PAGE城建檔案館各項制度一、總則（一）目的為加強城建檔案館的管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，確保城建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本城建檔案館全體工作人員，以及涉及城建檔案形成、移交、利用等相關(guān)活動的單位和個人。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開展城建檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一原則：城建檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。3.完整準(zhǔn)確原則：全面、系統(tǒng)地收集和整理城建檔案，保證檔案內(nèi)容的真實、準(zhǔn)確。4.安全保密原則：采取有效措施確保城建檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。5.服務(wù)利用原則：積極開發(fā)利用城建檔案資源，為城市建設(shè)和社會發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.各類城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中形成的具有保存價值的文件、圖紙、圖表、照片、錄像、電子數(shù)據(jù)等資料。2.城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目檔案，包括道路、橋梁、隧道、給排水、供電、供氣、供熱、通信等工程檔案。3.房屋建筑工程檔案，包括新建、改建、擴建工程的前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等。4.市政公用設(shè)施工程檔案，包括城市道路照明、環(huán)境衛(wèi)生、園林綠化等工程檔案。5.重點建設(shè)項目檔案，按照國家和地方有關(guān)規(guī)定進行收集。6.城市地下管線工程檔案，包括地下管線的規(guī)劃、設(shè)計、施工、運行維護等方面的檔案。（二）收集要求1.項目建設(shè)單位應(yīng)在項目建設(shè)過程中同步收集、整理項目檔案，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.各參建單位應(yīng)按照合同約定，及時向建設(shè)單位移交各自形成的項目檔案。3.建設(shè)單位在項目竣工驗收前，應(yīng)組織對項目檔案進行預(yù)驗收，確保檔案符合歸檔要求。4.對重大建設(shè)項目和重要城市基礎(chǔ)設(shè)施項目，應(yīng)實行檔案專項驗收制度，驗收合格后方可進行項目竣工驗收。（三）收集程序1.檔案形成單位或個人應(yīng)在檔案形成后及時整理，并向城建檔案館報送檔案收集清單。2.城建檔案館收到檔案收集清單后，應(yīng)及時與檔案形成單位或個人溝通，確定檔案移交時間和方式。3.檔案形成單位或個人按照約定的時間和方式，將檔案移交至城建檔案館。4.城建檔案館對移交的檔案進行核對、清點，辦理交接手續(xù)。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照城建檔案的內(nèi)容和載體形式，分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等類別。2.紙質(zhì)檔案按照工程建設(shè)項目、專業(yè)類別等進行分類，如城市規(guī)劃檔案、建筑工程檔案、市政工程檔案等。3.電子檔案按照文件格式、存儲位置等進行分類管理。4.聲像檔案按照拍攝時間、內(nèi)容主題等進行分類整理。（三）整理方法1.紙質(zhì)檔案的整理包括裝訂、編頁、編號、編目等環(huán)節(jié)。2.電子檔案的整理包括數(shù)據(jù)錄入、分類存儲、建立索引等工作。3.聲像檔案的整理包括標(biāo)注拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容摘要等信息，并進行數(shù)字化處理。（四）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)做到分類科學(xué)、排列有序、編號規(guī)范、編目準(zhǔn)確。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案保管制度（一）保管場所1.城建檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等設(shè)施。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進行存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案架上，排列整齊，便于查找和利用。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并按照規(guī)定進行備份。4.聲像檔案應(yīng)存放在專門的音像柜中，并進行編號管理。（三）保管期限1.城建檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。2.對城市規(guī)劃、建設(shè)、管理具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。4.對在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限一般為5年以下。（四）保管措施1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時進行調(diào)節(jié)。3.定期對檔案進行消毒、殺蟲處理，防止檔案受到蟲害和霉變。4.對電子檔案應(yīng)定期進行維護和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等工作中需要查閱城建檔案的單位和個人。2.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察機關(guān)等依法需要查閱城建檔案的單位。3.其他經(jīng)城建檔案館批準(zhǔn)可以查閱城建檔案的單位和個人。（二）利用方式1.查閱：利用者可到城建檔案館查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。2.借閱：對確需借出檔案的利用者，經(jīng)城建檔案館批準(zhǔn)后可辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制：利用者可根據(jù)需要復(fù)制檔案資料，但應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。（三）利用程序1.利用者應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用期限等信息。2.城建檔案館對利用申請表進行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)。3.利用者按照批準(zhǔn)的利用方式和范圍進行檔案利用。4.利用者歸還檔案時，應(yīng)辦理歸還手續(xù)，確保檔案的完整和安全。（四）利用要求1.利用者應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、污損、標(biāo)記、抽取、撤換等。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，利用者應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露。3.利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定繳納復(fù)制費用。六、檔案鑒定與銷毀制度（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合城建檔案的實際情況進行鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判定檔案的價值。3.嚴格履行鑒定程序，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由城建檔案館負責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成。2.檔案鑒定小組負責(zé)對館藏檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其價值。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合實際情況確定檔案的保管期限。3.對已到保管期限的檔案，進行重點鑒定，決定是否繼續(xù)保存或銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行造冊登記，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.將造冊登記的檔案清單報城建檔案館負責(zé)人審核批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由專人負責(zé)對擬銷毀的檔案進行銷毀，銷毀過程應(yīng)進行記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、銷毀人員、監(jiān)銷人員等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認。七、檔案統(tǒng)計制度（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.城建檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等信息。3.檔案利用的人次、利用內(nèi)容、利用效果等數(shù)據(jù)。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案管理工作中的各項數(shù)據(jù)進行及時記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計臺賬進行匯總和分析，形成檔案統(tǒng)計報表。3.利用信息化手段對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行管理，提高統(tǒng)計工作的效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計要求1.檔案統(tǒng)計人員應(yīng)認真履行職責(zé)，如實記錄和統(tǒng)計檔案管理工作中的各項數(shù)據(jù)。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)及時報送城建檔案館負責(zé)人和上級主管部門。3.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)進行妥善保管，保存期限應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。八、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的城建檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.促進檔案資源的共享和開發(fā)利用，為城市建設(shè)和社會發(fā)展提供更好的服務(wù)。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.制定城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和步驟。2.選擇合適的信息化管理軟件和硬件設(shè)備，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進行分類存儲、索引和管理。4.開發(fā)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、編目、檢索、利用等功能。（三）數(shù)據(jù)管理1.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.加強數(shù)據(jù)安全管理，采取加密、防火墻、入侵檢測等技術(shù)手段，保障數(shù)據(jù)的安全性。3.對數(shù)據(jù)進行定期維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（四）人員培訓(xùn)1.組織檔案管理人員參加信息化培訓(xùn)，提高其信息化操作技能和管理水平。2.定期開展信息化技術(shù)交流活動，促進檔案管理人員之間的經(jīng)驗分享和技術(shù)創(chuàng)新。九、檔案工作人員崗位職責(zé)（一）館長崗位職責(zé)1.全面負責(zé)城建檔案館的管理工作，制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度。2.組織實施檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的正常開展。3.負責(zé)檔案工作人員的隊伍建設(shè)，組織開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核工作。4.協(xié)調(diào)與上級主管部門、其他相關(guān)單位的關(guān)系，爭取支持和資源。5.定期向上級主管部門匯報檔案管理工作情況，接受監(jiān)督和檢查。（二）檔案業(yè)務(wù)人員崗位職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、編目等具體業(yè)務(wù)工作。2.對檔案進行分類、編號、裝訂，建立檔案目錄和索引。3.參與檔案的數(shù)字化處理工作，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。4.負責(zé)檔案庫房的日常管理，做好檔案的保管和保護工作。5.為利用者提供檔案查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)，解答利用者的咨詢。（三）檔案保管人員崗位職責(zé)1.負責(zé)檔案庫房的安全管理，定期檢查庫房設(shè)施設(shè)備，確保庫房安全。2.做好檔案的上架、下架、存放等工作，保持檔案排列有序。3.記錄檔案庫房的溫濕度、清潔衛(wèi)生等情況，及時