PAGE監(jiān)理資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司監(jiān)理資料檔案管理，確保監(jiān)理資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、有效和及時(shí)歸檔，提高監(jiān)理工作質(zhì)量和管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承接的各類建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理資料檔案的管理。（三）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司設(shè)立專門的資料檔案管理部門，負(fù)責(zé)全公司監(jiān)理資料檔案的統(tǒng)一管理；各項(xiàng)目監(jiān)理部負(fù)責(zé)本項(xiàng)目監(jiān)理資料的收集、整理、歸檔等具體工作，并接受公司資料檔案管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則。監(jiān)理資料應(yīng)如實(shí)反映監(jiān)理工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則。涵蓋監(jiān)理工作全過程形成的各類文件、記錄、報(bào)表等資料，確保資料齊全。4.準(zhǔn)確性原則。資料內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，簽字蓋章齊全有效。5.及時(shí)性原則。各項(xiàng)監(jiān)理資料應(yīng)隨工作進(jìn)展及時(shí)形成、收集、整理和歸檔，不得積壓延誤。二、管理職責(zé)（一）公司資料檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善監(jiān)理資料檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)對各項(xiàng)目監(jiān)理部資料檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和考核。3.組織監(jiān)理資料檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)監(jiān)理資料檔案的集中保管和定期整理、鑒定、銷毀等工作。5.建立公司監(jiān)理資料檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料的電子化管理和共享。（二）項(xiàng)目監(jiān)理部職責(zé)1.按照本制度及相關(guān)要求，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目監(jiān)理資料的收集、整理、分類、編目、裝訂等日常管理工作。配備專職或兼職資料員，負(fù)責(zé)具體資料管理工作。對監(jiān)理資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性負(fù)責(zé)。2.在項(xiàng)目監(jiān)理過程中，督促監(jiān)理人員及時(shí)形成各項(xiàng)監(jiān)理資料，并對資料的質(zhì)量進(jìn)行審核把關(guān)。3.定期將整理好的監(jiān)理資料移交公司資料檔案管理部門歸檔保存。4.負(fù)責(zé)向建設(shè)單位、施工單位等相關(guān)方提供所需的監(jiān)理資料。（三）監(jiān)理人員職責(zé)1.按照監(jiān)理工作程序和規(guī)范，及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄和形成各自工作范圍內(nèi)的監(jiān)理資料，確保資料真實(shí)反映監(jiān)理工作情況。2.對所形成的監(jiān)理資料進(jìn)行初步整理，交項(xiàng)目資料員統(tǒng)一匯總。3.配合資料員做好監(jiān)理資料的審核、歸檔等工作，對資料的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。三、監(jiān)理資料的分類與歸檔范圍（一）監(jiān)理規(guī)劃1.工程項(xiàng)目概況。2.監(jiān)理工作范圍、內(nèi)容、目標(biāo)。3.監(jiān)理工作依據(jù)。4.監(jiān)理組織形式、人員配備及進(jìn)退場計(jì)劃、監(jiān)理人員崗位職責(zé)。5.監(jiān)理工作程序。6.監(jiān)理工作方法及措施。7.監(jiān)理工作制度。8.監(jiān)理設(shè)施。（二）監(jiān)理實(shí)施細(xì)則1.專業(yè)工程特點(diǎn)。2.監(jiān)理工作流程。3.監(jiān)理工作要點(diǎn)。4.監(jiān)理工作方法及措施。（三）施工組織設(shè)計(jì)/（專項(xiàng)）施工方案審查1.施工組織設(shè)計(jì)/（專項(xiàng)）施工方案報(bào)審表。2.施工組織設(shè)計(jì)/（專項(xiàng)）施工方案及審批意見。（四）施工進(jìn)度計(jì)劃審查1.施工總進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表。2.階段性施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表。3.施工進(jìn)度計(jì)劃及審批意見。（五）工程開工報(bào)審1.工程開工報(bào)審表。2.施工許可證。3.施工組織設(shè)計(jì)已獲總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)。4.施工管理人員及施工人員已到位，主要工程材料已落實(shí)。5.進(jìn)場道路及水、電、通訊等已滿足開工要求。（六）工程復(fù)工報(bào)審1.工程復(fù)工報(bào)審表。2.導(dǎo)致工程暫停原因已消除的證明文件。（七）分包單位資格審查1.分包單位資格報(bào)審表。2.分包單位營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)資質(zhì)等級證書、安全生產(chǎn)許可證、類似工程業(yè)績等資料。3.分包單位專職管理人員和特種作業(yè)人員的資格證書。（八）見證取樣和平行檢驗(yàn)1.見證取樣送檢計(jì)劃。2.見證記錄。3.平行檢驗(yàn)記錄。（九）工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)驗(yàn)1.檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄。2.分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄。3.分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄。4.單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄。（十）旁站記錄對關(guān)鍵部位、關(guān)鍵工序的旁站監(jiān)理記錄。（十一）工程變更1.工程變更單。2.工程變更的相關(guān)文件、圖紙等資料。（十二）工程計(jì)量與工程款支付1.工程計(jì)量報(bào)審表。2.工程款支付報(bào)審表。3.工程計(jì)量及工程款支付相關(guān)資料。（十三）監(jiān)理通知單1.監(jiān)理通知單。2.回復(fù)單及整改情況復(fù)查記錄。（十四）工程暫停令1.工程暫停令。2.工程暫停原因及復(fù)工條件的相關(guān)資料。（十五）監(jiān)理月報(bào)1.本月工程概況。2.本月工程形象進(jìn)度。3.工程進(jìn)度。4.工程質(zhì)量。5.工程計(jì)量與工程款支付。6.合同其他事項(xiàng)的處理情況。7.本月監(jiān)理工作小結(jié)。（十六）監(jiān)理工作總結(jié)1.工程概況。2.監(jiān)理組織機(jī)構(gòu)、監(jiān)理人員和投入的監(jiān)理設(shè)施。3.監(jiān)理合同履行情況。4.監(jiān)理工作成效。5.施工過程中出現(xiàn)的問題及其處理情況和建議。6.工程照片及聲像資料。（十七）質(zhì)量評估報(bào)告工程竣工預(yù)驗(yàn)收合格后，由總監(jiān)理工程師組織各專業(yè)監(jiān)理工程師編制的工程質(zhì)量評估報(bào)告。（十八）其他資料1.監(jiān)理工作會議紀(jì)要。2.來往函件。3.工程安全管理資料。4.工程環(huán)境保護(hù)管理資料。5.工程資料移交清單等。四、監(jiān)理資料的收集與整理（一）收集要求1.資料收集應(yīng)貫穿監(jiān)理工作全過程，各監(jiān)理人員應(yīng)及時(shí)將各自工作中形成的資料移交項(xiàng)目資料員。2.資料收集應(yīng)確保齊全、完整，包括與工程建設(shè)相關(guān)的各種文件、記錄、報(bào)表、圖片、音像等。3.對于來自建設(shè)單位、施工單位及其他相關(guān)方的文件資料，應(yīng)及時(shí)簽收、登記，并妥善保管。（二）整理要求1.項(xiàng)目資料員應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的資料進(jìn)行及時(shí)整理，確保資料分類清晰、編號規(guī)范。2.資料應(yīng)采用A4紙張打印或復(fù)印，簽字蓋章應(yīng)齊全清晰。3.對于同一事項(xiàng)的資料應(yīng)集中整理，按照時(shí)間順序排列，便于查閱和歸檔。4.電子資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，確保數(shù)據(jù)安全、可查。五、監(jiān)理資料的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)定期（每月或每季度）將整理好的監(jiān)理資料移交公司資料檔案管理部門歸檔。2.歸檔資料應(yīng)編制歸檔清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.歸檔資料應(yīng)進(jìn)行分類裝訂，每卷（冊）應(yīng)編制目錄，注明資料名稱、日期、編號等信息。（二）保管要求1.公司資料檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施，確保檔案安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。3.對歸檔的監(jiān)理資料應(yīng)建立電子和紙質(zhì)檔案索引，便于快速查找和利用。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。六、監(jiān)理資料的查閱與借閱（一）查閱要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱監(jiān)理資料，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到資料檔案管理部門查閱。2.查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將資料帶出檔案庫房。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損。（二）借閱要求1.因特殊情況需要借閱監(jiān)理資料的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管資料，不得轉(zhuǎn)借他人，確保資料按時(shí)歸還。4.歸還資料時(shí)，資料檔案管理部門應(yīng)對資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。七、監(jiān)理資料的保密與銷毀（一）保密要求1.監(jiān)理資料涉及工程建設(shè)各方的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密，所有接觸和管理資料的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得向任何單位和個(gè)人泄露監(jiān)理資料的內(nèi)容。3.在對外提供監(jiān)理資料時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批，確保資料的合法使用。（二）銷毀要求1.對已失去保存價(jià)值的監(jiān)理資料，應(yīng)