PAGE酒店檔案管理制度先之一、總則（一）目的為加強酒店檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，為酒店的經(jīng)營管理、決策支持和歷史研究提供有力依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：酒店檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責收集、整理、保管和利用。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映酒店的各項工作和活動，確保檔案信息的可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理酒店在經(jīng)營管理過程中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及酒店機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為酒店的各項工作提供及時、有效的信息支持，提高檔案利用效率。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門酒店設立專門的檔案管理室，隸屬于行政部，負責酒店檔案的統(tǒng)一管理工作。（二）檔案管理部門職責1.制定檔案管理制度：根據(jù)國家有關法律法規(guī)和酒店實際情況，制定和完善酒店檔案管理制度，并組織實施。2.檔案收集與整理：負責收集、整理、分類、編號酒店各部門形成的各類檔案資料，確保檔案的齊全完整。3.檔案保管：建立檔案庫房，配備必要的保管設備，對檔案進行妥善保管，確保檔案的安全。4.檔案利用服務：積極為酒店各部門及員工提供檔案查閱、借閱等利用服務，及時反饋利用效果。5.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見，經(jīng)批準后對無保存價值的檔案進行銷毀。6.檔案統(tǒng)計與分析：建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。7.檔案信息化建設：推進檔案信息化管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。8.檔案業(yè)務指導：對酒店各部門的檔案管理工作進行業(yè)務指導，提高各部門檔案管理水平。三、檔案分類與編號（一）檔案分類酒店檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括酒店行政公文、會議紀要、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務處理文件等。2.經(jīng)營管理類：涵蓋酒店經(jīng)營計劃、市場營銷方案、財務報表、合同協(xié)議（包括租賃合同、采購合同、服務合同等）、客戶資料等。3.服務質(zhì)量類：包含服務標準、服務規(guī)范、服務質(zhì)量檢查記錄、賓客投訴處理檔案等。4.安全保衛(wèi)類：涉及安全管理制度、安全檢查記錄、消防檔案、治安案件處理檔案等。5.工程技術類：包括酒店建筑圖紙、設備設施檔案、工程維修記錄、技術改造資料等。6.物資采購類：有物資采購計劃、采購合同、物資驗收記錄、庫存管理檔案等。7.餐飲管理類：涵蓋菜單設計、食品原材料采購與檢驗、餐飲服務流程、餐飲成本核算等方面的檔案。8.客房管理類：包括客房預訂記錄、入住登記、客房清潔與維護記錄、客房用品管理檔案等。9.培訓教育類：涉及員工培訓計劃、培訓教材、培訓記錄、員工考核檔案等。10.其他類：不屬于上述九類的其他特殊檔案。（二）檔案編號檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式，確保每一份檔案都有唯一的編號。具體編號規(guī)則如下：1.年度：采用公元紀年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類，每類檔案賦予一個兩位數(shù)字代碼，具體如下：行政管理類：01經(jīng)營管理類：02服務質(zhì)量類：03安全保衛(wèi)類：04工程技術類：05物資采購類：06餐飲管理類：07客房管理類：08培訓教育類：09其他類：103.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，一份2023年度行政管理類的第5份檔案，其編號為“202301005”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門職責酒店各部門負責本部門工作中形成的各類檔案資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集范圍各類文件、報告、通知、函件等紙質(zhì)材料和電子文檔。會議記錄、紀要、決議等相關資料。工作計劃、總結、報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。合同協(xié)議、意向書、備忘錄等商務文件?？蛻糍Y料、投訴記錄、服務反饋等與經(jīng)營服務相關的檔案。員工檔案、培訓記錄、考核資料等人事管理檔案。安全檢查記錄、事故報告、消防設施資料等安全保衛(wèi)檔案。工程圖紙、設備清單、維修記錄、技術資料等工程技術檔案。物資采購訂單、驗收報告、庫存盤點表等物資采購檔案。餐飲菜單、食品檢驗報告、成本核算表等餐飲管理檔案?？头款A訂表、入住登記表、客房狀況報告等客房管理檔案。其他與酒店經(jīng)營管理活動相關的有保存價值的資料。（二）檔案整理1.分類整理：檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，按照檔案分類標準進行分類整理，確保同一類檔案集中存放。2.裝訂編目：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，破損檔案應進行修補或復制。同時，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。3.電子檔案整理：電子檔案應按照分類要求進行文件夾命名，并建立相應的索引目錄。確保電子檔案的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，與紙質(zhì)檔案保持一致。五、檔案保管（一）檔案庫房建設1.選址要求：檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好、遠離火源和污染源的地方。2.面積規(guī)劃：根據(jù)酒店檔案數(shù)量和發(fā)展趨勢，合理規(guī)劃檔案庫房面積，確保有足夠的空間存放檔案。3.設施配備：檔案庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門、防盜窗、窗簾、吸塵器等。（二）檔案存放方式1.紙質(zhì)檔案存放：按照檔案類別和編號順序，將紙質(zhì)檔案存放在檔案架或檔案柜中，便于查找和管理。不同保管期限的檔案應分開存放。2.電子檔案存放：電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，建立電子檔案存儲目錄，便于快速檢索。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標準如下：1.永久保管：凡是反映酒店主要職能活動和基本歷史面貌的，對酒店有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如酒店章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、歷史沿革資料等。2.長期保管：凡是在較長時間內(nèi)對酒店工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。如年度工作計劃與總結、重要會議記錄、一般性合同協(xié)議等。3.短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對酒店工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如一般性文件、臨時性報表等。（四）檔案保管要求1.定期檢查：檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，查看檔案的保管狀況，如是否有破損、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.溫濕度控制：檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.安全管理：加強檔案庫房的安全管理，嚴格限制無關人員進入庫房。做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作，確保檔案的安全。六、檔案利用（一）利用范圍酒店各部門及員工因工作需要，均可查閱、借閱檔案。查閱、借閱檔案應遵守本制度規(guī)定，辦理相關手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，查找相應檔案，供查閱人在指定地點查閱。查閱人不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。2.借閱手續(xù)借閱人填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、用途等。申請表經(jīng)所在部門負責人審核簽字，并報酒店分管領導批準后，交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門對借閱申請表進行登記，收取一定的借閱押金（根據(jù)檔案重要程度和借閱期限確定），并將檔案交借閱人。借閱人應在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，逾期未還的，檔案管理部門有權追回檔案，并按規(guī)定收取逾期費用。（三）利用要求1.查閱要求查閱人應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、批注等。查閱過程中如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。復印的檔案應與原件內(nèi)容一致，復印件應加蓋檔案管理部門印章。2.借閱要求借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大利用范圍。借閱的檔案必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案管理部門，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時，借閱人應確保檔案的完整無損，如有損壞或丟失，應承擔相應的賠償責任。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。2.鑒定原則：檔案鑒定應遵循全面審查、歷史地看問題、以維護酒店利益為出發(fā)點的原則，準確判定檔案的保存價值。3.鑒定內(nèi)容：檔案鑒定小組對保管期滿的檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值。（二）銷毀程序1.編制銷毀清冊：經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》（包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息），并報酒店分管領導審批。2.組織銷毀：經(jīng)批準后，由檔案管理部門會同相關部門共同組織檔案銷毀工作。銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀記錄：銷毀工作完成后，在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期、地點、方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。銷毀清冊應長期保存。八、檔案統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，統(tǒng)計內(nèi)容包括：1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：按年度、類別統(tǒng)計檔案的新增數(shù)量、累計數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計：統(tǒng)計查閱、借閱檔案的人次、卷次、利用目的等。3.檔案鑒定與銷毀情況統(tǒng)計：記錄鑒定檔案的數(shù)量、銷毀檔案的數(shù)量、銷毀原因等。（二）統(tǒng)計分析1.定期分析：檔案管理部門應定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結檔案管理工作的經(jīng)驗和不足，為檔案管理決策提供依據(jù)。2.趨勢分析：通過對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的長期觀察和分析，掌握檔案數(shù)量、利用需求等方面的變化趨勢，以便提前做好檔案管理工作的調(diào)整和規(guī)劃。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的酒店檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、快速檢索、高效利用和安全共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理措施1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案副本，并進行數(shù)據(jù)掛接和整理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.系統(tǒng)建設：選用適合酒店檔案管理需求的信息化管理軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享。3.安全保障：加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護