檔案管理臺賬，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。（二）檔案整理與數(shù)字化建設(shè)1.定期對公司檔案進行系統(tǒng)整理，優(yōu)化檔案分類體系，提高檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.積極推進檔案數(shù)字化建設(shè)工作，制定檔案數(shù)字化工作計劃，組織實施檔案數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲備份等工作，建立數(shù)字化檔案資源庫，提高檔案檢索和利用效率。（三）檔案保管與安全維護1.負(fù)責(zé)檔案保管場所的日常管理，確保檔案庫房的溫濕度、防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防光、防有害氣體等條件符合國家規(guī)定要求，保障檔案實體安全。2.定期對檔案保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。對檔案載體進行定期檢查和更新，防止檔案信息丟失或損壞。（四）檔案鑒定與銷毀1.按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度，定期組織檔案鑒定工作，對已到保管期限的檔案進行鑒定，提出存毀意見。2.對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案信息的安全性。（五）檔案利用與服務(wù)1.建立健全檔案利用制度，規(guī)范檔案查閱、借閱和利用流程，為公司內(nèi)部各部門和員工提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。2.根據(jù)公司工作需要，積極主動地開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策和各部門工作提供參考依據(jù)。（六）溝通與協(xié)作1.加強與公司內(nèi)部各部門的溝通與協(xié)作，及時了解各部門的檔案需求，指導(dǎo)和協(xié)助各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔工作。2.積極與上級主管部門、檔案行政管理部門及相關(guān)單位保持聯(lián)系，及時掌握檔案管理工作的政策法規(guī)和行業(yè)動態(tài)，爭取業(yè)務(wù)指導(dǎo)和支持。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體記錄，均屬檔案收集范圍。具體包括但不限于：行政管理類：公司發(fā)文、收文、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。業(yè)務(wù)經(jīng)營類：市場調(diào)研報告、銷售合同、采購合同、項目文檔、客戶資料、招投標(biāo)文件等。生產(chǎn)技術(shù)類：產(chǎn)品研發(fā)資料、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗報告、設(shè)備檔案等?；窘ㄔO(shè)類：工程項目立項文件及批復(fù)、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗收文件等。2.各部門應(yīng)明確本部門文件材料的收集范圍和歸檔要求，確保應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。收集過程中要注意保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造或損毀文件材料。2.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的文件材料，應(yīng)實行跟蹤收集，確保文件材料的全面性和系統(tǒng)性。3.公司員工在工作中形成的文件材料，應(yīng)及時移交所在部門的檔案管理人員，不得據(jù)為己有或長期積壓。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。檔案整理應(yīng)按照年度機構(gòu)（問題）保管期限的分類方法進行。2.對歸檔文件進行分類、編號、編目、裝訂等工作，確保歸檔文件的整齊、規(guī)范。歸檔文件應(yīng)按照分類方案和排列順序逐件編號，編號應(yīng)體現(xiàn)年度、機構(gòu)（問題）、保管期限等信息。3.編目應(yīng)準(zhǔn)確反映歸檔文件的內(nèi)容和形式特征，便于檢索和利用。編目內(nèi)容包括件號、責(zé)任者、文號（或項目編號）、題名、日期、頁數(shù)、備注等。（四）整理流程1.檔案管理人員接收各部門移交的文件材料后，首先對文件材料進行初步審核，檢查文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.根據(jù)整理原則，對審核合格的文件材料進行分類，確定其所屬年度、機構(gòu)（問題）和保管期限。3.按照分類結(jié)果，對文件材料進行編號、編目，并進行裝訂。裝訂應(yīng)整齊牢固，不掉頁、不壓字，便于翻閱和保管。4.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，包括全宗號、年度、機構(gòu)（問題）、保管期限、起止件號、盒號等。五、檔案保管（一）保管場所建設(shè)1.根據(jù)公司檔案數(shù)量和發(fā)展規(guī)劃，建設(shè)適宜的檔案保管場所。檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防光、防有害氣體等功能，確保檔案實體安全。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，滿足檔案保管的基本要求。（二）檔案上架與排列1.檔案整理完成后，應(yīng)及時上架保管。檔案上架應(yīng)按照分類方案和編號順序進行，確保檔案存放有序，便于查找和利用。2.同一類別的檔案應(yīng)按照年度順序排列，不同年度的檔案應(yīng)分開存放。對于保管期限不同的檔案，應(yīng)按照永久、長期、短期的順序排列。（三）庫存檔案管理1.建立檔案庫存管理制度，定期對庫存檔案進行盤點和清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。盤點清查應(yīng)形成記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因并進行處理。2.對庫存檔案的保管狀況進行定期檢查，重點檢查檔案的載體狀況、字跡清晰度、裝訂牢固程度等，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或處理。（四）電子檔案保管1.加強電子檔案的保管工作，建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。電子檔案存儲系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密、訪問控制等功能，確保電子檔案的安全。2.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。備份數(shù)據(jù)應(yīng)進行定期檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的可用性。（五）特殊載體檔案保管1.對于照片、錄音、錄像、光盤等特殊載體檔案，應(yīng)按照專門的保管要求進行管理。特殊載體檔案應(yīng)進行編目和編號，注明形成時間、內(nèi)容、來源等信息，并與相關(guān)的文字說明材料一同保管。2.特殊載體檔案應(yīng)存放在專門的保管設(shè)備中，如照片冊、錄音錄像帶庫、光盤柜等，并注意控制保管環(huán)境的溫濕度、光照等條件，防止特殊載體檔案受損。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員等。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)組織開展公司檔案鑒定工作。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)定期召開會議，研究確定檔案鑒定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，對檔案鑒定工作中的重大問題進行決策。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司檔案管理制度，結(jié)合公司實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類檔案的保管期限劃分原則，包括文件的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素。2.對于保管期限已滿的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)進行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、形式、來源等因素，確定檔案是否仍具有保存價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對已到保管期限的檔案進行初步篩選，提出擬鑒定檔案清單。2.將擬鑒定檔案清單提交檔案鑒定工作小組，檔案鑒定工作小組組織相關(guān)人員對檔案進行逐卷（件）審查。審查過程中應(yīng)充分聽取檔案形成部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，必要時可查閱相關(guān)資料或進行實地調(diào)研。3.檔案鑒定工作小組根據(jù)審查結(jié)果，對擬鑒定檔案作出存毀決定。對于仍具有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單。（四）銷毀程序1.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定工作小組組長審核簽字后，報檔案分管領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可組織實施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照規(guī)定程序進行。銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清單及相關(guān)證明材料進行整理歸檔，永久保存。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。檔案利用范圍包括但不限于行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等方面的檔案信息。2.公司外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理審批手續(xù)。（二）利用流程1.查閱申請：公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.審批：檔案管理部門對查閱申請進行審核，對于一般性檔案查閱申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對于涉及重要機密或敏感信息的檔案查閱申請，需報檔案分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱服務(wù)：檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案安全。4.借閱申請：公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。5.審批：檔案管理部門對借閱申請進行審核，對于一般性檔案借閱申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對于涉及重要機密或敏感信息的檔案借閱申請，需報檔案分管領(lǐng)導(dǎo)審批。6.借閱服務(wù)：檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等敏感信息的檔案，未經(jīng)檔案分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得對外提供查閱、借閱或復(fù)制。2.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)制度，不得利用檔案從事?lián)p害公司利益或違反法律法規(guī)的活動。八、檔案統(tǒng)計與信息化管理（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計制度，檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，形成檔案統(tǒng)計報表。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案管理工作的基本情況，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得虛報、瞞報或漏報。（二）信息化管理1.積極推進檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動化和規(guī)范化。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等功能模塊，涵蓋檔案管理的全過程。2.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄