PAGE檔案管理工作制度化一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集和整理公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.準(zhǔn)確性原則檔案的整理、分類、編號(hào)等應(yīng)準(zhǔn)確規(guī)范，便于查找和利用。5.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立綜合管理部門為檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的具體實(shí)施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理公司各部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。2.檔案分類與編號(hào)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類，并編制唯一的檔案編號(hào)，便于管理和查找。3.檔案保管與維護(hù)妥善保管檔案，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案安全。4.檔案利用與服務(wù)為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，做好登記和記錄。5.檔案統(tǒng)計(jì)與分析定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)和檢索，提高檔案管理效率。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定，會(huì)議紀(jì)要、決議，工作計(jì)劃、總結(jié)，人事檔案、勞動(dòng)合同，行政公文、函件等。2.業(yè)務(wù)管理類涵蓋公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件，如市場(chǎng)調(diào)研、銷售合同、采購(gòu)訂單、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量控制文件等。3.財(cái)務(wù)管理類包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)申報(bào)資料，資金管理文件等。4.項(xiàng)目管理類涉及公司各類項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。5.技術(shù)研發(fā)類包括科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利文件等。6.企業(yè)文化類如公司宣傳資料、企業(yè)文化活動(dòng)記錄、員工文化作品等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度保管期限類別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。1.全宗號(hào)：暫定為[公司代碼]，用于區(qū)分不同的檔案全宗。2.年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”表示檔案形成的年份。3.保管期限：分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年），分別用“Y”“C”“D”表示。4.類別：根據(jù)檔案分類，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示行政管理類，“02”表示業(yè)務(wù)管理類等。5.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“0001”開始依次編號(hào)。例如，一份2023年形成的永久保管的行政管理類檔案，編號(hào)為：[公司代碼]2023Y010001。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門職責(zé)公司各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并按照檔案管理要求及時(shí)將本部門形成的檔案收集齊全。2.收集范圍各部門應(yīng)收集的檔案包括但不限于：部門工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；各類業(yè)務(wù)文件、合同、協(xié)議；會(huì)議記錄、紀(jì)要；人事檔案材料；財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證；項(xiàng)目文檔；技術(shù)資料；宣傳資料等。3.收集時(shí)間各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案收集整理完畢，并移交至公司檔案管理部門。對(duì)于重要緊急文件，應(yīng)隨時(shí)收集并及時(shí)移交。（二）檔案整理1.整理原則遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類標(biāo)準(zhǔn)按照本制度規(guī)定的檔案分類方法進(jìn)行分類，將同一類別的檔案按照時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排列。3.裝訂要求文件材料應(yīng)左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。4.編目要求編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號(hào)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查找。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔要求1.歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交至公司檔案管理部門歸檔。一般情況下，每年[具體日期]前完成上一年度檔案的歸檔工作。2.歸檔手續(xù)檔案移交時(shí)，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，交接雙方簽字確認(rèn)。（二）移交程序1.部門初審各部門在檔案移交前，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行自查，確保檔案的齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范。2.管理部門審核公司檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案，退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充完善。3.正式歸檔審核通過(guò)的檔案，由檔案管理部門按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，并將檔案移交清單存入檔案管理臺(tái)賬。六、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案存儲(chǔ)1.分類存放按照檔案分類，將檔案分別存放在不同的檔案柜或貨架上，并在顯著位置標(biāo)明類別、年度、保管期限等信息。2.電子存儲(chǔ)對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行電子備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案保護(hù)措施1.溫濕度控制檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)保持在[適宜溫度范圍]，相對(duì)濕度應(yīng)保持在[適宜濕度范圍]。2.防蟲防霉定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害或霉變跡象應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如使用防蟲藥品、通風(fēng)晾曬等。3.防火防盜檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜設(shè)施，如滅火器、煙霧報(bào)警器、防盜門、防盜窗等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.防光防塵檔案庫(kù)房應(yīng)采取遮光措施，避免陽(yáng)光直射檔案，同時(shí)保持庫(kù)房清潔，防止灰塵對(duì)檔案造成損害。七、檔案的利用與借閱（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案的安全和完整，不得損害公司利益。（二）利用范圍公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要可查閱、借閱檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱公司員工查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、檔號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.內(nèi)部借閱如需借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[規(guī)定天數(shù)]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部查閱外部單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（四）利用記錄檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱時(shí)間、查閱人或借閱人、檔案名稱、檔號(hào)、利用目的、歸還時(shí)間等信息，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果客觀公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。1.保管期限已滿且無(wú)保存價(jià)值的檔案經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，可予以銷毀。2.保管期限未滿但已失去利用價(jià)值的檔案應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)封存，待保管期限屆滿后再行銷毀。3.涉及公司機(jī)密或重要業(yè)務(wù)的檔案應(yīng)延長(zhǎng)保管期限，確保檔案安全。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單檔案管理部門對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、檔號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批簽字檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)及公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀實(shí)施由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案徹底銷毀。4.監(jiān)銷確認(rèn)銷毀工作完成后，應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、監(jiān)銷人員在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存入檔案管理臺(tái)賬。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案基本信息、文件內(nèi)容等，并支持多種格式文件的上傳。2.檢索查詢提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、年度、保管期限、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全，只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案。4.統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全，同時(shí)具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.數(shù)據(jù)錄入檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將檔案信息準(zhǔn)確錄入檔案信息管理系統(tǒng)。2.數(shù)據(jù)審核對(duì)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.數(shù)據(jù)更新及時(shí)更新檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，如檔案的保管期限變更、利用情況記錄等。（四）系統(tǒng)安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，保障檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全。2.數(shù)據(jù)安全對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.用戶安全設(shè)置用戶賬號(hào)和密碼，定期更換密碼，嚴(yán)禁使用弱密碼。對(duì)用戶操作進(jìn)行日志記錄，以便審計(jì)和追蹤。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況檢查各部門是否嚴(yán)格按照本制度規(guī)定開展檔案管理工作。2.檔案收集與整理情況檢查檔案的收集是否齊全完整，整理是否規(guī)范有序。3.檔案歸檔與移交情況檢查檔案是否按時(shí)歸檔，移交手續(xù)是否齊全。4.檔案保管與保護(hù)情況檢查檔案保管場(chǎng)所、設(shè)備是否符合要求，檔案保護(hù)措施是否落實(shí)到位。5.檔案利用與借閱情況檢查檔案利用手續(xù)是否完備，利用記錄是否準(zhǔn)確。6.檔案鑒定與銷毀情況檢查檔案鑒定程序是否合規(guī)，銷毀清單是否齊全。（三）檢查方式1.定期檢查每年至少進(jìn)行一次全面的檔案管理工作檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及