PAGE寶武檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)寶武檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于寶武集團(tuán)總部及所屬各子公司、分公司、事業(yè)部等各級(jí)單位（以下統(tǒng)稱(chēng)“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則寶武集團(tuán)檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各單位檔案部門(mén)負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作，并接受集團(tuán)檔案管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.真實(shí)性與完整性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容完整，不遺漏重要信息。3.分類(lèi)科學(xué)與便于利用原則按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于檔案的整理、保管和查閱利用。4.安全保密原則建立健全檔案安全保密制度，采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）集團(tuán)檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定寶武集團(tuán)檔案管理制度和工作規(guī)劃。2.負(fù)責(zé)集團(tuán)總部檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各單位的檔案管理工作，組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用和升級(jí)。5.參與集團(tuán)重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)檔案的專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作。6.組織開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為公司決策提供支持。（二）各單位檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行集團(tuán)檔案管理制度，制定本單位檔案管理實(shí)施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)本單位各類(lèi)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)本單位各部門(mén)的文件材料收集、整理和歸檔工作。4.負(fù)責(zé)本單位檔案信息化建設(shè)，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確錄入和安全存儲(chǔ)。5.定期向集團(tuán)檔案管理部門(mén)報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表和工作總結(jié)。6.配合集團(tuán)檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、考核和編研等工作。（三）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理和初步分類(lèi)工作。2.按照檔案管理要求，定期將本部門(mén)整理好的文件材料移交至本單位檔案管理部門(mén)。3.協(xié)助本單位檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案利用工作，提供相關(guān)檔案信息。三、文件材料的形成與收集（一）文件材料形成要求1.各單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件材料，應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體，字跡清晰，圖像完整。電子文件應(yīng)采用通用格式，確保數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期可讀性。（二）文件材料收集范圍1.黨群工作類(lèi)：包括黨組織建設(shè)、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類(lèi)：包括公司決議、決定、規(guī)章制度、會(huì)議文件、人事管理、財(cái)務(wù)管理、行政管理等方面形成的文件材料。3.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)：包括市場(chǎng)調(diào)研、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、物資管理、設(shè)備管理、安全管理等方面形成的文件材料。4.生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)：包括科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、工藝文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備圖紙、操作規(guī)程等方面形成的文件材料。5.基本建設(shè)類(lèi)：包括工程項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收等方面形成的文件材料。6.會(huì)計(jì)檔案類(lèi)：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等方面形成的文件材料。7.職工檔案類(lèi)：包括職工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、工資待遇、考核獎(jiǎng)懲等方面形成的文件材料。（三）文件材料收集時(shí)間1.承辦部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將文件材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的文件材料，承辦部門(mén)應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集和整理工作，并移交至本單位檔案管理部門(mén)。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)、會(huì)計(jì)檔案、職工檔案等一級(jí)類(lèi)目。2.一級(jí)類(lèi)目下根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)，進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類(lèi)目、三級(jí)類(lèi)目等。例如，行政管理類(lèi)可細(xì)分為綜合管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理等二級(jí)類(lèi)目；人力資源管理二級(jí)類(lèi)目下可再細(xì)分人員招聘、培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)、績(jī)效考核等三級(jí)類(lèi)目。（三）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的分類(lèi)方法進(jìn)行整理。將同一年度的文件材料按照保管期限（永久、長(zhǎng)期、短期）分開(kāi)，再按照機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行排列，編目裝訂。2.科技檔案：按照項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)階段的分類(lèi)方法進(jìn)行整理。將同一項(xiàng)目的文件材料按照專(zhuān)業(yè)（如設(shè)計(jì)、施工、設(shè)備等）進(jìn)行分類(lèi)，再按照項(xiàng)目實(shí)施階段（如前期準(zhǔn)備、建設(shè)過(guò)程、竣工驗(yàn)收等）進(jìn)行排列，編目裝訂。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)年度保管期限類(lèi)別進(jìn)行整理。將同一會(huì)計(jì)年度的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等按照保管期限（永久、定期）分開(kāi)，再按照類(lèi)別（如憑證類(lèi)、賬簿類(lèi)、報(bào)表類(lèi)等）進(jìn)行排列，編目裝訂。4.職工檔案：按照職工個(gè)人進(jìn)行整理，將職工的各類(lèi)檔案材料按照一定順序排列，編目裝訂。（四）編號(hào)與編目1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則。采用全宗號(hào)分類(lèi)號(hào)年度保管期限件號(hào)（或卷號(hào)）的編號(hào)方法。例如，寶武集團(tuán)[全宗號(hào)][分類(lèi)號(hào)][年度][保管期限][件號(hào)（或卷號(hào)）]。2.編目應(yīng)包括檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。編制檔案目錄，打印裝訂成冊(cè)，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.各單位應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作，規(guī)格統(tǒng)一，標(biāo)識(shí)清晰。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為[X]年。短期保管的檔案：凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。2.各單位應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限，并在檔案整理過(guò)程中進(jìn)行標(biāo)注。（四）檔案定期清查1.各單位檔案管理部門(mén)應(yīng)每年定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.清查工作應(yīng)形成記錄，包括檔案數(shù)量、保管狀況、存在問(wèn)題及處理情況等，并由清查人員簽字確認(rèn)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果真實(shí)可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案專(zhuān)家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否仍具有查考利用價(jià)值。2.檔案的保管期限是否符合規(guī)定。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門(mén)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級(jí)等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、服務(wù)大局、方便利用、確保安全的原則，在保護(hù)檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各單位和部門(mén)因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱寶武集團(tuán)檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度，經(jīng)集團(tuán)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。3.涉及檔案信息公開(kāi)的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司信息公開(kāi)制度執(zhí)行。（三）利用方式1.查閱：利用者可到檔案庫(kù)房查閱紙質(zhì)檔案，也可通過(guò)檔案管理系統(tǒng)查閱電子檔案。查閱紙質(zhì)檔案應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。3.出具證明：利用者需要檔案管理部門(mén)出具檔案證明的，檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容如實(shí)出具，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。（四）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間目的、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、歸還時(shí)間等信息。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、利用和共享。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像清晰、完整。2.數(shù)字化加工過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、編研等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化流程。2.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理功能，根據(jù)不同用戶(hù)的職責(zé)和需求，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息安全。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.建