PAGE生產(chǎn)制造業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生產(chǎn)制造業(yè)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司生產(chǎn)制造過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理，包括但不限于生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、設(shè)備檔案、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、原材料及成品出入庫記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案管理部門對(duì)生產(chǎn)制造業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映生產(chǎn)制造活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則全面收集、整理生產(chǎn)制造過程中產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案資料的齊全。4.保密性原則對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善生產(chǎn)制造業(yè)檔案管理的具體辦法和流程。2.負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)制造業(yè)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。對(duì)破損、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。7.積極開展檔案利用工作，為公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)工作提供檔案信息支持，做好檔案借閱、查閱等服務(wù)工作，并做好相關(guān)記錄。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門在生產(chǎn)制造過程中形成的各類檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交公司檔案管理部門。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和保管工作，確保檔案的安全和完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案利用需求信息。4.在檔案形成過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行規(guī)范操作，確保檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真履行檔案管理各項(xiàng)職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高檔案管理技能，熟練掌握檔案管理軟件的操作。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房整潔、通風(fēng)良好，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。5.積極配合公司各部門的檔案利用需求，及時(shí)提供檔案資料，并做好登記和跟蹤服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.生產(chǎn)計(jì)劃類：包括年度生產(chǎn)計(jì)劃、月度生產(chǎn)計(jì)劃、周生產(chǎn)計(jì)劃等。2.工藝文件類：工藝流程圖、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、工藝變更記錄等。3.設(shè)備檔案類：設(shè)備購置合同及發(fā)票、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、設(shè)備報(bào)廢記錄等。4.質(zhì)量檢驗(yàn)記錄類：原材料檢驗(yàn)報(bào)告、半成品檢驗(yàn)記錄、成品檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、質(zhì)量事故處理記錄等。5.原材料及成品出入庫記錄類：原材料采購合同、原材料入庫單、原材料領(lǐng)用單、成品入庫單、成品出庫單、庫存盤點(diǎn)記錄等。6.生產(chǎn)過程記錄類：生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表、生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤記錄、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)議紀(jì)要等。7.技術(shù)研發(fā)類：新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃、研發(fā)過程記錄、技術(shù)創(chuàng)新成果報(bào)告等。8.安全環(huán)保類：安全生產(chǎn)管理制度、安全檢查記錄、環(huán)保監(jiān)測(cè)報(bào)告、環(huán)境事故處理記錄等。9.其他與生產(chǎn)制造相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性的原則，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，信息完整無缺。3.對(duì)收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件，確保檔案的質(zhì)量。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時(shí)間順序、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類。一般可分為生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、設(shè)備檔案、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、原材料及成品出入庫記錄、生產(chǎn)過程記錄、技術(shù)研發(fā)記錄、安全環(huán)保記錄等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案卷內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)，作為檔案檢索工具。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。（二）保管方式1.按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原存儲(chǔ)介質(zhì)分開存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等，確保檔案的安全。（三）保管期限1.生產(chǎn)制造業(yè)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、公司歷史沿革、重大生產(chǎn)經(jīng)營決策文件、重要設(shè)備購置合同等。3.長期保管的檔案保管期限一般為10年至50年，包括生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、設(shè)備檔案、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。4.短期保管的檔案保管期限一般為1年至10年，包括生產(chǎn)過程記錄、原材料及成品出入庫記錄等。5.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的時(shí)效性和有效性。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性、保管期限是否正確等。對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。3.對(duì)清查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行總結(jié)分析，針對(duì)存在的問題提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案管理工作。五、檔案的利用（一）利用范圍1.為公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)工作提供檔案信息支持和參考依據(jù)。2.為公司內(nèi)部各部門之間的溝通協(xié)調(diào)提供檔案資料。3.為公司對(duì)外宣傳、合作交流等提供檔案資料。4.為公司處理法律糾紛、審計(jì)檢查等提供檔案資料。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱時(shí)應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱、查閱目的等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人提供的信息，及時(shí)提供檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱日期、借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、借閱期限、借閱目的等信息。經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改或損壞檔案，借閱期滿后應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制日期、復(fù)制人姓名、部門、復(fù)制檔案名稱、復(fù)制目的等信息。經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照審批要求進(jìn)行復(fù)制，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)和登記。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明“復(fù)制件”字樣，與原件具有同等效力。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、部門、利用檔案名稱、利用目的、利用方式、歸還日期等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定方法1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、利用價(jià)值等因素，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐一審查。2.查閱檔案的形成背景、內(nèi)容性質(zhì)、歷史作用等，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。3.征求檔案形成部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，了解檔案的現(xiàn)實(shí)利用需求。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定后，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀。銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷毀工作的真實(shí)性和徹底性。4.檔案銷毀完畢后應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)?！稒n案銷毀清冊(cè)》應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的生產(chǎn)制造業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)建立檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全。3.電子檔案存儲(chǔ)與備份電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.信息化安全管理加強(qiáng)檔案信息化安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)檔案管理