PAGE幼兒園檔案管理制度表一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在幼兒園管理、教育教學(xué)、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門及全體教職工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指幼兒園在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室歸口管理全園檔案。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映幼兒園各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：確保檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善幼兒園檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理幼兒園各類檔案，進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、接收、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全與完整。5.開展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。6.對各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門兼職檔案員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作。2.按照檔案管理要求，定期將本部門檔案移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案的利用工作，提供相關(guān)檔案資料。4.接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高本部門檔案管理水平。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括幼兒園行政文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.教育教學(xué)類：涵蓋教學(xué)計(jì)劃、教案、教材、教學(xué)成果、學(xué)生學(xué)籍檔案、教師業(yè)務(wù)檔案等。3.后勤管理類：包含物資采購檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、安全檔案、衛(wèi)生保健檔案等。4.黨群工作類：涉及黨組織文件、黨員檔案、工會工作檔案、共青團(tuán)工作檔案等。5.聲像檔案類：如照片、錄音、錄像等反映幼兒園工作和活動的資料。6.實(shí)物檔案類：包括幼兒園獲得的榮譽(yù)證書、獎牌、獎杯等實(shí)物。（二）編號規(guī)則1.采用年度類別順序號的編號方法。2.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。3.類別：用大寫英文字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表教育教學(xué)類等。4.順序號：用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“001”開始依次編號。例如：2023年行政管理類的第5份文件編號為“2023A005”。四、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.各部門在工作中形成的各類文件、資料、報(bào)表、記錄等。2.幼兒園組織的各類會議、活動、培訓(xùn)等形成的材料。3.教職工個(gè)人在教學(xué)、科研、管理等工作中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的材料。4.幼兒園與外部單位往來的文件、信函、協(xié)議等。5.反映幼兒園發(fā)展歷程、重大事件、重要成果的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.幼兒園獲得的各類榮譽(yù)證書、獎牌、獎杯等實(shí)物。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門的檔案材料，確保材料的齊全、完整。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲。4.聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。5.實(shí)物檔案應(yīng)妥善保管，確保其完好無損。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.跨年度的檔案，在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。3.重要活動、事件的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或事件處理完畢后一周內(nèi)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對收集的檔案材料進(jìn)行初步整理，按照分類要求進(jìn)行分類、排序。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、類別等信息。3.將整理好的檔案移交綜合檔案室，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)。4.綜合檔案室對接收的檔案進(jìn)行再次審核、整理，確保檔案符合歸檔要求。五、檔案整理與裝訂（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于保密和查閱。（二）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的性質(zhì)、時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一事由的文件集中在一起。2.教育教學(xué)類檔案：按課程、年級、學(xué)期等分類整理，教案、教學(xué)成果等分別成冊。3.后勤管理類檔案：根據(jù)物資類別、設(shè)備型號、基建項(xiàng)目等進(jìn)行分類，相關(guān)文件集中存放。4.黨群工作類檔案：按黨組織、工會、共青團(tuán)等不同組織的工作內(nèi)容分類整理。5.聲像檔案類：按照拍攝時(shí)間、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類，同時(shí)建立相應(yīng)的目錄索引。6.實(shí)物檔案類：對實(shí)物進(jìn)行登記造冊，注明名稱、來源、日期等信息，并妥善保管。（三）裝訂要求1.去除文件上的金屬物，如訂書釘、大頭針等。2.采用A4紙規(guī)格的檔案盒或檔案夾進(jìn)行裝訂，文件左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。3.對于紙張較大的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊，使其大小與檔案盒或檔案夾相適應(yīng)。4.每份檔案應(yīng)編寫頁碼，頁碼位置在文件正面右下角、背面左下角。六、檔案保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在40%60%。（二）保管方式1.檔案應(yīng)分類存放于檔案架上，標(biāo)識清晰，便于查找。2.對重要檔案和電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期檢查、更新。3.實(shí)物檔案應(yīng)存放在專門的陳列柜或庫房內(nèi)，妥善保管。（三）檔案清查1.綜合檔案室每年應(yīng)對檔案進(jìn)行一次全面清查，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.清查中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取補(bǔ)救措施，并報(bào)告幼兒園領(lǐng)導(dǎo)。3.對清查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行記錄，形成檔案清查報(bào)告，歸檔保存。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等方面綜合考慮其價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考檔案的形成時(shí)間、重要程度、利用率等因素。3.對于涉及重要事件、人物、政策等的檔案，應(yīng)重點(diǎn)鑒定。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映幼兒園主要職能活動和基本歷史面貌的，對幼兒園、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。對在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單。2.經(jīng)幼兒園領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字，并將銷毀清單歸檔保存。八、檔案利用（一）利用范圍1.幼兒園內(nèi)部各部門在工作中查閱檔案，用于行政管理、教育教學(xué)、后勤保障等方面的參考。2.教職工個(gè)人因教學(xué)、科研、職稱評定等需要查閱本人業(yè)務(wù)檔案。3.外單位因工作需要查閱幼兒園相關(guān)檔案，須經(jīng)幼兒園領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：利用者可到綜合檔案室查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。2.借閱：因工作需要短期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過兩周。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件，但需經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、檔案名稱、查閱目的等信息。2.借閱檔案時(shí)，利用者需填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱申請表應(yīng)注明借閱期限、歸還日期等。3.復(fù)制檔案時(shí)，利用者應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，說明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人審核后，按規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。（四）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。2.借閱的檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制的檔案應(yīng)妥善保管，不得擅自傳播、轉(zhuǎn)讓。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立幼兒園檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，圖像清晰、完整。2.對電子文件進(jìn)行規(guī)范整理，確保其格式統(tǒng)一、命名規(guī)范，并進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄。3.采集聲像檔案時(shí)，應(yīng)確保其格式符合要求，同時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的文字說明和標(biāo)注。（三）檔案信息系統(tǒng)功能1.具備檔案錄入、存儲、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱管理等功能。2.能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的分類瀏覽、全文檢索，并提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、文號等檢索。3.對檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成相關(guān)報(bào)表。4.具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，