PAGE某單位檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強本單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在單位各項工作中的作用，特制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本單位檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則各部門及員工應及時、準確地將工作中形成的各種文件材料收集齊全，保證檔案內容的真實、完整，不得遺漏、篡改或偽造檔案材料。3.分類科學原則按照檔案的形成規(guī)律和特點，對檔案進行科學分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則加強檔案的安全保護措施，確保檔案的安全保管，防止檔案的損壞、丟失和泄密。嚴格遵守國家有關檔案保密的法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，要采取嚴格的保密措施。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.上級機關文件包括上級機關發(fā)來的各類文件、通知、指示、批復等，以及本單位上報上級機關的請示、報告等文件材料。2.本單位文件（1）綜合性文件如單位年度工作計劃、總結、報告、規(guī)章制度、會議紀要、大事記等。（2）人事文件包括員工招聘、錄用、考核、晉升、獎懲、調動、退休等方面的文件材料。（3）財務文件如財務預算、決算、審計報告、會計憑證、賬簿等。（4）行政事務文件如辦公用品采購、固定資產(chǎn)管理、車輛管理、辦公場所租賃等方面的文件材料。3.會議文件各類會議的通知、議程、報告、決議、記錄等文件材料。4.信訪文件群眾來信、來訪記錄及處理結果等文件材料。（二）業(yè)務管理類檔案1.業(yè)務工作文件各業(yè)務部門在開展業(yè)務工作過程中形成的各類文件、合同、協(xié)議、報表、統(tǒng)計資料等。2.項目檔案（1）項目立項文件包括項目可行性研究報告及其批復、項目建議書及其批復等。（2）項目設計文件如項目初步設計、施工圖設計等文件材料。（3）項目招投標文件包括招標文件、投標文件、評標報告等。（4）項目合同文件與項目相關的各類合同，如建設工程合同、采購合同、技術服務合同等。（5）項目施工文件施工過程中的各類文件，如施工組織設計、施工日志、工程變更記錄、質量檢驗報告等。（6）項目竣工驗收文件包括竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質量評定文件等。（三）科技類檔案1.科研項目檔案（1）科研項目立項文件包括項目申請書、可行性研究報告、項目計劃任務書及其批復等。（2）科研項目研究過程文件如研究方案、實驗記錄、研究報告、論文發(fā)表等文件材料。（3）科研項目成果鑒定文件包括成果鑒定申請書、鑒定證書、查新報告等。（4）科研項目知識產(chǎn)權文件如專利申請文件、軟件著作權登記文件等。2.設備儀器檔案（1）設備儀器購置文件包括設備儀器采購合同、發(fā)票、驗收報告等。（2）設備儀器安裝調試文件如安裝調試記錄、操作規(guī)程、使用說明書等。（3）設備儀器維護保養(yǎng)文件包括維護保養(yǎng)計劃、維修記錄、故障報告等。（4）設備儀器報廢文件如報廢申請、審批文件、報廢清單等。（四）聲像檔案1.照片檔案反映本單位重要活動、會議、工程建設、科研成果等方面的照片，包括底片、照片說明等。2.錄音檔案記錄本單位重要會議、講座、節(jié)目等內容的錄音帶、光盤等。3.錄像檔案反映本單位工作動態(tài)、活動情況、項目進展等方面的錄像帶、光盤等。（五）電子檔案1.辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件如電子公文、電子報表、電子合同等。2.業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)如財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)、業(yè)務管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)、科研項目管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。3.網(wǎng)站信息檔案本單位網(wǎng)站發(fā)布的各類信息，包括網(wǎng)頁內容、信息發(fā)布記錄等。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.員工在工作中形成的文件材料，應及時交本部門指定人員，不得據(jù)為己有或擅自銷毀。3.對于外來文件，如上級機關文件、合作單位文件等，由文件接收部門負責收集，并及時交綜合檔案室歸檔。（二）文件材料的整理1.歸檔文件應按照分類方案進行分類整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.每份文件應齊全完整，如有破損、缺頁等情況，應進行修補或復制。3.文件材料應按照一定的順序排列，如按時間順序、重要程度等排列。4.歸檔文件應編制頁碼，并填寫卷內文件目錄，注明文件的題名、日期、文號、責任者等信息。（三）文件材料的裝訂1.歸檔文件一般應采用左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于保管和利用。2.對于紙張規(guī)格不一致、厚度相差較大的文件，應進行折疊或粘貼處理，使其整齊劃一。（四）檔案編目1.綜合檔案室應根據(jù)檔案整理情況，編制檔案目錄，包括全宗號、目錄號、案卷號（或件號）、題名、日期、責任者、保管期限等信息。2.檔案目錄應打印成冊，并建立電子目錄，便于查詢和利用。（五）檔案裝盒1.檔案應裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關信息，如全宗號、目錄號、案卷號（或件號）、保管期限等。2.檔案盒應按照一定的順序排列上架，便于查找和管理。四、檔案歸檔時間（一）行政管理類檔案1.當年形成的行政管理類文件，應在次年上半年整理歸檔完畢。2.人事檔案應在員工離職后一個月內整理歸檔。3.財務檔案應按照國家有關財務檔案管理規(guī)定的時間要求進行歸檔。（二）業(yè)務管理類檔案1.業(yè)務工作文件應在業(yè)務工作結束后一個月內整理歸檔。2.項目檔案應在項目竣工驗收后三個月內整理歸檔。（三）科技類檔案1.科研項目檔案應在項目結題后三個月內整理歸檔。2.設備儀器檔案應在設備儀器報廢后一個月內整理歸檔。（四）聲像檔案聲像檔案應在相關活動結束后及時整理歸檔，確保聲像資料的完整性和準確性。（五）電子檔案電子檔案應定期進行備份，并按照規(guī)定的時間要求進行歸檔。對于重要的電子檔案，應實行雙套制備份，分別存儲在不同的介質上。五、檔案保管期限（一）永久保管1.本單位制定的具有長遠查考利用價值的規(guī)章制度、重要會議記錄、大事記等文件材料。2.本單位機構演變、人事任免、獎懲等方面的重要文件材料。3.本單位涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的重要文件材料。4.本單位重大項目、重要科研成果等方面的檔案。（二）定期保管1.30年保管（1）本單位一般性的文件材料，如年度工作計劃、總結、報告等。（2）本單位業(yè)務工作中形成的具有一定查考利用價值的文件材料，如業(yè)務報表、統(tǒng)計資料等。（3）本單位一般性的會議文件、信訪文件等。2.10年保管（1）本單位臨時性的文件材料，如短期工作計劃、通知等。（2）本單位一般性的行政事務文件，如辦公用品采購清單、車輛維修記錄等。檔案保管期限的劃分應根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定和本單位的實際情況確定，確保檔案的保管期限合理、準確。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.綜合檔案室應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應組成鑒定小組，由綜合檔案室負責人、業(yè)務部門負責人及相關專業(yè)人員組成，對檔案進行全面審查。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的內容、價值、保管期限等因素，對檔案進行逐卷（件）鑒定，提出存毀意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀清冊，報本單位領導審批。2.檔案銷毀清冊應包括檔案的題名、日期、文號、責任者、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀工作應在本單位領導批準后，由綜合檔案室指定專人負責實施，并在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進行銷毀。4.監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，確保檔案銷毀工作的真實性和合法性。5.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應永久保存。七、檔案查閱與利用（一）查閱權限1.本單位員工因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到綜合檔案室查閱。2.外單位人員查閱本單位檔案，應持單位介紹信，經(jīng)本單位主管領導批準后，方可查閱。查閱重要檔案或涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，須經(jīng)本單位保密部門同意。3.查閱檔案應在綜合檔案室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案內容，應經(jīng)綜合檔案室同意，并按規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）利用方式1.檔案利用方式包括查閱、借閱、復印、摘錄等。2.借閱檔案應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和綜合檔案室負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案應妥善保管，并按時歸還。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告綜合檔案室，并承擔相應的責任。（三）檔案利用登記綜合檔案室應對檔案利用情況進行登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內容、歸還時間等信息。檔案利用登記應定期進行統(tǒng)計分析，并向本單位領導報告。八、檔案信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.綜合檔案室應逐步推進檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案數(shù)字化應按照國家有關檔案數(shù)字化技術標準和規(guī)范進行，確保數(shù)字化檔案的質量。3.數(shù)字化檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的數(shù)據(jù)存儲設備上。（二）檔案信息系統(tǒng)建設1.本單位應建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作的信息化管理。2.檔案信息管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析等功能，方便檔案管理人員和利用者使用。3.檔案信息管理系統(tǒng)應設置用戶權限管理功能，確保檔案信息的安全保密。（三）電子檔案管理1.電子檔案應按照國家有關電子檔案管理的規(guī)定進行管理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。2.電子檔案應進行分類存儲，并建立相應的索引目錄，便于查詢和利用。3.電子檔案應定期進行備份，并采取數(shù)據(jù)加密、病毒防護等安全措施，防止電子檔案的損壞、丟失和泄密。九、檔案人員職責（一）綜合檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負責本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導各部門檔案工作，對各部門檔案工作進行監(jiān)督檢查。4.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育工作，提高檔案人員的業(yè)務素質和全體員工的檔案意識。5.負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化工作，建立檔案信息管理系統(tǒng)。6.根據(jù)國家有關規(guī)定和本單位實際情況，做好檔案的鑒定與銷毀工作。7.完成本單位領導交辦的其他檔案工作任務。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的日常收集、整理、保管等工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.按照檔案分類方案和整理要求，對檔案進行分類整理、編目、裝盒等工作。3.負責檔案的查閱、借閱登記和利用服務工作，為利用者提供方便快捷的檔案信息服務。4.定期對檔案進行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.參與檔案鑒定與銷毀工作，負責檔案銷毀清冊的編制和監(jiān)銷工作。6.協(xié)助綜合檔案室負責人做好檔案信息化建設工作，負責電子檔案的管理和維護。7.完成綜合檔