PAGE檔案制度小視頻素材一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案制度小視頻素材的管理，確保素材的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮素材在公司宣傳、培訓(xùn)、文化建設(shè)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在檔案制度小視頻素材的收集、整理、存儲(chǔ)、使用、共享、銷毀等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案制度小視頻素材管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：素材內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司檔案制度相關(guān)情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：加強(qiáng)對(duì)素材的安全保護(hù)，防止信息泄露、丟失或損壞，確保涉及公司機(jī)密的素材得到妥善保管。4.高效利用原則：優(yōu)化素材管理流程，提高素材利用效率，滿足公司各項(xiàng)工作對(duì)檔案制度小視頻素材的需求。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案制度小視頻素材管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案制度小視頻素材的收集、整理、存儲(chǔ)、編目等工作，建立素材庫(kù)。3.對(duì)各部門提交的素材進(jìn)行審核，確保素材質(zhì)量符合要求。4.負(fù)責(zé)素材的安全保管，定期檢查存儲(chǔ)設(shè)備，確保素材的完整性和可用性。5.按照規(guī)定的權(quán)限，為公司內(nèi)部各部門及員工提供素材的查詢、借閱服務(wù)。6.組織開(kāi)展素材的鑒定和銷毀工作，確保過(guò)期或無(wú)用的素材得到及時(shí)清理。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案制度小視頻素材的收集、整理，并及時(shí)提交給檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好素材的審核、存儲(chǔ)、編目等工作，提供必要的協(xié)助。3.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的流程向檔案管理部門申請(qǐng)素材的查詢、借閱。4.對(duì)本部門使用的素材負(fù)有安全保管責(zé)任，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露素材內(nèi)容。（三）拍攝制作人員1.按照公司要求和拍攝計(jì)劃，負(fù)責(zé)檔案制度小視頻素材的拍攝工作，確保拍攝內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰。2.對(duì)拍攝的素材進(jìn)行初步整理和篩選，剔除不符合要求的數(shù)據(jù)。3.將整理好的素材及時(shí)提交給檔案管理部門，并配合做好后續(xù)的審核等工作。三、素材收集（一）收集范圍1.公司檔案制度相關(guān)的會(huì)議視頻，包括制度宣貫會(huì)、研討會(huì)、修訂會(huì)議等。2.制度講解的培訓(xùn)視頻，如內(nèi)部培訓(xùn)課程、線上學(xué)習(xí)視頻等。3.反映公司檔案制度執(zhí)行情況的工作場(chǎng)景視頻，如檔案整理現(xiàn)場(chǎng)、借閱登記過(guò)程等。4.與檔案制度相關(guān)的活動(dòng)視頻，如知識(shí)競(jìng)賽、主題演講等。5.其他與公司檔案制度有關(guān)的視頻素材，如領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于檔案制度的講話等。（二）收集渠道1.各部門在開(kāi)展相關(guān)工作過(guò)程中，自行組織拍攝并及時(shí)提交。2.公司內(nèi)部活動(dòng)的組織者，在活動(dòng)結(jié)束后將活動(dòng)視頻提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門定期收集各部門的工作動(dòng)態(tài)素材，主動(dòng)挖掘有價(jià)值的檔案制度小視頻素材。（三）收集要求1.拍攝的素材應(yīng)主題明確，突出檔案制度相關(guān)內(nèi)容，畫(huà)面清晰、穩(wěn)定，聲音清楚。2.素材格式應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，推薦使用常見(jiàn)的視頻格式，如MP4等。3.拍攝人員應(yīng)在素材中注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、拍攝人員等基本信息，確保素材的可追溯性。4.對(duì)于重要的檔案制度小視頻素材，應(yīng)同時(shí)提供文字說(shuō)明，詳細(xì)闡述視頻內(nèi)容與檔案制度的關(guān)聯(lián)及重要意義。四、素材整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案制度的不同方面進(jìn)行分類，如檔案管理制度、檔案保管制度、檔案利用制度等。2.按照視頻的主題、內(nèi)容、形式等進(jìn)行細(xì)分，如會(huì)議視頻類、培訓(xùn)視頻類、工作場(chǎng)景視頻類等。（二）整理流程1.檔案管理部門收到各部門提交的素材后，首先對(duì)素材的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，不符合要求的及時(shí)反饋給提交部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)素材進(jìn)行分類編號(hào)，建立素材目錄清單，明確素材的名稱、編號(hào)、分類、來(lái)源、拍攝時(shí)間等信息。3.對(duì)素材進(jìn)行元數(shù)據(jù)標(biāo)注，可以包括視頻時(shí)長(zhǎng)、分辨率、幀率、音頻格式等詳細(xì)技術(shù)參數(shù)，以便更好地管理和檢索素材。4.將整理好的素材按照分類存儲(chǔ)到素材庫(kù)中，確保素材存儲(chǔ)有序，便于查找和使用。五、素材存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.采用數(shù)字化存儲(chǔ)方式，建立專門的素材存儲(chǔ)服務(wù)器或存儲(chǔ)陣列，確保素材的安全存儲(chǔ)。2.定期對(duì)存儲(chǔ)的素材進(jìn)行備份，備份方式可以采用磁帶備份、光盤備份或異地存儲(chǔ)等，防止因硬件故障、自然災(zāi)害等原因?qū)е滤夭膩G失。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.素材存儲(chǔ)服務(wù)器應(yīng)放置在安全可靠的機(jī)房?jī)?nèi)，具備良好的通風(fēng)、散熱、防火、防潮、防盜等條件。2.機(jī)房應(yīng)配備不間斷電源（UPS），以防止突然斷電對(duì)素材存儲(chǔ)造成影響。3.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備運(yùn)行正常，存儲(chǔ)容量充足。（三）存儲(chǔ)安全1.對(duì)素材存儲(chǔ)服務(wù)器設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作。2.采用加密技術(shù)對(duì)重要的素材進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中被竊取或篡改。3.建立存儲(chǔ)安全審計(jì)機(jī)制，記錄和監(jiān)控對(duì)素材存儲(chǔ)的訪問(wèn)操作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。六、素材使用（一）使用申請(qǐng)1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要使用檔案制度小視頻素材時(shí)，應(yīng)填寫素材使用申請(qǐng)表，注明使用目的、素材名稱、使用時(shí)間、使用方式等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給檔案管理部門。（二）使用審批1.檔案管理部門收到使用申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，根據(jù)素材的權(quán)限設(shè)置和使用情況進(jìn)行審批。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要檔案制度的素材，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可使用。3.審批通過(guò)后，檔案管理部門向申請(qǐng)人提供素材的使用權(quán)限，并告知使用注意事項(xiàng)。（三）使用方式1.申請(qǐng)人可以根據(jù)審批結(jié)果，通過(guò)在線播放、下載等方式獲取素材，但不得擅自對(duì)素材進(jìn)行剪輯、修改、傳播等操作。2.在使用素材過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的相關(guān)規(guī)定，確保素材的正確使用和安全。3.使用結(jié)束后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)歸還素材或按照規(guī)定進(jìn)行妥善處理，不得私自留存。（四）使用記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立素材使用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄素材的使用申請(qǐng)、審批、使用情況等信息，包括申請(qǐng)人、申請(qǐng)時(shí)間、使用目的、素材名稱、使用時(shí)長(zhǎng)、歸還時(shí)間等。2.使用記錄臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、素材共享（一）共享范圍1.在公司內(nèi)部各部門之間，根據(jù)工作需要和權(quán)限設(shè)置，共享檔案制度小視頻素材。2.對(duì)于與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合作伙伴、上級(jí)主管部門等，在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，經(jīng)審批后可以進(jìn)行有限度的素材共享。（二）共享方式1.通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，設(shè)置專門的素材共享模塊，各部門可以在授權(quán)范圍內(nèi)訪問(wèn)和下載共享的素材。2.對(duì)于外部共享，可采用加密傳輸、在線授權(quán)播放等方式，確保素材在共享過(guò)程中的安全。（三）共享審批1.公司內(nèi)部部門之間的素材共享，由檔案管理部門根據(jù)共享需求進(jìn)行審批，確保共享行為符合公司規(guī)定和素材管理要求。2.涉及外部共享的素材，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，并簽訂保密協(xié)議等相關(guān)文件，明確共享的范圍、期限、責(zé)任等事項(xiàng)。（四）共享記錄1.建立素材共享記錄檔案，記錄共享的素材名稱、共享對(duì)象、共享時(shí)間、共享方式、審批情況等信息。2.對(duì)外部共享的素材，跟蹤共享后的使用情況和反饋信息，及時(shí)進(jìn)行管理和調(diào)整。八、素材鑒定與銷毀（一）鑒定周期1.檔案管理部門定期對(duì)檔案制度小視頻素材進(jìn)行鑒定，原則上每年進(jìn)行一次全面鑒定。2.對(duì)于涉及重要檔案制度或有特殊保存價(jià)值的素材，可適當(dāng)延長(zhǎng)鑒定周期。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)素材的內(nèi)容、形式、時(shí)效性、利用價(jià)值等因素進(jìn)行鑒定，判斷素材是否仍具有保存意義。2.對(duì)于已過(guò)保存期限、內(nèi)容重復(fù)無(wú)用、與現(xiàn)行檔案制度無(wú)關(guān)且無(wú)參考價(jià)值的素材，可以考慮進(jìn)行銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對(duì)素材進(jìn)行逐一審核和評(píng)估。2.鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見(jiàn)，形成鑒定報(bào)告。3.鑒定報(bào)告經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為素材銷毀的依據(jù)。（四）銷毀方式1.對(duì)于需要銷毀的素材，采用安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，如數(shù)據(jù)擦除、物理粉碎等，確保素材無(wú)法恢復(fù)。2.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀人員等信息，記錄檔案保存期限不少于[X]年。（五）銷毀監(jiān)督1.檔案管理部門對(duì)素材銷毀過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定要求進(jìn)行。2.對(duì)于重要的檔案制度小視頻素材銷毀，可邀請(qǐng)公司內(nèi)部審計(jì)部門或其他相關(guān)部門進(jìn)行監(jiān)督。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立檔案制度小視頻素材管理監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門負(fù)責(zé)日常監(jiān)督檢查工作。2.定期對(duì)各部門的素材管理工作進(jìn)行抽查，檢查素材的收集、整理、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)是否符合本制度要求。（二）檢查內(nèi)容1.素材的完整性和準(zhǔn)確性，是否存在缺失、錯(cuò)誤或虛假信息。2.素材的存儲(chǔ)安全情況，存儲(chǔ)設(shè)備是否正常運(yùn)行，數(shù)據(jù)是否備份等。3.素材的使用和共享情況，是否按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請(qǐng)、審批和使用，是否存在違規(guī)操作。4.素材的鑒定和銷毀工作是否及時(shí)、規(guī)范，銷毀記錄是否完整。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)