PAGE某局檔案管理責任制度一、總則（一）目的為加強某局檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于某局機關各部門、直屬單位以及下屬分支機構的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指某局在履行職能活動中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，包括文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等。（四）管理原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則某局檔案工作實行統(tǒng)一領導，由局辦公室負責全局檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調和監(jiān)督指導，各部門、直屬單位以及下屬分支機構負責本部門檔案的收集、整理、保管和利用等具體工作。2.集中管理與分散保管相結合原則重要檔案由局檔案室集中統(tǒng)一保管，各部門、直屬單位以及下屬分支機構根據(jù)工作需要，可自行保管部分常用檔案，但應定期向局檔案室移交相關檔案資料，并接受局檔案室的監(jiān)督檢查。3.維護檔案的完整與安全原則采取有效措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密，確保檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性，維護檔案的安全。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案信息化水平，方便檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案管理職責（一）局辦公室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理規(guī)章制度，并組織實施。2.負責全局檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導，定期對各部門、直屬單位以及下屬分支機構的檔案管理工作進行檢查和考核。3.負責局檔案室的建設和管理，配備必要的檔案管理人員和設施設備，確保檔案管理工作的正常開展。4.負責接收、整理、保管全局重要檔案資料，建立健全檔案檢索體系，提高檔案信息化管理水平，為全局各項工作提供檔案信息服務。5.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育工作，提高全局檔案管理人員的業(yè)務素質和檔案意識。6.組織開展檔案鑒定、銷毀等工作，按照規(guī)定程序對已失去保存價值的檔案進行處置。（二）各部門、直屬單位以及下屬分支機構職責1.負責本部門檔案工作的組織領導，明確檔案管理責任人，確保檔案管理工作落到實處。2.按照檔案管理要求，做好本部門文件材料的收集、整理、歸檔和保管工作，定期向局檔案室移交應歸檔的檔案資料。3.建立健全本部門檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。4.積極配合局辦公室開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助，及時反饋檔案管理工作中存在的問題和建議。5.負責本部門檔案的查閱和利用工作，嚴格按照規(guī)定程序辦理檔案查閱手續(xù)，確保檔案的合理使用。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，遵守本局檔案管理規(guī)章制度，履行檔案管理職責。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.負責檔案的保管和保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和泄密，確保檔案的安全。4.負責檔案的信息化錄入和維護工作，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案檢索和利用效率。5.負責檔案的查閱和利用服務工作，按照規(guī)定程序辦理檔案查閱手續(xù)，為查閱人員提供必要的幫助和支持。6.負責檔案的統(tǒng)計和分析工作，及時掌握檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，并向上級主管部門報送相關統(tǒng)計報表。7.積極參加檔案業(yè)務培訓和學習，不斷提高自身業(yè)務素質和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.在本局履行職能活動中形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等具有保存價值的材料。2.本局召開的重要會議、舉辦的重大活動形成的文件、資料、照片、錄像等。3.本局制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等文件材料。4.本局與上級機關、其他單位及社會組織之間往來的文件、函件、合同、協(xié)議等。5.本局干部職工在工作中形成的具有一定參考價值的文件、筆記、手稿等。6.其他需要歸檔保存的文件材料。（二）收集要求1.各部門、直屬單位以及下屬分支機構應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應符合檔案保管要求。3.對具有保存價值的電子文件，應同時收集其紙質版本，并確保電子文件與紙質文件內容一致，同時做好電子文件的備份和存儲工作。4.各部門、直屬單位以及下屬分支機構應定期將收集的文件材料移交本部門檔案管理人員進行整理，不得積壓或擅自銷毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，確保檔案分類科學、合理。3.檔案整理應做到規(guī)范化、標準化，符合國家有關檔案整理的標準和規(guī)范要求。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內容和性質，將檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等，目錄應詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，便于檔案的查閱和利用。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，不得壓字、掉頁，保持檔案的完整性。四、檔案的保管（一）保管場所1.局檔案室應具備專門的檔案保管場所，保管場所應符合安全、防火、防潮、防蟲、防盜等要求，配備必要的檔案保管設施設備，如檔案柜、防火設備、溫濕度控制設備等。2.檔案保管場所應保持清潔、整齊，嚴禁堆放雜物，確保檔案保管環(huán)境良好。（二）保管要求1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類存放，排列整齊，便于查找和利用。2.對重要檔案和易損檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、密封包裝等。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，采取必要的防護措施，確保檔案的安全。5.對電子檔案應進行備份存儲，備份存儲介質應定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全和完整。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映本局主要職能活動和基本歷史面貌的，對本局工作、國家建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.長期保管的檔案凡是在較長時間內對本局工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案凡是在較短時間內對本局工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。檔案保管期限的確定，應根據(jù)檔案的內容和性質，按照國家有關規(guī)定和本局實際情況進行合理劃分。五、檔案的利用（一）利用范圍本局工作人員因工作需要，可查閱、借閱本局保管的檔案。外單位因工作需要查閱本局檔案的，應按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。（二）利用要求1.查閱、借閱檔案應填寫查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內容、期限等信息，經本部門負責人簽字同意后，交局檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。對涉及重要機密的檔案，查閱、借閱申請人還應報局領導審批。2.查閱、借閱檔案應在局檔案室指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印、拍照、摘錄檔案內容的，應經局檔案室同意，并按照規(guī)定進行操作。3.查閱、借閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、丟失檔案材料，確保檔案的完整和安全。4.查閱、借閱檔案應按時歸還，如需延期使用，應辦理延期手續(xù)。對逾期未歸還的檔案，局檔案室應及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應處理。（三）利用登記局檔案室應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱、借閱日期、查閱、借閱人姓名、部門、查閱、借閱內容、審批情況、歸還日期等信息，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、區(qū)別對待、準確判定的原則，確保鑒定結果客觀、公正、準確。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、業(yè)務骨干等。檔案鑒定小組負責對本局保管的檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見和處理建議。（三）鑒定方法1.審查檔案的內容和形式，包括文件的來源、形成時間、保管期限、密級等信息，判斷檔案是否具有保存價值。2.結合本局工作實際，分析檔案對當前和今后工作的利用價值，確定檔案的保管期限是否需要調整。3.參考國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)范，對檔案進行綜合評估，確保鑒定結果符合要求。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經局辦公室負責人審核，報局領導批準后，方可進行銷毀。3.在檔案銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清單上簽字確認，并將銷毀情況記錄在案。4.銷毀后的檔案銷毀清單應妥善保管，保存期限與被銷毀檔案的保管期限相同。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立健全本局檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理要求1.按照國家有關檔案信息化建設的標準和規(guī)范，建立本局檔案數(shù)據(jù)庫，將各類檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、加密技術、用戶認證等措施，確保檔案信息的安全。3.定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，備份存儲介質應異地存放，確保檔案數(shù)據(jù)在發(fā)生意外情況時能夠及時恢復。4.不斷完善檔案信息化管理系統(tǒng)的功能，提高檔案檢索和利用效率，為全局各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務。（三）電子文件管理1.加強對電子文件的收集、整理、歸檔和保管工作，確保電子文件的真實、完整、準確和安全。2.按照國家有關電子文件管理的