PAGE中國中鐵檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中國中鐵檔案室的管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高公司檔案管理水平，保障公司各項(xiàng)工作的順利開展，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中國中鐵總部及所屬各單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法管理原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，依法開展檔案管理工作，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。3.服務(wù)利用原則充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，為公司決策、生產(chǎn)經(jīng)營、科研創(chuàng)新等各項(xiàng)工作提供有效支持。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置中國中鐵設(shè)立檔案室，負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理。檔案室配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的齊全完整和安全。3.開展檔案鑒定工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，為檔案利用提供便利。5.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，開展檔案編研工作。6.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.對(duì)所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。8.負(fù)責(zé)公司檔案庫房的管理，確保檔案庫房的安全和整潔，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)歸檔。2.負(fù)責(zé)將本部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、整理，并定期移交檔案室。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，積極提供檔案利用線索，協(xié)助查閱檔案。4.加強(qiáng)對(duì)本部門兼職檔案人員的管理和培訓(xùn)，提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在籌備、成立、運(yùn)營等各個(gè)階段形成的文件材料，包括公司章程、董事會(huì)決議、營業(yè)執(zhí)照等。2.公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的各類文件，如項(xiàng)目合同、技術(shù)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、市場營銷資料等。3.公司科研項(xiàng)目形成的科研文件，包括科研計(jì)劃、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利文件等。4.公司行政管理工作中形成的文件，如公文、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案、行政事務(wù)文件等。5.公司黨群工作中形成的文件，如黨組織文件、工會(huì)文件、共青團(tuán)文件等。6.公司所屬單位上報(bào)的各類文件材料。7.其他具有保存價(jià)值應(yīng)歸檔的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)，編制卷內(nèi)目錄和備考表。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.電子檔案按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，同時(shí)做好電子文件的元數(shù)據(jù)管理和備份工作。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品、檔案裝具等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。4.嚴(yán)格控制庫房溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（二）檔案裝具1.檔案裝具應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，選用質(zhì)量可靠、便于存放和管理的檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)分類編號(hào)，便于查找和管理。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列存放，做到排列有序，存放整齊。2.不同載體的檔案應(yīng)分開存放，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并做好備份。3.對(duì)重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（四）檔案安全防護(hù)1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行庫房出入登記制度。2.安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案庫房進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、準(zhǔn)確。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司的主要職能活動(dòng)和歷史面貌。2.檔案的保存價(jià)值，包括現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究價(jià)值。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（四）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。1.永久保管的檔案反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司發(fā)展具有重要查考利用價(jià)值的檔案。2.長期保管的檔案在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作具有查考利用價(jià)值的檔案。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作具有查考利用價(jià)值的檔案。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案題名、年度、保管期限、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、密級(jí)等內(nèi)容。3.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)永久保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)信息。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。（二）移交工作1.公司所屬單位因機(jī)構(gòu)撤銷、合并等原因，應(yīng)將本單位的檔案按照規(guī)定及時(shí)移交檔案室。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。3.檔案室應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案移交工作的順利進(jìn)行。4.對(duì)移交的檔案，檔案室應(yīng)按照公司檔案管理要求進(jìn)行整理和保管。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.服務(wù)優(yōu)先原則以服務(wù)公司各項(xiàng)工作為宗旨，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守檔案安全保密規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱公司檔案，應(yīng)依法辦理查閱手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向檔案室提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱公司檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（四）利用方式1.查閱利用者可在檔案室查閱檔案原件或復(fù)印件，檔案室應(yīng)提供必要的查閱條件。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[具體期限]。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（五）利用登記檔案室應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、查閱或借閱時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、用途等內(nèi)容。利用登記應(yīng)長期保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案收集管理實(shí)現(xiàn)檔案收集信息的在線錄入、審核和歸檔，提高檔案收集工作的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.檔案整理編目支持檔案的分類、編號(hào)、編目等整理工作，自動(dòng)生成檔案目錄和檢索工具。3.檔案存儲(chǔ)管理對(duì)電子檔案進(jìn)行安全存儲(chǔ)和備份，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)的集中管理和共享。4.檔案檢索利用提供便捷的檔案檢索功能，支持按多種條件進(jìn)行檢索，方便利用者快速查找所需檔案。5.檔案鑒定銷毀實(shí)現(xiàn)檔案鑒定工作流程的信息化管理，自動(dòng)生成檔案鑒定報(bào)告和銷毀清冊(cè)。6.統(tǒng)計(jì)報(bào)表生成根據(jù)檔案管理數(shù)據(jù)自動(dòng)生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)管理1.建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。2.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備