PAGE中學(xué)會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的中學(xué)會(huì)計(jì)檔案管理制度旨在加強(qiáng)學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和銷(xiāo)毀等工作，確保會(huì)計(jì)檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為學(xué)校財(cái)務(wù)管理和決策提供可靠依據(jù)，同時(shí)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門(mén)及與會(huì)計(jì)核算相關(guān)的所有活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)檔案管理。包括但不限于會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、銀行對(duì)賬單、稅務(wù)資料以及其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料等。（三）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，制定管理制度，組織實(shí)施和監(jiān)督檢查；各部門(mén)按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門(mén)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理和初步保管等工作，并接受財(cái)務(wù)部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作合法合規(guī)。3.完整準(zhǔn)確原則保證會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，如實(shí)反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)情況，不得遺漏、篡改重要信息。4.安全保密原則采取有效措施確保會(huì)計(jì)檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密的會(huì)計(jì)檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.會(huì)計(jì)憑證類(lèi)包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。原始憑證按照業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序排列，記賬憑證按照編號(hào)順序排列，匯總憑證按照匯總內(nèi)容分類(lèi)存放。2.會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。總賬按照會(huì)計(jì)科目順序排列，明細(xì)賬按照明細(xì)科目分類(lèi)排列，日記賬按照時(shí)間順序排列，固定資產(chǎn)卡片按照資產(chǎn)類(lèi)別和編號(hào)順序排列。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明等。按照?qǐng)?bào)告時(shí)間順序排列，不同年度的報(bào)告分別存放。4.其他類(lèi)銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等。按照業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間或類(lèi)別順序排列。（二）編號(hào)1.會(huì)計(jì)憑證編號(hào)記賬憑證按照月份和順序號(hào)進(jìn)行編號(hào)，如“20XX年X月記字第X號(hào)”。原始憑證附在相應(yīng)記賬憑證后面，可不單獨(dú)編號(hào)，但應(yīng)在記賬憑證上注明原始憑證張數(shù)。2.會(huì)計(jì)賬簿編號(hào)總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿在啟用時(shí)應(yīng)編寫(xiě)賬簿編號(hào)，如“總賬第X冊(cè)”、“明細(xì)賬第X冊(cè)（XX科目）”等。固定資產(chǎn)卡片編號(hào)應(yīng)與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的編號(hào)一致，便于查詢和核對(duì)。3.財(cái)務(wù)報(bào)告編號(hào)按照?qǐng)?bào)告年度和報(bào)告類(lèi)型進(jìn)行編號(hào)，如“20XX年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（月度）”、“20XX年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（年度）”等。4.其他類(lèi)編號(hào)銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等按照月份或年度順序編號(hào)，納稅申報(bào)表按照申報(bào)時(shí)間順序編號(hào)，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷(xiāo)毀清冊(cè)等分別單獨(dú)編號(hào)，如“會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)第X號(hào)”。三、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的收集工作，確保本部門(mén)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料及時(shí)、完整地移交至財(cái)務(wù)部門(mén)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)在會(huì)計(jì)年度終了后，應(yīng)及時(shí)收集、整理本部門(mén)及各部門(mén)移交的會(huì)計(jì)檔案，不得遺漏或拖延。3.對(duì)于從外單位取得的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)等，應(yīng)確保其真實(shí)性、合法性和完整性，并按照規(guī)定進(jìn)行粘貼、折疊或裝訂。（二）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證整理按照記賬憑證的編號(hào)順序，將原始憑證附在相應(yīng)記賬憑證后面，檢查憑證內(nèi)容是否齊全，編號(hào)是否連續(xù)，摘要是否清晰，借貸方金額是否平衡，附件張數(shù)是否準(zhǔn)確等。對(duì)于紙張規(guī)格不一致的原始憑證，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于裝訂。將整理好的記賬憑證按照月份和類(lèi)別進(jìn)行匯總，編寫(xiě)記賬憑證匯總表，注明憑證起止日期、編號(hào)范圍和張數(shù)等。2.會(huì)計(jì)賬簿整理檢查賬簿扉頁(yè)上的啟用日期、賬戶目錄、經(jīng)管人員一覽表等內(nèi)容是否填寫(xiě)完整。核對(duì)賬簿記錄是否準(zhǔn)確無(wú)誤，賬賬、賬證、賬實(shí)是否相符。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤，應(yīng)按照規(guī)定的更正方法進(jìn)行更正，并加蓋更正人員印章。去除賬簿中空白頁(yè)、賬頁(yè)之間的金屬釘?shù)?，確保賬簿整齊、美觀。3.財(cái)務(wù)報(bào)告整理將不同年度、不同類(lèi)型的財(cái)務(wù)報(bào)告按照順序排列，檢查報(bào)告封面、扉頁(yè)、目錄、報(bào)表正文、附注等內(nèi)容是否齊全。對(duì)于有補(bǔ)充資料或說(shuō)明的財(cái)務(wù)報(bào)告，應(yīng)一并整理歸檔，確保資料的完整性。4.其他類(lèi)整理銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等應(yīng)按照月份或年度順序排列，裝訂成冊(cè)，并在封面注明相關(guān)信息。納稅申報(bào)表應(yīng)按照申報(bào)時(shí)間順序整理，附上相關(guān)完稅證明等資料。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷(xiāo)毀清冊(cè)等應(yīng)按照規(guī)定格式填寫(xiě)，內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證原始憑證、記賬憑證和匯總憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.其他類(lèi)銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.學(xué)校應(yīng)設(shè)置專門(mén)的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等，以保證會(huì)計(jì)檔案的妥善保管。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照類(lèi)別和編號(hào)順序存放，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放索引，注明各類(lèi)檔案的存放位置。（三）保管要求1.指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作，保管人員應(yīng)具備專業(yè)知識(shí)和責(zé)任心，熟悉會(huì)計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)。2.定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的完整無(wú)缺。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管庫(kù)房，確需查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在指定地點(diǎn)查閱，不得在庫(kù)房?jī)?nèi)隨意翻閱、涂改或抽取檔案。4.對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)確保電子檔案的安全性，設(shè)置必要的訪問(wèn)權(quán)限和加密措施。五、會(huì)計(jì)檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.本校內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，需填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等外部單位需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須由檔案保管人員在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自將檔案帶出保管庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。（二）借閱規(guī)定1.本校內(nèi)部人員因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、損壞，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.外部單位借閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)按照上述查閱審批程序辦理，并按照學(xué)校規(guī)定支付一定的檔案查閱費(fèi)用。（三）復(fù)制要求1.本校內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案保管人員負(fù)責(zé)復(fù)制，并登記復(fù)制份數(shù)、日期等信息。2.復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與原件一致，并加蓋“與原件核對(duì)無(wú)誤”印章，由檔案保管人員和復(fù)制申請(qǐng)人簽字確認(rèn)。3.外部單位需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)按照查閱審批程序辦理，并按照學(xué)校規(guī)定支付復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照學(xué)校要求進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換或加密處理，確保檔案信息安全。六、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序銷(xiāo)毀。2.對(duì)于未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。（二）銷(xiāo)毀程序1.由學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)提出會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)。本校內(nèi)部銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，由財(cái)務(wù)部門(mén)和審計(jì)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)；銷(xiāo)毀涉及對(duì)外投資、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)等重要會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。4.監(jiān)銷(xiāo)人員在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；銷(xiāo)毀后，應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和合規(guī)性，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為提出審計(jì)意見(jiàn)和建議。（二）外部檢查1.接受財(cái)政、審計(jì)、稅務(wù)等部門(mén)的監(jiān)督