PAGE學(xué)生管理檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)生管理檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保學(xué)生檔案信息的完整、準(zhǔn)確、安全，充分發(fā)揮學(xué)生檔案在教育教學(xué)、學(xué)生管理、就業(yè)指導(dǎo)等工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體學(xué)生管理檔案的建立、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：學(xué)生檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、獎(jiǎng)懲等情況，確保檔案信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集學(xué)生各方面的資料，保證檔案內(nèi)容完整無(wú)缺。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，保護(hù)學(xué)生個(gè)人隱私，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理工作，確保檔案格式、內(nèi)容等符合要求。二、檔案內(nèi)容（一）學(xué)生基本信息1.個(gè)人基本情況：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、家庭住址、聯(lián)系電話等。2.學(xué)籍信息：入學(xué)時(shí)間、學(xué)制、專業(yè)、班級(jí)、學(xué)號(hào)等。（二）學(xué)習(xí)成績(jī)檔案1.課程成績(jī)單：每學(xué)期各課程的考試成績(jī)、考查成績(jī)等。2.補(bǔ)考、重修記錄：詳細(xì)記錄學(xué)生補(bǔ)考、重修的課程及成績(jī)。（三）獎(jiǎng)懲情況1.獎(jiǎng)勵(lì)記錄：包括學(xué)校、學(xué)院及班級(jí)頒發(fā)的各類獎(jiǎng)學(xué)金、榮譽(yù)稱號(hào)、競(jìng)賽獲獎(jiǎng)等情況。2.處分記錄：對(duì)學(xué)生違反校規(guī)校紀(jì)所給予的警告、嚴(yán)重警告、記過(guò)、留校察看、開(kāi)除學(xué)籍等處分情況。（四）綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)1.品德表現(xiàn)：包括思想政治素質(zhì)、道德品質(zhì)、行為規(guī)范等方面的評(píng)價(jià)。2.社會(huì)實(shí)踐：參與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的情況及評(píng)價(jià)。3.學(xué)業(yè)表現(xiàn)：學(xué)習(xí)態(tài)度、學(xué)習(xí)能力、創(chuàng)新能力等方面的評(píng)價(jià)。4.身心健康：體育鍛煉、心理健康等方面的評(píng)價(jià)。（五）黨團(tuán)組織材料1.入黨（團(tuán)）申請(qǐng)書(shū)：學(xué)生加入中國(guó)共產(chǎn)黨（共青團(tuán)）的申請(qǐng)書(shū)。2.入黨（團(tuán)）志愿書(shū)：詳細(xì)記錄學(xué)生入黨（團(tuán)）的過(guò)程及相關(guān)信息。3.思想?yún)R報(bào)：學(xué)生定期向黨組織（團(tuán)組織）匯報(bào)思想情況的材料。4.轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)：預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正時(shí)提交的申請(qǐng)書(shū)。（六）就業(yè)材料1.就業(yè)推薦表：學(xué)校為畢業(yè)生出具的就業(yè)推薦材料。2.就業(yè)協(xié)議書(shū)：畢業(yè)生與用人單位簽訂的就業(yè)協(xié)議。3.畢業(yè)生登記表：全面反映畢業(yè)生在校期間綜合情況的表格。（七）其他材料1.體檢表：學(xué)生入學(xué)及在校期間的體檢報(bào)告。2.學(xué)生證、校園卡等個(gè)人證件復(fù)印件。3.其他與學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活相關(guān)的重要材料。三、檔案建立與收集（一）檔案建立流程1.新生入學(xué)時(shí)：由招生部門(mén)負(fù)責(zé)收集新生的基本信息，包括錄取通知書(shū)、個(gè)人基本情況登記表等，并移交至學(xué)生管理部門(mén)。2.學(xué)生入學(xué)后：輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)組織學(xué)生填寫(xiě)各類檔案表格，如學(xué)籍信息表、個(gè)人簡(jiǎn)歷等，并及時(shí)收集整理學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況等材料。3.黨團(tuán)組織材料：由黨團(tuán)組織負(fù)責(zé)收集整理學(xué)生的入黨（團(tuán)）申請(qǐng)書(shū)、志愿書(shū)、思想?yún)R報(bào)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)等材料，并及時(shí)移交至學(xué)生管理部門(mén)。4.就業(yè)材料：在學(xué)生畢業(yè)前，就業(yè)指導(dǎo)部門(mén)負(fù)責(zé)組織學(xué)生填寫(xiě)就業(yè)推薦表、就業(yè)協(xié)議書(shū)，并收集畢業(yè)生登記表等材料，移交至學(xué)生管理部門(mén)。（二）材料收集要求1.及時(shí)收集：各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)收集相關(guān)材料，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性。2.真實(shí)準(zhǔn)確：提供材料的部門(mén)和個(gè)人應(yīng)確保材料內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，不得弄虛作假。3.完整齊全：收集的材料應(yīng)符合檔案內(nèi)容要求，確保檔案的完整性。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.分類整理：按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類，如基本信息、學(xué)習(xí)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況等。2.順序排列：同一類別的材料按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.編目編號(hào)：對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄，便于查找和管理。（二）整理方法1.裝訂成冊(cè)：將每份材料按照順序裝訂成冊(cè)，確保材料牢固、整齊。2.編頁(yè)編號(hào)：對(duì)裝訂成冊(cè)的材料進(jìn)行編頁(yè)編號(hào)，標(biāo)注頁(yè)碼范圍。3.編制目錄：根據(jù)檔案內(nèi)容編制詳細(xì)的目錄，包括類別、序號(hào)、材料名稱、日期等信息，并打印成冊(cè)。（三）歸檔要求1.定期歸檔：學(xué)生管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)整理好的檔案進(jìn)行歸檔，一般每學(xué)期末進(jìn)行一次集中歸檔。2.專柜存放：將歸檔后的檔案存放在專門(mén)的檔案柜中，按照類別和年級(jí)進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.建立電子檔案：同時(shí)建立學(xué)生管理檔案的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案信息錄入電子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。五、檔案保管（一）保管期限1.永久保管：學(xué)生的黨團(tuán)組織材料、就業(yè)材料等重要檔案應(yīng)永久保管。2.定期保管：學(xué)習(xí)成績(jī)檔案、獎(jiǎng)懲情況等檔案保管期限為[X]年，期滿后按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。（二）保管條件1.檔案庫(kù)房：應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，保持庫(kù)房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.防火防盜：檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，確保檔案安全。3.專人管理：安排專人負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的管理，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。六、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)生本人：學(xué)生有權(quán)查閱自己的檔案，但需填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)輔導(dǎo)員簽字同意后，方可查閱。2.學(xué)校內(nèi)部人員：學(xué)校教職工因工作需要查閱學(xué)生檔案的，需填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)生管理部門(mén)查閱。查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.校外單位：校外單位因工作需要查閱學(xué)生檔案的，需出具單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到學(xué)生管理部門(mén)查閱。查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（二）查閱程序1.申請(qǐng)：查閱人填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.審批：查閱申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交學(xué)生管理部門(mén)。3.查閱：學(xué)生管理部門(mén)安排專人陪同查閱人到檔案庫(kù)房查閱檔案，查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。4.登記：查閱人查閱檔案后，應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)，記錄查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.畢業(yè)生檔案：畢業(yè)生畢業(yè)后需將檔案轉(zhuǎn)遞至就業(yè)單位或人才交流中心等。2.轉(zhuǎn)學(xué)學(xué)生檔案：學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)的，需將檔案轉(zhuǎn)遞至轉(zhuǎn)入學(xué)校。3.其他情況：因特殊原因需要轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案的，按照相關(guān)規(guī)定辦理。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.審核：學(xué)生管理部門(mén)對(duì)轉(zhuǎn)遞檔案的原因、接收單位等進(jìn)行審核，確保轉(zhuǎn)遞信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.密封：將檔案材料進(jìn)行密封，并在封口處加蓋學(xué)校公章。3.轉(zhuǎn)遞：通過(guò)機(jī)要交通、專人送取或郵政特快專遞等方式將檔案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并要求接收單位在檔案回執(zhí)上簽字蓋章后返回學(xué)校。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.及時(shí)轉(zhuǎn)遞：應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)遞至接收單位，確保檔案的時(shí)效性。2.安全轉(zhuǎn)遞：選擇安全可靠轉(zhuǎn)遞方式，確保檔案在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中不丟失、不損壞。3.記錄備案：對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，備案留存。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期鑒定：學(xué)生管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次。2.全面審查：對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行全面審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和保存意義，確定是否需要銷(xiāo)毀。3.集體決策：鑒定工作應(yīng)由學(xué)生管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)專業(yè)人員組成鑒定小組，通過(guò)集體討論的方式做出鑒定結(jié)論。（二）鑒定方法1.直接鑒定：鑒定人員直接對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行審查，判斷檔案的價(jià)值。2.綜合評(píng)估：綜合考慮檔案的形成時(shí)間年限、內(nèi)容重要性、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估。（三）銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清單：對(duì)確定需要銷(xiāo)毀的檔案，編制銷(xiāo)毀清單，注明檔案類別、序號(hào)、名稱、日期等信息。2.審批：銷(xiāo)毀清單經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀實(shí)施：由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷(xiāo)毀工作，確保檔案徹底銷(xiāo)毀，防止檔案信息泄露。4.記錄備案：對(duì)檔案銷(xiāo)毀的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，備案留存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立電子檔案系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)學(xué)生管理檔案的電子化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.數(shù)據(jù)共享：與學(xué)校其他部門(mén)的信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，為學(xué)校管理決策提供支持。3.安全保障：確保電子檔案系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，保護(hù)檔案信息安全。（二）電子檔案管理1.數(shù)據(jù)錄入：將紙質(zhì)檔案中的信息準(zhǔn)確錄入電子檔案系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.數(shù)據(jù)維護(hù)：定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.數(shù)據(jù)備份：建立電子檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息安全管理1.安全