PAGE物業(yè)公檔案管理員制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物業(yè)管理檔案的規(guī)范化管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有物業(yè)管理項(xiàng)目涉及的檔案管理工作，包括但不限于物業(yè)接管驗(yàn)收檔案、業(yè)主檔案、物業(yè)維修檔案、財(cái)務(wù)檔案、行政檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的檔案管理部門或崗位，對各類物業(yè)管理檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映物業(yè)管理活動的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，手續(xù)完備。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對涉及公司機(jī)密和業(yè)主隱私的檔案嚴(yán)格保密。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案的利用價(jià)值，為公司物業(yè)管理決策和日常工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定檔案管理工作規(guī)劃和年度計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)公司各類物業(yè)管理檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理工作流程和操作規(guī)范，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理，保障檔案保管環(huán)境的安全和適宜。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程查詢利用。6.對公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)和考核。7.參與公司物業(yè)管理項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收和交接工作，負(fù)責(zé)檔案資料的審核和接收。8.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在物業(yè)管理活動中形成的各類文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常事務(wù)，協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔和查詢利用等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保本部門檔案的安全和完整，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。4.在開展物業(yè)管理工作過程中，及時(shí)將涉及檔案管理的相關(guān)信息反饋給檔案管理部門，配合檔案管理部門做好檔案的動態(tài)管理。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、編目準(zhǔn)確。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱、歸還手續(xù)，對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)催還到期借閱檔案。5.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入和更新檔案信息，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、登記和造冊，按照規(guī)定程序辦理審批手續(xù)后組織銷毀。7.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)接管驗(yàn)收檔案：包括物業(yè)項(xiàng)目立項(xiàng)文件、規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、施工竣工驗(yàn)收資料、設(shè)備設(shè)施清單及技術(shù)資料、物業(yè)質(zhì)量保修文件等。2.業(yè)主檔案：包括業(yè)主基本信息登記表、購房合同、入住資料、裝修申請表及審批資料、維修基金繳存記錄等。3.物業(yè)維修檔案：包括維修申請單、維修工單、維修記錄、更換零部件清單、維修費(fèi)用結(jié)算單等。4.財(cái)務(wù)檔案：包括物業(yè)管理費(fèi)收繳記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、發(fā)票存根、費(fèi)用報(bào)銷憑證等。5.行政檔案：包括公司文件、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、培訓(xùn)資料等。6.其他與物業(yè)管理活動相關(guān)的文件材料，如投訴處理記錄、社區(qū)文化活動資料、應(yīng)急預(yù)案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門在物業(yè)管理活動中形成的各類文件材料，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的書寫工具。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲。（三）整理方法1.檔案管理人員按照檔案分類方案對收集到的文件材料進(jìn)行分類整理，確保同一類檔案集中存放，便于查找和管理。2.對每份文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和檢索。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容，便于查閱。4.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于翻閱和保存。對于幅面過大的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。5.對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案索引，確保電子檔案的存儲和管理符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門兼職檔案管理員應(yīng)定期將整理好的檔案移交檔案管理部門，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行審核，對不符合歸檔要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.檔案應(yīng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行歸檔，同一類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列，確保檔案排列有序，便于查找和利用。（二）保管期限1.物業(yè)接管驗(yàn)收檔案、業(yè)主檔案等永久性保存。2.物業(yè)維修檔案、財(cái)務(wù)檔案等保存期限為[X]年。3.行政檔案中重要文件材料永久性保存，一般性文件材料保存期限為[X]年。4.其他檔案的保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但不得少于[X]年。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案保管環(huán)境安全適宜。2.檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，標(biāo)識清晰，便于查找。對于珍貴檔案或易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)核對，確保檔案賬實(shí)相符。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照或摘錄檔案內(nèi)容。如因特殊情況需要復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上注明用途。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字確認(rèn)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀程序1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，銷毀過程應(yīng)在檔案管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行。2.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司物業(yè)管理檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程查詢利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.將各類物業(yè)管理檔案數(shù)據(jù)錄入信息管理系統(tǒng)，建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與交換，為公司各部門提供便捷的檔案查詢和利用服務(wù)，支持物業(yè)管理決策和業(yè)務(wù)協(xié)同。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理規(guī)范和信息管理系統(tǒng)要求，及時(shí)將檔案信息錄入系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案一致。2.定期對檔案信息進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)處理檔案信息變更情況，并在系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的修改和調(diào)整。3.建立檔案信息備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，對不同用戶賦予不同的操作