PAGE公文收發(fā)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公文收發(fā)與檔案管理工作，確保公文傳遞準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，檔案資料完整、規(guī)范、有效，提高公司行政管理效率和決策科學(xué)性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在公文收發(fā)與檔案管理方面的活動(dòng)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則公文收發(fā)與檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)定，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則公文傳遞要做到及時(shí)、迅速，避免延誤；檔案管理要注重時(shí)效性，便于查詢和利用，提高工作效率。3.安全保密原則加強(qiáng)公文收發(fā)與檔案管理過程中的安全防范措施，確保文件不丟失、不損壞、不泄密，維護(hù)公司信息安全。4.集中統(tǒng)一原則公司公文收發(fā)與檔案管理工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確歸口部門和職責(zé)分工，確保管理工作的一致性和協(xié)調(diào)性。二、公文收發(fā)管理（一）收文管理1.收文渠道公司收文主要通過郵政快遞、機(jī)要通信、電子公文交換系統(tǒng)、公司內(nèi)部辦公平臺(tái)等渠道進(jìn)行。2.收文登記對(duì)收到的公文，由專人負(fù)責(zé)在收文登記簿上進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括：收文日期、來文單位、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、附件等。對(duì)于電子公文，應(yīng)記錄文件的收發(fā)時(shí)間、文件名、發(fā)件人等信息，并及時(shí)下載保存。3.收文初審收文登記后，由專人對(duì)公文進(jìn)行初審，重點(diǎn)審查公文的來文渠道、格式、密級(jí)、緊急程度等是否符合要求。對(duì)于不符合要求的公文，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。4.收文分辦根據(jù)初審結(jié)果，將公文按照公司內(nèi)部職責(zé)分工和領(lǐng)導(dǎo)批示意見進(jìn)行分辦。屬于一般性公文，直接分發(fā)給相關(guān)部門辦理；屬于重要公文或需領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，及時(shí)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批。5.收文傳閱需公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱的公文，由專人負(fù)責(zé)按照領(lǐng)導(dǎo)排序依次呈送傳閱，并做好傳閱記錄。傳閱過程中，要及時(shí)掌握領(lǐng)導(dǎo)的批示意見，不得積壓或延誤。6.收文辦理承辦部門收到分辦的公文后，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)限和要求認(rèn)真辦理，并將辦理結(jié)果及時(shí)反饋給發(fā)文單位或相關(guān)部門。對(duì)于需要回復(fù)的公文，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)擬好復(fù)文，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后交辦公室核稿，再呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。7.收文催辦辦公室負(fù)責(zé)對(duì)收文辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，定期檢查承辦部門的辦理進(jìn)度，及時(shí)提醒承辦部門按時(shí)完成公文辦理任務(wù)。對(duì)逾期未辦理的公文，要查明原因，督促承辦部門盡快辦理，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（二）發(fā)文管理1.發(fā)文擬稿公司各部門需要發(fā)文時(shí)，由部門負(fù)責(zé)人指定專人擬稿。擬稿人應(yīng)根據(jù)發(fā)文目的和要求，認(rèn)真撰寫文件內(nèi)容，確保文件表述準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范。擬稿過程中，要充分征求相關(guān)部門和人員的意見，對(duì)涉及多個(gè)部門的事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行會(huì)簽。2.發(fā)文審核擬稿完成后，由擬稿部門負(fù)責(zé)人對(duì)文稿進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、政策要求，是否與公司整體工作部署相一致，文字表述是否準(zhǔn)確、通順等。審核通過后的文稿交辦公室進(jìn)行核稿，辦公室核稿人員主要審核文件格式、文種使用、密級(jí)標(biāo)注、附件等是否規(guī)范，是否需要會(huì)簽其他部門等。3.發(fā)文簽發(fā)經(jīng)核稿后的文稿，按照公司發(fā)文審批權(quán)限呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。一般性公文由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重要公文或涉及公司重大事項(xiàng)的公文，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。4.發(fā)文編號(hào)辦公室對(duì)已簽發(fā)的公文進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，確保文號(hào)的唯一性和規(guī)范性。文號(hào)格式一般為：公司代字+年份+序號(hào)，如[公司簡(jiǎn)稱]發(fā)〔20XX〕XX號(hào)。5.發(fā)文印制根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見和編號(hào)后的文稿，辦公室安排專人進(jìn)行印制。印制過程中要確保文件格式清晰、排版規(guī)范、印刷質(zhì)量良好。對(duì)于涉密文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行印制，采取加密存儲(chǔ)、專人印制、嚴(yán)格登記等措施，防止文件泄密。6.發(fā)文用印公文印制完成后，由辦公室負(fù)責(zé)加蓋公司印章。用印前要認(rèn)真核對(duì)文件內(nèi)容、文號(hào)、簽發(fā)人等信息，確保無誤后方可蓋章。嚴(yán)格執(zhí)行用印審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自用印。用印登記內(nèi)容包括：用印日期、文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)、用印人等。7.發(fā)文分發(fā)根據(jù)文件發(fā)送范圍和要求，辦公室將印制好并加蓋印章的公文進(jìn)行分發(fā)。對(duì)于紙質(zhì)公文，通過郵政快遞、機(jī)要通信等方式發(fā)送；對(duì)于電子公文，通過公司內(nèi)部辦公平臺(tái)或電子公文交換系統(tǒng)發(fā)送，并做好發(fā)送記錄。三、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案包括公司各類行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。行政檔案按照文件性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，便于查詢和管理。2.業(yè)務(wù)檔案涵蓋公司各業(yè)務(wù)部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類文件資料，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、客戶資料等。業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)類型和項(xiàng)目階段進(jìn)行分類，確保檔案內(nèi)容與業(yè)務(wù)工作緊密關(guān)聯(lián)。3.科技檔案主要涉及公司在科研、技術(shù)創(chuàng)新、工程建設(shè)等方面產(chǎn)生的文件，如科研項(xiàng)目申報(bào)書、技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等?？萍紮n案按照項(xiàng)目類別和技術(shù)流程進(jìn)行分類，便于對(duì)公司科技成果進(jìn)行系統(tǒng)管理。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集范圍包括本部門在工作活動(dòng)中形成的各種文件、資料、圖表、聲像等載體的材料。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大項(xiàng)目等活動(dòng)形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)收集整理，并在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門。（三）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作，確保檔案排列有序、目錄清晰、裝訂牢固。3.對(duì)于電子檔案，要進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。同時(shí)，要定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案歸檔1.整理后的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，按照檔案保管期限和分類順序依次存放于檔案庫房。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。3.建立檔案歸檔登記制度，記錄檔案歸檔日期、檔案名稱、類別、數(shù)量等信息，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（五）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司重要的規(guī)章制度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重大合同協(xié)議、人事任免文件等。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為[X]年，一般包括公司一般性業(yè)務(wù)文件、項(xiàng)目文檔等。短期保管的檔案保管期限為[X]年，如臨時(shí)性的文件資料、一般性會(huì)議記錄等。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，準(zhǔn)確確定檔案的保管期限，并在檔案整理過程中進(jìn)行標(biāo)注。（六）檔案利用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.如需復(fù)印、摘抄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印、摘抄的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。4.外單位因工作需要查閱公司檔案時(shí)，須持單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，嚴(yán)格控制查閱范圍和時(shí)間。（七）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，組成由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和公司領(lǐng)導(dǎo)參加的鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、類別、數(shù)量和銷毀原因等，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀工作應(yīng)在公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的名稱、數(shù)量等信息，確保銷毀徹底。4.檔案銷毀過程中，要做好記錄工作，記錄銷毀日期、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。四、信息化管理與安全保障（一）信息化管理1.建立公司公文收發(fā)與檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公文的在線收發(fā)、流轉(zhuǎn)、審批、查詢和檔案的數(shù)字化管理。2.加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的功能和性能。3.對(duì)公文收發(fā)與檔案管理信息系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)不同崗位和職責(zé)設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，防止信息泄露和非法操作。（二）安全保障1.加強(qiáng)公文收發(fā)與檔案管理過程中的安全防范措施，對(duì)檔案庫房配備必要的安全設(shè)備，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度控制設(shè)備等。2.對(duì)涉密公文和檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、專人保管、限制訪問等措施，防止信息泄露。3.定期對(duì)公文收發(fā)與檔案管理工作進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對(duì)發(fā)生的安全事故，要及時(shí)報(bào)告并采取有效措施進(jìn)行處理，同時(shí)追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門公文收發(fā)與檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括收文登記、分辦、傳閱、辦理情況，發(fā)文擬稿、審核、簽發(fā)、印制、分發(fā)情況，檔案收集、整理、歸檔、保管、利用情況等。2.監(jiān)督檢查可以采取定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。