PAGE煙臺城建檔案管理制度一、總則（一）目的為加強煙臺城建檔案管理，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本市實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于煙臺市行政區(qū)域內(nèi)從事城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的城建檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則城建檔案由煙臺市城建檔案管理機構(gòu)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.維護檔案的真實性和完整性原則各建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等在城建檔案形成過程中，應(yīng)如實記錄工程建設(shè)情況，保證檔案內(nèi)容真實可靠，不得擅自修改、偽造或銷毀檔案。3.便于利用原則城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和開發(fā)，為城市建設(shè)和社會發(fā)展提供有效服務(wù)。二、管理機構(gòu)及職責（一）煙臺市城建檔案管理機構(gòu)1.負責制定本市城建檔案管理的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)標準和技術(shù)規(guī)范，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理煙臺市行政區(qū)域內(nèi)的城建檔案，接收、收集、整理、保管各類城建檔案資料。3.對城建檔案的形成、積累、整理、歸檔工作進行業(yè)務(wù)指導和監(jiān)督檢查。4.開展城建檔案的編研工作，開發(fā)利用檔案信息資源，為城市建設(shè)和管理提供咨詢服務(wù)。5.負責向社會提供城建檔案查閱、復制等利用服務(wù)。（二）建設(shè)單位職責1.在工程建設(shè)項目立項后，及時向煙臺市城建檔案管理機構(gòu)報送工程建設(shè)項目檔案管理計劃，并按照計劃組織實施。2.負責收集、整理本單位在工程建設(shè)過程中形成的各類檔案資料，確保檔案資料的齊全、完整、準確。3.督促勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位做好工程建設(shè)項目檔案的形成、積累和整理工作，并對各參建單位的檔案工作進行檢查和指導。4.在工程竣工驗收前，組織勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位對工程建設(shè)項目檔案進行預驗收，合格后向煙臺市城建檔案管理機構(gòu)報送工程竣工檔案。（三）勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理單位職責1.按照國家和地方有關(guān)規(guī)定及合同要求，負責收集、整理本單位在工程建設(shè)過程中形成的各類檔案資料，并向建設(shè)單位移交。2.工程竣工后，將本單位形成并整理好的工程檔案資料編制成冊，一式多份，交建設(shè)單位審核。3.接受建設(shè)單位和煙臺市城建檔案管理機構(gòu)的業(yè)務(wù)指導和監(jiān)督檢查，確保工程檔案符合要求。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.城市規(guī)劃檔案包括城市總體規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃、詳細規(guī)劃等各類規(guī)劃文件、圖紙、圖表以及規(guī)劃編制過程中的相關(guān)資料。2.城市建設(shè)工程檔案建設(shè)項目前期文件包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。工程勘察、設(shè)計文件包括工程地質(zhì)勘察報告、巖土工程勘察報告、設(shè)計說明書、設(shè)計圖紙等。工程施工文件包括施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、施工日志、工程變更通知、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。工程監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。工程竣工驗收文件包括工程竣工驗收報告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書等。3.城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案包括道路、橋梁、隧道、排水、供水、供電、供氣、供熱、通信等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗收等文件資料。4.城市地下管線檔案包括城市地下各種管線的現(xiàn)狀圖、竣工圖、管線綜合圖以及管線建設(shè)過程中的相關(guān)資料。（二）檔案收集1.建設(shè)單位在工程建設(shè)項目立項后，應(yīng)及時向煙臺市城建檔案管理機構(gòu)報送工程建設(shè)項目檔案管理計劃，明確檔案收集的范圍、內(nèi)容、時間要求等。2.各參建單位應(yīng)按照建設(shè)單位的要求，及時將本單位在工程建設(shè)過程中形成的檔案資料收集齊全，并進行整理、分類、編目。3.建設(shè)單位在工程竣工驗收前，應(yīng)組織勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位對工程建設(shè)項目檔案進行預驗收，對預驗收中發(fā)現(xiàn)的問題及時整改。預驗收合格后，建設(shè)單位應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)向煙臺市城建檔案管理機構(gòu)報送工程竣工檔案。4.煙臺市城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)主動收集有關(guān)城市規(guī)劃、建設(shè)、管理方面的檔案資料，并通過接收、征集、購買等方式豐富館藏。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家和地方有關(guān)檔案整理的標準和規(guī)范。（二）整理方法1.分類城建檔案按照工程建設(shè)項目、專業(yè)類別、時間順序等進行分類。工程建設(shè)項目分類按照建設(shè)項目名稱進行分類，每個建設(shè)項目下再按照前期文件、勘察設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等進行二級分類。專業(yè)類別分類按照城市規(guī)劃、城市建設(shè)工程、城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、城市地下管線等專業(yè)類別進行分類。時間順序分類按照檔案形成的時間先后順序進行排列。2.編號對整理好的城建檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.編目編制城建檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、責任者、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和利用。（三）歸檔要求1.歸檔的城建檔案應(yīng)齊全、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔的城建檔案應(yīng)采用耐久性強的書寫材料和載體，如碳素墨水、藍黑墨水、光盤、磁帶等。3.歸檔的城建檔案應(yīng)按照整理要求進行分類、編號、編目，裝訂整齊，裝盒上架。4.建設(shè)單位應(yīng)在工程竣工驗收后[X]個月內(nèi)，向煙臺市城建檔案管理機構(gòu)報送工程竣工檔案。報送的檔案應(yīng)一式多份，其中原件不少于[X]份。五、檔案的保管與保護（一）保管場所煙臺市城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進行存放，按照分類編號順序排列，便于查找和管理。2.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，如錄像帶、錄音帶、光盤等，并建立相應(yīng)的目錄索引。3.電子檔案應(yīng)采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進行存儲，并定期進行備份。電子檔案應(yīng)建立嚴格的管理制度，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。（三）保護措施1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，確保檔案的安全。4.對電子檔案進行定期維護和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案的利用與開發(fā)（一）利用范圍1.城市規(guī)劃、建設(shè)、管理部門及相關(guān)單位在工作中需要查閱城建檔案的。2.工程建設(shè)項目的勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位在工程維修、改造、擴建等過程中需要查閱原工程檔案的。3.司法機關(guān)、仲裁機構(gòu)在辦理案件過程中需要查閱相關(guān)城建檔案的。4.公民、法人和其他組織因特殊需要查閱城建檔案的。（二）利用方式1.查閱利用者可到煙臺市城建檔案管理機構(gòu)查閱檔案，查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.復制利用者如需復制檔案，應(yīng)經(jīng)煙臺市城建檔案管理機構(gòu)同意，并按照規(guī)定繳納復制費用。復制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理機構(gòu)的印章，與原件具有同等效力。3.借閱因工作需要長期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個月，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。（三）開發(fā)利用1.編研工作煙臺市城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)開展城建檔案的編研工作，編寫城市建設(shè)大事記、城市建設(shè)年鑒、專題資料匯編等，為城市建設(shè)和管理提供參考依據(jù)。2.信息服務(wù)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立城建檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。通過網(wǎng)站、微信公眾號等平臺，向社會提供城建檔案信息服務(wù)，方便公眾查閱和了解城市建設(shè)情況。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合煙臺市城市建設(shè)的實際情況，對城建檔案進行科學鑒定，準確劃分檔案的保管期限。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組由煙臺市城建檔案管理機構(gòu)的業(yè)務(wù)人員、相關(guān)專家等組成檔案鑒定小組，負責對檔案進行鑒定。2.制定鑒定標準根據(jù)國家和地方有關(guān)規(guī)定，結(jié)合城建檔案的特點，制定檔案鑒定標準，明確不同類型檔案的保管期限。3.逐卷鑒定檔案鑒定小組按照鑒定標準，對每一卷檔案進行逐卷鑒定，確定檔案的保管期限。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊對經(jīng)過鑒定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊，注明檔案編號、題名、責任者、日期、保管期限等內(nèi)容。2.審批銷毀清冊經(jīng)煙臺市城建檔案管理機構(gòu)負責人審核簽字后，報上級主管部門審批。3.銷毀經(jīng)批準后，由檔案管理人員在指定地點進行銷毀，并在銷毀清冊上簽字。銷毀過程中應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體煙臺市城建檔案管理機構(gòu)負責對本市城建檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.城建檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.城建檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況。3.各建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等在工程建設(shè)項目檔案管理方面的工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查煙臺市城建檔案管理機構(gòu)定期對各