PAGE檔案局一次性告知制度一、總則（一）目的為了提高檔案局工作效率，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，規(guī)范政務(wù)服務(wù)行為，方便公民、法人和其他組織辦事，特制定本一次性告知制度。本制度旨在確保辦事群眾能夠一次性知曉辦理檔案相關(guān)業(yè)務(wù)所需的全部信息，避免多次往返，提高辦事滿意度。依據(jù)《中華人民共和國政府信息公開條例》以及檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合檔案局實(shí)際工作情況，制定本制度，以保障公民、法人和其他組織依法獲取檔案信息的權(quán)利，促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。（二）適用范圍本制度適用于檔案局各科室、各窗口單位以及全體工作人員在辦理檔案查閱、借閱、檔案整理服務(wù)、檔案數(shù)字化加工服務(wù)、檔案鑒定銷毀服務(wù)等各類檔案業(yè)務(wù)過程中，對(duì)辦事群眾的一次性告知行為。（三）基本原則1.依法告知原則嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確、全面地向辦事群眾告知相關(guān)信息及要求，確保告知內(nèi)容合法合規(guī)。2.全面準(zhǔn)確原則一次性告知辦事群眾辦理業(yè)務(wù)所需的全部信息，包括辦理依據(jù)、條件、程序、期限、所需材料及格式要求等，做到內(nèi)容完整、準(zhǔn)確無誤。3.便民高效原則以方便辦事群眾為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化告知方式，提高告知效率，減少辦事環(huán)節(jié)，降低辦事成本，讓群眾能夠快捷、便利地了解辦事流程。4.主動(dòng)服務(wù)原則工作人員主動(dòng)向辦事群眾提供一次性告知服務(wù)，不得等待群眾詢問才進(jìn)行告知，并積極解答群眾關(guān)于告知內(nèi)容的疑問，提供必要的指導(dǎo)和幫助。二、告知內(nèi)容（一）檔案查閱服務(wù)1.辦理依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》以及相關(guān)檔案查閱利用規(guī)定。2.辦理?xiàng)l件（1）中華人民共和國公民和組織持有合法證明，如身份證、工作證、介紹信等，可按規(guī)定查閱已開放的檔案。（2）境外組織或者個(gè)人如需查閱我國檔案，須經(jīng)國家檔案局或者省、自治區(qū)、直轄市檔案局審查批準(zhǔn)。3.辦理程序（1）申請(qǐng)人向檔案局查閱窗口提出查閱申請(qǐng)，填寫查閱申請(qǐng)表，明確查閱檔案的范圍、目的等信息。（2）查閱窗口工作人員對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初審，符合條件的予以受理，并出具受理通知書；不符合條件的，告知申請(qǐng)人不予受理的理由。（3）受理申請(qǐng)后，工作人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，在檔案管理系統(tǒng)中檢索相關(guān)檔案，并調(diào)閱檔案供申請(qǐng)人查閱。（4）申請(qǐng)人查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，遵守查閱紀(jì)律，不得擅自涂改、抽取、撤換、標(biāo)注、損毀檔案。4.辦理期限對(duì)符合查閱條件的申請(qǐng)，一般在受理后的[X]個(gè)工作日內(nèi)提供檔案查閱服務(wù)；如遇特殊情況需要延期的，應(yīng)告知申請(qǐng)人并說明理由，延期最長不超過[X]個(gè)工作日。5.所需材料（1）個(gè)人查閱：有效身份證件原件及復(fù)印件。（2）單位查閱：單位介紹信、查閱人有效身份證件原件及復(fù)印件。（3）律師查閱：律師執(zhí)業(yè)證書、律師事務(wù)所介紹信、當(dāng)事人授權(quán)委托書原件及復(fù)印件。6.格式要求所有復(fù)印件應(yīng)清晰可辨，注明“此復(fù)印件與原件一致”字樣，并加蓋申請(qǐng)人或申請(qǐng)單位公章。（二）檔案借閱服務(wù)1.辦理依據(jù)同檔案查閱服務(wù)辦理依據(jù)。2.辦理?xiàng)l件（1）因工作需要，確需借閱檔案的單位或個(gè)人。（2）借閱機(jī)密級(jí)以下檔案的，須經(jīng)檔案形成部門負(fù)責(zé)人同意；借閱機(jī)密級(jí)檔案的，須經(jīng)檔案局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；借閱絕密級(jí)檔案的，必須經(jīng)檔案局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.辦理程序（1）申請(qǐng)人向檔案局借閱窗口提出借閱申請(qǐng)，填寫借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明借閱檔案的用途、期限等信息。（2）借閱窗口工作人員對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以受理，并根據(jù)檔案密級(jí)要求，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（3）審批通過后，工作人員與申請(qǐng)人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)，包括借閱期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等。（4）工作人員根據(jù)協(xié)議，為申請(qǐng)人辦理檔案借閱手續(xù)，提供檔案借閱清單，并將檔案交付申請(qǐng)人。4.辦理期限對(duì)符合借閱條件且審批通過的申請(qǐng)，自簽訂借閱協(xié)議之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)提供檔案借閱服務(wù)；借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延期的，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)，延期最長不超過[X]個(gè)工作日。5.所需材料（1）個(gè)人借閱：有效身份證件原件及復(fù)印件、單位出具的借閱證明（注明借閱用途、期限等）。（2）單位借閱：單位介紹信、查閱人有效身份證件原件及復(fù)印件、借閱檔案用途說明。（3）特殊情況借閱（如司法機(jī)關(guān)辦案等）：相關(guān)證明文件原件及復(fù)印件。6.格式要求同檔案查閱服務(wù)所需材料格式要求。（三）檔案整理服務(wù)1.辦理依據(jù)檔案管理相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及檔案局內(nèi)部工作規(guī)范。2.辦理?xiàng)l件（1）機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及其他組織有檔案整理需求，且檔案整理工作符合國家檔案管理規(guī)定。（2）提供的檔案資料完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，能夠反映本單位工作活動(dòng)和歷史面貌。3.辦理程序（1）申請(qǐng)人向檔案局檔案整理服務(wù)窗口提交檔案整理申請(qǐng)，說明檔案整理的范圍、目的、要求等基本情況，并提供擬整理檔案的清單。（2）服務(wù)窗口工作人員對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)估，確定是否具備整理?xiàng)l件。如具備條件，與申請(qǐng)人簽訂檔案整理服務(wù)合同，明確服務(wù)內(nèi)容、期限、費(fèi)用等事項(xiàng)。（3）檔案局安排專業(yè)檔案整理人員按照合同要求開展檔案整理工作，整理過程中遵循檔案整理的基本原則和方法，確保檔案整理質(zhì)量。（4）檔案整理工作完成后，整理人員對(duì)整理成果進(jìn)行自檢，確保整理后的檔案符合質(zhì)量要求。自檢合格后，提交檔案局質(zhì)量檢查部門進(jìn)行抽檢。（5）質(zhì)量檢查部門抽檢合格后，通知申請(qǐng)人驗(yàn)收。申請(qǐng)人驗(yàn)收合格后，辦理檔案交接手續(xù)，支付服務(wù)費(fèi)用。4.辦理期限根據(jù)檔案整理工作量及復(fù)雜程度，雙方在合同中約定辦理期限，一般自簽訂合同之日起[X]個(gè)工作日至[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案整理服務(wù)。如遇特殊情況需要延期的，應(yīng)提前通知申請(qǐng)人并說明理由，延期最長不超過[X]個(gè)工作日。5.所需材料（1）單位申請(qǐng)：單位介紹信、檔案整理需求說明（包括檔案形成時(shí)間、來源、數(shù)量、整理要求等）。（2）擬整理檔案清單：清單應(yīng)包含檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等詳細(xì)信息。6.格式要求單位介紹信應(yīng)加蓋單位公章，檔案整理需求說明和檔案清單應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，可采用紙質(zhì)文檔或電子文檔形式提交。（四）檔案數(shù)字化加工服務(wù)1.辦理依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等檔案數(shù)字化相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.辦理?xiàng)l件（1）機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及其他組織有檔案數(shù)字化加工需求，且具備開展數(shù)字化加工的場地、設(shè)備等條件。（2）提供的檔案資料無破損、霉變等情況，能夠滿足數(shù)字化加工要求。3.辦理程序（1）申請(qǐng)人向檔案局檔案數(shù)字化加工服務(wù)窗口提交數(shù)字化加工申請(qǐng)，明確數(shù)字化加工的范圍、要求、存儲(chǔ)格式等內(nèi)容，并提供擬數(shù)字化加工檔案的清單。（2）服務(wù)窗口工作人員對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，評(píng)估數(shù)字化加工可行性。審核通過后，與申請(qǐng)人簽訂檔案數(shù)字化加工服務(wù)合同，約定服務(wù)內(nèi)容、期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用等條款。（3）檔案局安排專業(yè)數(shù)字化加工團(tuán)隊(duì)按照合同要求進(jìn)行數(shù)字化加工，包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)。加工過程中嚴(yán)格遵守相關(guān)技術(shù)規(guī)范，確保數(shù)字化成果的準(zhǔn)確性和完整性。（4）數(shù)字化加工完成后，加工團(tuán)隊(duì)對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行自檢，自檢合格后提交檔案局質(zhì)量驗(yàn)收部門進(jìn)行驗(yàn)收。（5）質(zhì)量驗(yàn)收部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。申請(qǐng)人確認(rèn)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告后，辦理數(shù)字化成果交接手續(xù)，支付服務(wù)費(fèi)用。4.辦理期限根據(jù)檔案數(shù)字化加工量及復(fù)雜程度，雙方在合同中約定辦理期限，一般自簽訂合同之日起[X]個(gè)工作日至[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案數(shù)字化加工服務(wù)。如遇特殊情況需要延期的，應(yīng)提前告知申請(qǐng)人并說明理由，延期最長不超過[X]個(gè)工作日。5.所需材料（1）單位申請(qǐng)：單位介紹信、檔案數(shù)字化加工需求說明（包括數(shù)字化范圍、存儲(chǔ)格式、質(zhì)量要求等）。（2）擬數(shù)字化加工檔案清單：清單應(yīng)詳細(xì)列出檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。6.格式要求單位介紹信加蓋單位公章，檔案數(shù)字化加工需求說明和檔案清單應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，可采用紙質(zhì)或電子文檔形式提交。數(shù)字化成果存儲(chǔ)格式應(yīng)符合合同約定及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（五）檔案鑒定銷毀服務(wù)1.辦理依據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《各級(jí)國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》等檔案鑒定銷毀相關(guān)規(guī)定。2.辦理?xiàng)l件（1）機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及其他組織對(duì)已超過保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，需要進(jìn)行鑒定銷毀。（2）鑒定銷毀工作應(yīng)在確保檔案信息安全的前提下，按照規(guī)定程序進(jìn)行。3.辦理程序（1）申請(qǐng)人向檔案局檔案鑒定銷毀服務(wù)窗口提交檔案鑒定銷毀申請(qǐng)，說明擬鑒定銷毀檔案的范圍、形成時(shí)間、保管期限等基本情況，并提供檔案清單。（2）服務(wù)窗口工作人員對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行登記，并組織檔案局相關(guān)業(yè)務(wù)科室及專業(yè)人員組成鑒定小組。（3）鑒定小組依據(jù)檔案鑒定相關(guān)規(guī)定，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷（件）鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，提出繼續(xù)保存或調(diào)整保管期限的意見；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)。（4）檔案銷毀清冊(cè)編制完成后，報(bào)檔案局分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。審核通過后，在指定的監(jiān)督人員監(jiān)督下，由專人負(fù)責(zé)實(shí)施檔案銷毀工作。（5）檔案銷毀工作完成后，監(jiān)督人員在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀情況報(bào)告檔案局備案。4.辦理期限自收到檔案鑒定銷毀申請(qǐng)之日起，一般在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成鑒定工作；鑒定通過后，在[X]個(gè)工作日內(nèi)組織實(shí)施檔案銷毀工作。如遇特殊情況需要延期的，應(yīng)告知申請(qǐng)人并說明理由，延期最長不超過[X]個(gè)工作日。5.所需材料（1）單位申請(qǐng)：單位介紹信、檔案鑒定銷毀申請(qǐng)（包括檔案范圍、形成時(shí)間、保管期限等說明）。（2）檔案清單：詳細(xì)列出擬鑒定銷毀檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。6.格式要求單位介紹信加蓋單位公章，檔案鑒定銷毀申請(qǐng)和檔案清單應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，可采用紙質(zhì)或電子文檔形式提交。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)按照規(guī)范格式編制，包含檔案題名、年度、保管期限、文號(hào)、責(zé)任者、密級(jí)、數(shù)量等詳細(xì)信息。三、告知方式（一）現(xiàn)場告知1.在檔案局辦事大廳設(shè)置專門的一次性告知服務(wù)窗口，配備熟悉業(yè)務(wù)的工作人員，為辦事群眾提供面對(duì)面的一次性告知服務(wù)。工作人員根據(jù)群眾辦理的業(yè)務(wù)類型，詳細(xì)講解辦理流程、所需材料及相關(guān)要求，并提供書面的一次性告知書。2.在辦事大廳各業(yè)務(wù)窗口顯著位置張貼一次性告知流程圖和辦事指南，以圖文并茂的形式展示各類檔案業(yè)務(wù)的辦理流程、所需材料、辦理期限等信息，方便群眾隨時(shí)查閱。3.對(duì)于前來咨詢檔案業(yè)務(wù)的群眾，工作人員主動(dòng)上前詢問，了解其需求后，當(dāng)場進(jìn)行一次性告知，確保群眾清楚知曉辦理業(yè)務(wù)的全部信息。（二）書面告知1.制作各類檔案業(yè)務(wù)一次性告知書，內(nèi)容涵蓋辦理依據(jù)、條件、程序、期限、所需材料及格式要求等詳細(xì)信息。告知書應(yīng)采用統(tǒng)一格式，語言簡潔明了，通俗易懂。2.在群眾提交業(yè)務(wù)申請(qǐng)時(shí)，工作人員隨申請(qǐng)材料一并發(fā)放一次性告知書，并指導(dǎo)群眾閱讀，確保群眾對(duì)告知內(nèi)容理解清楚。對(duì)于重要信息，工作人員應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)講解，提醒群眾注意。3.對(duì)于通過信函、傳真等方式申請(qǐng)檔案業(yè)務(wù)的群眾，通過掛號(hào)信、特快專遞等方式寄送一次性告知書，確保群眾能夠及時(shí)收到告知信息。（三）網(wǎng)上告知1.在檔案局官方網(wǎng)站設(shè)立一次性告知專欄，將各類檔案業(yè)務(wù)的辦理指南、一次性告知書等相關(guān)信息發(fā)布在網(wǎng)站上，方便群眾隨時(shí)上網(wǎng)查詢。網(wǎng)站內(nèi)容應(yīng)及時(shí)更新，確保信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。2.利用政務(wù)服務(wù)平臺(tái)、微信公眾號(hào)等新媒體渠道，推送檔案業(yè)務(wù)辦理的一次性告知信息。通過圖文、視頻等多種形式，生動(dòng)形象地向群眾介紹辦理流程和所需材料，提高告知的直觀性和便捷性。3.提供網(wǎng)上在線咨詢功能，安排專人負(fù)責(zé)解答群眾在網(wǎng)上提出的關(guān)于檔案業(yè)務(wù)辦理的問題，及時(shí)給予一次性告知回復(fù)，實(shí)現(xiàn)與群眾的互動(dòng)交流。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案局設(shè)立專門的監(jiān)督小組，由局領(lǐng)導(dǎo)、紀(jì)檢監(jiān)察人員及群眾代表組成，負(fù)責(zé)對(duì)一次性告知制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)各科室、各窗口單位的一次性告知工作進(jìn)行抽查，檢查工作人員是否按照規(guī)定向辦事群眾提供一次性告知服務(wù)，告知內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，告知方式是否得當(dāng)?shù)取?.設(shè)立投訴舉報(bào)渠道，公布投訴舉報(bào)電話、郵箱等信息，接受辦事群眾對(duì)一次性告知工作的投訴和舉報(bào)。對(duì)群眾反映的問題，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給群眾。（二）考核辦法1.將一次性告知制度的執(zhí)行情況納入檔案局工作人員年度績效考核體系，作為評(píng)價(jià)工作人員工作業(yè)績的重要指標(biāo)之