PAGE晉中市檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)晉中市檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于晉中市各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則。全面收集和整理各類檔案，保證檔案的齊全和完整。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為各項(xiàng)工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置晉中市設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌全市檔案管理工作。各單位應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專（兼）職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本市檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全市檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。3.接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)各類檔案，確保檔案的安全和完整。4.開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為社會(huì)提供檔案查閱、咨詢等服務(wù)。5.參與重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作，指導(dǎo)項(xiàng)目建設(shè)單位做好檔案管理。（三）專（兼）職檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的安全和保密。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中的問(wèn)題。4.積極開(kāi)展檔案編研工作，為單位提供決策支持和歷史資料。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料。2.本單位工作中形成的各種門類和載體的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音錄像等。3.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位有關(guān)的文件材料。4.本單位對(duì)外交往中形成的重要文件材料。5.本單位機(jī)構(gòu)變動(dòng)、人員任免等文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集各類文件材料。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，字跡清楚，簽署完備。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并進(jìn)行有效的備份存儲(chǔ)。（三）歸檔程序1.文件材料形成部門或個(gè)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的文件材料移交本單位檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的文件材料進(jìn)行審核，檢查其完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.對(duì)符合要求的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，然后進(jìn)行裝訂、裝盒，編制檔案目錄。4.將整理好的檔案按照年度、類別等進(jìn)行排列上架，建立檔案檢索體系。四、檔案的整理與分類（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案：按照年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、類別進(jìn)行分類。4.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容等進(jìn)行分類。5.電子檔案：按照文件類別、時(shí)間等進(jìn)行分類。（三）編號(hào)規(guī)則1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的形式，如“2023永久001”。2.科技檔案編號(hào)：根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和管理需要制定編號(hào)規(guī)則，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)：按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別分別編號(hào)。4.聲像檔案編號(hào)：結(jié)合拍攝時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行編號(hào)。5.電子檔案編號(hào)：與紙質(zhì)檔案編號(hào)相對(duì)應(yīng)，便于查找和關(guān)聯(lián)。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和排列順序，便于查閱和檢索。3.在檔案目錄中應(yīng)注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案存放安全。2.對(duì)不同載體的檔案應(yīng)采用相應(yīng)的保管裝具，如電子檔案應(yīng)配備專用存儲(chǔ)設(shè)備。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案損壞、丟失等問(wèn)題。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)措施，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等。（四）檔案保護(hù)技術(shù)1.采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)，如對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行消毒、去污、修復(fù)等處理。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)等，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行技術(shù)檢查和維護(hù)，確保檔案的質(zhì)量和安全。六、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理制度。2.方便快捷原則。簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高利用效率，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。3.保密安全原則。在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與本單位有關(guān)的檔案，須經(jīng)本單位檔案管理部門批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱檔案，應(yīng)按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本單位人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)本單位檔案管理部門審核后，按照規(guī)定查閱。（四）利用方式1.提供檔案原件查閱，利用者應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱，不得擅自將檔案帶出。2.對(duì)不宜提供原件查閱或利用者需要復(fù)制檔案的，經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)后，可以提供復(fù)印件，并加蓋檔案管理部門印章。3.根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案編研資料、專題信息等服務(wù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果客觀公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干以及相關(guān)部門代表組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期或不定期鑒定。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、保管期限等因素，綜合判定檔案的價(jià)值。2.對(duì)反映本單位重要職能活動(dòng)、具有歷史查考價(jià)值、涉及重大事件等檔案，應(yīng)予以重點(diǎn)保存。3.對(duì)已過(guò)保管期限、失去保存價(jià)值的檔案，可考慮進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見(jiàn)，并編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、數(shù)量等信息。3.將《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)銷。5.監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，注明銷毀日期和方式。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案服務(wù)水平。（二）數(shù)字化工作1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性。3.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，完善檔案信息資源。（三）信息化管理系統(tǒng)1.選用功能完善、安全可靠的檔案信息化管理系統(tǒng)，滿足檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求。2.系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和信息化。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（四）信息安全保障1.建立檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全的保護(hù)。2.采取數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制等技術(shù)手段，防止檔案信息泄露和被非法篡改。3.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的操作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體晉中市檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)全市檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，各單位檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本單位檔案管理工作進(jìn)行自查自糾。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開(kāi)展情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全保障措施的落實(shí)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。每年組織一次全市檔案管理工作專項(xiàng)檢查，對(duì)各單位檔案管理情況進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查。根據(jù)工作需要，對(duì)部分單位檔案管理工作進(jìn)行隨機(jī)抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。3.專項(xiàng)督查。對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目、重大活動(dòng)檔案管理情況進(jìn)行專項(xiàng)督查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。