PAGE土地仲裁檔案管理制度一、總則（一）目的為加強土地仲裁檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在土地仲裁工作中形成的各類檔案，包括但不限于仲裁申請書、答辯狀、證據(jù)材料、庭審記錄、裁決書等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：土地仲裁檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實、準確地反映土地仲裁工作的全過程，不得篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保檔案信息的安全，防止檔案的泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，制定和完善土地仲裁檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負責土地仲裁檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立健全土地仲裁檔案管理臺賬，及時記錄檔案的收進、移出、保管等情況。4.負責檔案庫房的安全管理，配備必要的檔案保管設施設備，確保檔案的安全存放。5.組織開展檔案信息化建設，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，提高檔案管理水平和利用效率。6.對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督、指導和檢查，定期組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門在土地仲裁工作中形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，確保檔案的及時收集和整理。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理職責，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管等具體工作，確保檔案的質量和安全。3.熟悉檔案內容，積極主動地為檔案利用者提供服務，及時、準確地查找和提供所需檔案。4.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.參與檔案的鑒定銷毀工作，按照規(guī)定程序對已到保管期限的檔案進行鑒定和銷毀處理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.土地仲裁案件從受理到結案全過程中形成的確有保存價值的各類文件材料，包括但不限于：仲裁申請書、答辯狀、反請求書及相關附件。證據(jù)材料，如書證、物證、視聽資料、證人證言等。庭審通知、庭審筆錄、質證筆錄、調解筆錄等。專家意見、鑒定報告、勘驗筆錄等。裁決書、調解書、決定書等法律文書。與案件有關的其他文件材料，如當事人的往來信函、談話記錄等。2.上級主管部門、政府有關部門對土地仲裁工作的指示、批復、通知等文件材料。3.土地仲裁工作中形成的統(tǒng)計報表、工作總結、調研材料等。（二）收集要求1.各部門應在案件辦結后[X]個工作日內，將本部門形成的檔案材料收集齊全、整理規(guī)范，并移交檔案管理部門。2.檔案材料應保持原件的完整性，如有破損、褪色等情況，應進行修復或復制。3.收集的檔案材料應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，使用耐久性強的書寫材料。4.對于電子文件，應按照相關規(guī)定進行收集和整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照土地仲裁案件的性質、類別、年度等進行分類，可分為土地權屬爭議仲裁檔案、土地承包經(jīng)營糾紛仲裁檔案等。2.編號：對每一類檔案編制唯一的檔案編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查找。3.裝訂：將每份檔案材料按照一定的順序進行排列，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等，目錄應清晰、準確，便于查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對移交的檔案材料進行審核，檢查檔案材料的完整性、準確性和規(guī)范性。2.對審核合格的檔案材料進行分類、編號、裝訂、編目等整理工作，形成完整的檔案卷宗。3.將整理好的檔案卷宗按照規(guī)定的排列順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關信息，建立檔案數(shù)據(jù)庫。（二）保管期限1.土地仲裁檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：具有重要歷史價值、法律意義或對公司/組織有重大影響的檔案，如裁決書、調解書等。長期保管的檔案：保管期限為[X]年，主要包括土地仲裁案件的主要證據(jù)材料、庭審記錄等。短期保管的檔案：保管期限為[X]年，如一般性的往來信函、通知等。2.檔案保管期限的劃分應嚴格按照國家有關規(guī)定和本公司/組織的實際情況確定，確保檔案的保管期限合理、準確。（三）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施，確保檔案的安全存放。2.檔案應存放在專用的檔案柜架上，按照類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。3.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取措施處理。4.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質應異地存放，確保電子檔案的安全。5.檔案管理人員應定期對檔案庫房進行清潔和消毒，保持庫房環(huán)境整潔。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.本公司/組織內部人員因工作需要查閱土地仲裁檔案的，可查閱與本人工作相關的檔案材料。2.外單位因工作需要查閱土地仲裁檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本公司/組織內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》（以下簡稱《申請表》），注明查閱目的、查閱內容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應提前向本公司/組織提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱內容等，并加蓋單位公章。經(jīng)本公司/組織相關部門負責人審核同意后，查閱單位應派專人到檔案管理部門查閱。查閱人員應出示有效身份證件，并填寫《申請表》。3.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，予以批準，并按照規(guī)定提供檔案查閱服務。（三）查閱方式1.檔案管理人員應根據(jù)查閱申請，提供相應的檔案卷宗或電子檔案供查閱人員查閱。查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱人員如需復印、摘抄檔案內容，應經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并按照規(guī)定辦理登記手續(xù)。復印、摘抄的檔案材料應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。3.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（四）利用限制1.查閱土地仲裁檔案應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和本公司/組織的保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。2.未經(jīng)本公司/組織書面同意，查閱人員不得將檔案用于與查閱目的無關的其他用途，不得向第三方提供檔案信息。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的土地仲裁檔案，應按照相關保密規(guī)定進行管理和利用，嚴格限制查閱范圍。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對到期檔案進行全面審查和鑒定。2.對仍有保存價值的檔案，應延長保管期限；對已失去保存價值的檔案，應予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀清冊》（以下簡稱《清冊》），注明檔案編號、題名日期、保管期限等內容。2.《清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司/組織主管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行銷毀。銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在《清冊》上簽字確認。4.銷毀后的檔案應及時在檔案管理系統(tǒng)中進行注銷，并將《清冊》作為檔案資料永久保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時，統(tǒng)計報表應按時報送公司/組織相關部門和上級主管部門。（二）移交工作1.土地仲裁檔案因機構變動、工作需要等原因需要移交的，應按照國家有關規(guī)定