PAGE檔案三合一制度標準一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和管理，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本檔案三合一制度標準。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則。檔案應(yīng)如實反映公司各項工作活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則。全面收集、整理公司在各個階段形成的檔案，保證檔案的齊全。4.規(guī)范性原則。檔案的整理、分類、編號、編目等工作應(yīng)符合國家和行業(yè)相關(guān)標準規(guī)范。5.保密性原則。嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和工作規(guī)劃。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司各部門及所屬單位的檔案工作，對檔案工作進行考核評價。4.負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進程。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動，提高公司員工的檔案意識。（二）各部門職責1.負責本部門在工作活動中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定時間移交公司檔案管理部門。2.明確一名檔案工作兼職人員，負責本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，確保檔案工作的順利開展。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）檔案工作人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案工作紀律，具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)。2.認真履行檔案管理職責，嚴格按照檔案管理制度和工作流程開展工作，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。3.負責檔案的收集、整理、編目、上架、保管等具體工作，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全。4.積極開展檔案編研工作，為公司各項工作提供檔案信息支持和服務(wù)。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等。2.公司各項管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料。3.公司年度工作計劃、總結(jié)、報告等文件材料。4.公司各類會議記錄、紀要、決議等文件材料。5.公司業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、訂單、報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等文件材料。6.公司科研項目、技術(shù)創(chuàng)新、產(chǎn)品研發(fā)等方面形成的文件材料，如項目申報書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)圖紙等。7.公司財務(wù)活動中形成的會計憑證、賬簿、報表、審計報告等文件材料。8.公司人事管理活動中形成的員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、考核評價等文件材料。9.公司行政管理活動中形成的文件材料，如公文、信函、通知、簡報等。10.公司對外宣傳、文化建設(shè)等活動中形成的文件材料，如宣傳資料、畫冊、影像資料等。11.公司與上級主管部門、政府部門、合作伙伴等往來文件材料。12.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作活動中形成的文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，紙張應(yīng)符合檔案保存要求。3.對于電子文件，應(yīng)確保其原始性、真實性和完整性，按照規(guī)定格式進行存儲，并定期進行備份。4.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的文件材料整理歸檔后移交公司檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標準1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類。2.科技檔案：按照項目專業(yè)階段進行分類。3.會計檔案：按照會計年度保管期限進行分類。4.人事檔案：按照員工類別檔案內(nèi)容進行分類。5.電子檔案：按照檔案類型進行分類，建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)。（二）整理方法1.文書檔案：按照文件的形成時間順序進行排列，同一事由的文件集中排列在一起。對每份文件進行編號，編號應(yīng)具有唯一性。填寫文件目錄，包括文件編號、文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)等內(nèi)容。裝訂文件，去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，保持文件整齊。2.科技檔案：對項目文件進行系統(tǒng)整理，按照項目的研究、設(shè)計、施工、驗收等階段進行分類。繪制項目文件分類索引圖，便于查找和管理。對每份文件進行編號，編號應(yīng)體現(xiàn)項目名稱、專業(yè)、階段等信息。填寫文件目錄，包括文件編號、題名、日期、責任者等內(nèi)容。對重要的科技文件，如技術(shù)圖紙、研究報告等，應(yīng)進行復(fù)制備份，以防原件損壞。3.會計檔案：按照會計憑證、賬簿、報表等類別進行整理。會計憑證應(yīng)按月裝訂成冊，并填寫封面，注明年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號碼等內(nèi)容。賬簿應(yīng)按照會計科目順序排列，編寫頁碼。報表應(yīng)按照年度、季度、月度順序排列，編寫編號。填寫會計檔案目錄，包括檔案名稱、年度、保管期限等內(nèi)容。4.人事檔案：按照員工類別，如正式員工、臨時工、退休員工等進行分類。對每份人事檔案材料進行編號，編號應(yīng)體現(xiàn)員工姓名、檔案內(nèi)容類別等信息。填寫人事檔案目錄，包括檔案編號、材料名稱、日期、來源等內(nèi)容。對人事檔案材料進行整理裝訂，保持檔案的整齊和規(guī)范。5.電子檔案：按照分類標準建立電子檔案文件夾結(jié)構(gòu)，將電子文件存儲在相應(yīng)的文件夾中。對電子文件進行命名，命名應(yīng)體現(xiàn)文件的主題、日期、責任者等信息，確保文件名的唯一性。建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，對電子文件的基本信息進行登記，包括文件名、文件大小、存儲位置、日期等內(nèi)容，便于查詢和檢索。定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。五、檔案編號（一）編號原則1.唯一性原則。每個檔案編號應(yīng)在全公司范圍內(nèi)具有唯一性，不得重復(fù)。2.系統(tǒng)性原則。編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的分類體系和排列順序，便于管理和查找。3.穩(wěn)定性原則。編號一旦確定，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，不宜頻繁更改。（二）編號方法1.文書檔案編號：采用“年度+保管期限代碼+流水號”的方式。例如，2023年形成的永久保管的文書檔案，編號為2023Y001，其中“Y”代表永久保管期限代碼。2.科技檔案編號：采用“項目代號+專業(yè)代碼+階段代碼+流水號”的方式。例如，某項目的技術(shù)研發(fā)檔案，編號為XM001J01001，其中“XM001”為項目代號，“J”為專業(yè)代碼（假設(shè)代表技術(shù)研發(fā)專業(yè)），“01”為階段代碼（假設(shè)代表研發(fā)階段），“001”為流水號。3.會計檔案編號：采用“年度+保管期限代碼+檔案類別代碼+流水號”的方式。例如，2023年形成的定期保管（10年）的會計賬簿檔案，編號為2023D10Z001，其中“D”代表定期保管期限代碼，“10”代表保管期限10年，“Z”代表賬簿類別代碼，“001”為流水號。4.人事檔案編號：采用“員工類別代碼+員工編號+檔案內(nèi)容類別代碼+流水號”的方式。例如，正式員工張三的人事檔案中，學(xué)歷證書材料的編號為ZS00101001，其中“ZS”為正式員工類別代碼，“001”為員工編號，“01”為學(xué)歷證書類別代碼，“001”為流水號。5.電子檔案編號：與相應(yīng)紙質(zhì)檔案編號一致，在電子文件名中體現(xiàn)編號信息。六、檔案編目（一）編目內(nèi)容1.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、責任者、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容。2.編寫檔案檢索工具，如全宗指南、分類目錄、專題目錄、人名索引等，便于檔案的查找和利用。（二）編目要求1.檔案目錄應(yīng)準確、完整地反映檔案的基本信息，字跡清晰，格式規(guī)范。2.檢索工具應(yīng)根據(jù)檔案的實際情況和利用需求進行編制，確保檢索的準確性和便捷性。3.定期對檔案目錄和檢索工具進行更新和維護，保證其時效性和有效性。七、檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防磁柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。2.檔案架、檔案柜應(yīng)堅固耐用，符合檔案存放要求，便于檔案的存放和查找。（三）檔案存儲1.按照檔案分類體系，將檔案有序存放在檔案架或檔案柜中，確保檔案排列整齊，便于管理和查找。2.對電子檔案應(yīng)采用光盤、磁帶、硬盤等存儲介質(zhì)進行存儲，并建立相應(yīng)的存儲目錄和索引，便于快速檢索。3.定期對檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。八、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、各部門檔案工作兼職人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負責對公司檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定檔案鑒定標準，明確檔案的保管期限。2.檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）兩種。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷檔案的價值和保管期限。2.對擬銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，詳細說明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。九、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的年度歸檔數(shù)量、累計數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計，包括檔案查閱次數(shù)、利用目的、利用效果等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計，包括檔案庫房面積、設(shè)備數(shù)量、溫濕度記錄等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件，對檔案信息進行自動化統(tǒng)計和分析，生成統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整，不得虛報、瞞報。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。十、檔案編研（一）編研內(nèi)容1.編寫公司大事記，記錄公司重要事件和發(fā)展歷程。2.整理公司規(guī)章制度匯編，便于員工查閱和遵守。3.開展專題編研，如公司某項業(yè)務(wù)發(fā)展歷程、重大項目成果等。4.編輯檔案資料匯編，為公司各項工作提供參考。（二）編研要求1.編研工作應(yīng)緊密圍繞公司發(fā)展和業(yè)務(wù)需求，具有針對性和實用性。2.編研成果應(yīng)內(nèi)容準確、結(jié)構(gòu)合理、語言規(guī)范，便于閱讀和使用。3.定期對編研成果進行更新和完善，確保其時效性和有效性。十一、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個人學(xué)習(xí)、工作等原因查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案。3.外單位因工作需要，經(jīng)公司批準查閱公司相關(guān)檔案。（二）利用流程1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請表進行審核，批準后安排專人提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部