PAGE叢臺區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)叢臺區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本區(qū)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于叢臺區(qū)各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映本單位各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則全面收集、整理本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的完整性。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）管理職責(zé)1.區(qū)檔案局職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本區(qū)檔案工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。對全區(qū)各單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，依法查處檔案違法行為。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和社會(huì)檔案意識。負(fù)責(zé)接收、征集、整理、保管和提供利用本區(qū)重要檔案資料，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。2.各單位檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家和本區(qū)有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和規(guī)章制度，建立健全本單位的檔案管理制度。負(fù)責(zé)本單位各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。按照規(guī)定向區(qū)檔案局移交應(yīng)歸檔的檔案，并做好檔案的查閱、借閱服務(wù)工作。組織開展本單位檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用。負(fù)責(zé)對本單位下屬部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期組織檔案工作檢查。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。本單位形成的各種公文，包括請示、報(bào)告、決定、決議、通知、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等。本單位與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。本單位的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、大事記等。2.科技檔案本單位在科研、生產(chǎn)、建設(shè)等活動(dòng)中形成的項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究報(bào)告、技術(shù)方案、圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、產(chǎn)品樣本等。本單位引進(jìn)的新技術(shù)、新設(shè)備的相關(guān)文件資料，包括技術(shù)合同、設(shè)備說明書、安裝調(diào)試記錄等。3.人事檔案本單位工作人員的履歷材料、自傳、鑒定、考核、考察材料。學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評鑒、培訓(xùn)等材料。黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料、工資待遇、任免、出國（境）等材料。4.會(huì)計(jì)檔案本單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等財(cái)務(wù)核算資料。銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表等其他會(huì)計(jì)資料。5.聲像檔案本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等聲像資料。反映本單位重大事件、重要活動(dòng)、領(lǐng)導(dǎo)視察等內(nèi)容的聲像記錄。6.電子檔案本單位形成的電子文件，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。經(jīng)過數(shù)字化處理的紙質(zhì)檔案的電子副本。（二）收集要求1.及時(shí)性各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，定期移交本單位檔案管理部門。2.完整性收集的文件材料應(yīng)齊全完整，確保反映本單位各項(xiàng)工作的全貌。3.準(zhǔn)確性收集的文件材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，不得涂改、偽造。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)按照文件材料的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用整理后的檔案應(yīng)便于查找、借閱和統(tǒng)計(jì)，提高檔案管理工作效率。（四）整理方法1.文書檔案整理分類：按照年度機(jī)構(gòu)保管期限進(jìn)行分類。編號：對每份文件進(jìn)行編號，確保文件的唯一性。編目：編制文件目錄，包括文件編號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)等內(nèi)容。裝訂：將每份文件按照一定順序裝訂成冊，確保文件的整齊牢固。2.科技檔案整理分類：按照項(xiàng)目專業(yè)保管期限進(jìn)行分類。編號：對每個(gè)項(xiàng)目、專業(yè)進(jìn)行編號，便于管理和查找。編目：編制科技檔案目錄，包括項(xiàng)目名稱、編號、專業(yè)分類、文件題名、日期等內(nèi)容。組卷：將相關(guān)的科技文件材料組成案卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序。3.人事檔案整理分類：按照檔案材料的內(nèi)容進(jìn)行分類，如履歷類、學(xué)歷學(xué)位類、黨團(tuán)類等。編號：對每份檔案材料進(jìn)行編號，便于查找和管理。編目：編制人事檔案目錄，包括材料名稱、編號、日期等內(nèi)容。裝訂：將每份檔案材料按照一定順序裝訂成冊，確保檔案的整齊美觀。4.會(huì)計(jì)檔案整理分類：按照會(huì)計(jì)年度保管期限進(jìn)行分類。編號：對每個(gè)會(huì)計(jì)年度的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號，便于管理和查找。編目：編制會(huì)計(jì)檔案目錄，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等的名稱、編號、日期等內(nèi)容。組卷：將會(huì)計(jì)憑證按月裝訂成冊，會(huì)計(jì)賬簿按年度整理歸檔，財(cái)務(wù)報(bào)告按年度單獨(dú)組卷。5.聲像檔案整理分類：按照載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類。編號：對每份聲像檔案進(jìn)行編號，注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。編目：編制聲像檔案目錄，包括編號、題名、日期、載體形式等內(nèi)容。存儲：將聲像檔案存儲在合適的載體上，并做好備份，確保檔案的安全。6.電子檔案整理分類：按照電子文件的來源、內(nèi)容、保管期限等進(jìn)行分類。編號：對每份電子文件進(jìn)行編號，確保文件的唯一性。編目：編制電子檔案目錄，包括文件編號、題名、日期、存儲位置等內(nèi)容。存儲：將電子文件存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并建立相應(yīng)的存儲管理制度。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案當(dāng)年形成的文書檔案，在次年上半年完成歸檔。2.科技檔案項(xiàng)目結(jié)束后，應(yīng)在三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.人事檔案工作人員離職后，其檔案應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。4.會(huì)計(jì)檔案年度終了后，會(huì)計(jì)檔案可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后移交本單位檔案管理部門統(tǒng)一保管。5.聲像檔案活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理歸檔，一般不超過三個(gè)月。6.電子檔案電子文件形成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔。（二）歸檔要求1.齊全完整歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，符合整理要求。2.質(zhì)量合格歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備。3.編目準(zhǔn)確歸檔的文件材料應(yīng)編目準(zhǔn)確，便于查找和利用。（三）保管期限1.永久保管本單位制定的法規(guī)性文件、重要會(huì)議文件、重要請示報(bào)告、年度綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。本單位機(jī)構(gòu)演變、人事任免、重要合同協(xié)議等文件材料。本單位重要的聲像檔案、電子檔案等。2.定期保管定期保管期限分為30年、10年。一般的文書檔案、科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。（四）保管條件1.庫房建設(shè)檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、防火防盜的地方。庫房應(yīng)具備必要的防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等設(shè)備。2.溫濕度控制庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.檔案裝具應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案的安全存放。4.安全管理建立健全檔案庫房安全管理制度，加強(qiáng)對庫房的日常管理和巡查。配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。四、檔案的查閱與利用（一）查閱原則1.依法依規(guī)查閱檔案應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位的檔案管理制度。2.手續(xù)完備查閱檔案應(yīng)辦理必要的手續(xù)，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。3.保護(hù)安全查閱檔案時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全，不得涂改、損壞、丟失檔案。（二）查閱范圍1.本單位工作人員因工作需要，本單位工作人員可查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外單位人員外單位因工作需要查閱本單位檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。（三）查閱手續(xù)1.填寫申請表查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.審批申請表經(jīng)本單位相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱檔案。3.登記檔案管理部門對查閱檔案的情況進(jìn)行登記，包括查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。（四）利用方式1.原件查閱經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人可查閱檔案原件。2.復(fù)印件提供如需提供檔案復(fù)印件，應(yīng)由檔案管理部門工作人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印，并加蓋檔案管理部門印章。3.電子檔案提供對于電子檔案，可根據(jù)查閱人的需求，提供電子副本或打印件。（五）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱、利用涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案。2.重要檔案對于重要檔案的查閱和利用，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并做好記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查對檔案進(jìn)行全面審查，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。2.實(shí)事求是根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，實(shí)事求是地確定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.成立鑒定小組由本單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案工作人員組成鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。2.明確職責(zé)分工鑒定小組應(yīng)明確各成員的職責(zé)分工，確保鑒定工作的順利進(jìn)行。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每份檔案進(jìn)行直接審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，確定其保存價(jià)值。2.綜合判斷法綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、社會(huì)需求等因素，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行綜合判斷。（四）銷毀程序一旦確定檔案需要銷毀，應(yīng)嚴(yán)格按照以下程序進(jìn)行：1.編制銷毀清冊由檔案管理部門工作人員編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批《檔案銷毀清冊》經(jīng)本單位相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.監(jiān)銷記錄監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，注明銷毀日期和方式，并將銷毀清冊存檔。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。檔案的查閱、借閱、利用情況。檔案的鑒定、銷毀情況。2.統(tǒng)計(jì)要求檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時(shí)間報(bào)送。（二）