PAGE廈門行政檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司行政管理、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)、決策支持等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的行政檔案管理工作，涵蓋公司在行政管理活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：公司行政檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司行政管理活動(dòng)的實(shí)際情況，保證檔案的完整性，不得擅自篡改、銷毀檔案。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，提高檔案的使用效率。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立獨(dú)立的行政檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司行政檔案的全面管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定和修訂行政檔案管理制度，確保制度的科學(xué)性和有效性。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理公司各部門在行政管理活動(dòng)中形成的各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管：建立檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全與完整。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.檔案檢索與利用：建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。根據(jù)公司內(nèi)部各部門的需求，及時(shí)提供檔案借閱服務(wù)，并做好借閱登記和歸還工作。5.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，利用信息技術(shù)手段提高檔案管理的效率和水平。建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。7.培訓(xùn)與指導(dǎo)：對(duì)公司各部門的檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。8.監(jiān)督與檢查：對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改，確保公司檔案管理工作符合制度要求。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司行政公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理、證照管理等方面的文件材料。2.業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)類：涵蓋公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中的各類合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶信息等檔案。3.財(cái)務(wù)管理類：包含公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)檔案。4.項(xiàng)目管理類：涉及公司各類項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等檔案。5.企業(yè)文化類：包括公司文化建設(shè)活動(dòng)資料、宣傳資料、員工文化活動(dòng)記錄等檔案。（二）檔案編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則：采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的編號(hào)方式。例如，2023年行政管理類的第10份檔案編號(hào)為2023XZ010。2.類別代碼：行政管理類（XZ）、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)類（YW）、財(cái)務(wù)管理類（CW）、項(xiàng)目管理類（XM）、企業(yè)文化類（QY）。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在行政管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、合作文件等。3.公司員工在工作中產(chǎn)生的重要業(yè)務(wù)文件、個(gè)人工作報(bào)告等。4.公司舉辦的各類會(huì)議、活動(dòng)形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、活動(dòng)方案、總結(jié)等。5.公司的規(guī)章制度、操作規(guī)程、管理辦法等文件。6.公司的人事檔案材料，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。7.公司的財(cái)務(wù)檔案材料，按照國(guó)家財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定進(jìn)行收集。8.公司的項(xiàng)目檔案材料，從項(xiàng)目立項(xiàng)到驗(yàn)收全過程形成的各類文件。9.公司的企業(yè)文化建設(shè)相關(guān)檔案，如公司簡(jiǎn)介、宣傳冊(cè)、文化活動(dòng)照片、視頻等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。一般情況下，應(yīng)在次年第一季度內(nèi)完成上一年度檔案的移交工作。3.對(duì)于重要的、緊急的文件材料，應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案管理部門。4.檔案收集過程中，應(yīng)注意對(duì)文件材料的真實(shí)性、完整性進(jìn)行審核，確保檔案質(zhì)量。（三）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.裝訂：對(duì)紙張較多的文件材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于檢索和管理。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、類別、年度等信息。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案類別和編號(hào)順序，將檔案整齊存放在檔案架或檔案柜中，便于查找和管理。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案存儲(chǔ)目錄，確保電子檔案的安全和可檢索性。（四）檔案保管期限1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、重要?dú)v史記錄、長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，如公司章程、公司設(shè)立文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要，確定保管期限，一般分為3年、5年、10年、15年、20年等。保管期限從文件形成之日起計(jì)算。（五）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，對(duì)檔案清查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。六、檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.建立紙質(zhì)檔案目錄索引和電子檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。2.紙質(zhì)檔案目錄索引應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，并按照檔案類別進(jìn)行分類編制。3.電子檔案檢索系統(tǒng)應(yīng)具備強(qiáng)大的檢索功能，能夠根據(jù)檔案編號(hào)、題名、關(guān)鍵詞、日期等多種條件進(jìn)行快速檢索。（二）利用方式1.借閱：公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.查閱：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)，及時(shí)提供檔案查閱服務(wù)，并在借閱登記本上做好記錄。借閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.復(fù)制：如因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。4.歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究借閱人員的責(zé)任。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，限制查閱和利用范圍。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，任何人不得擅自將檔案提供給外部單位或個(gè)人查閱、復(fù)制。3.檔案利用過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全和完整，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定方法1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司檔案管理制度，確定檔案的保管期限。3.對(duì)于已到保管期限的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有保存價(jià)值，如涉及公司重要權(quán)益、歷史記錄、法律糾紛等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，并編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清單》作為檔案資料進(jìn)行永久保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本，為公司提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。3.確保電子檔案的安全和保密，防止電子檔案信息泄露和丟失。（二）電子檔案收集與整理1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將電子文件材料移交至檔案管理部門。電子文件材料應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)齊全。2.檔案管理部門對(duì)接收的電子文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，并按照電子檔案存儲(chǔ)要求進(jìn)行存儲(chǔ)。3.建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。（三）電子檔案存儲(chǔ)與安全1.采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)。備份存儲(chǔ)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立電子檔案安全防護(hù)體系，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，防止電子檔案信息被非法訪問、篡改和泄露。3.定期對(duì)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行。4.制定電子檔案安全管理制度，明確電子檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范電子檔案的操作流程，確保電子檔案的安全管理。（四）電子檔案檢索與利用1.在電子檔案管理系統(tǒng)中建立完善的檢索功能