PAGE檔案館接收檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案館接收檔案工作流程，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門形成的、需要移交至檔案館保存的各類檔案。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案接收工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證接收的檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，全面反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌，保持檔案的原始性和完整性。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類、整理、編目和存儲(chǔ)，便于保管和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案接收范圍（一）文書(shū)檔案1.公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的重要文件、指示等。3.本公司/組織對(duì)外發(fā)出的重要函件、合同、協(xié)議等。（二）科技檔案1.產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中形成的各類技術(shù)文件、圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)總結(jié)等。2.工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工文件等。3.設(shè)備儀器的購(gòu)置、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、改造等過(guò)程中形成的相關(guān)文件。（三）會(huì)計(jì)檔案1.會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證和記賬憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿，如總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告，包括年度、中期財(cái)務(wù)報(bào)表及相關(guān)附表、附注等。4.其他會(huì)計(jì)核算資料，如銀行對(duì)賬單、稅務(wù)申報(bào)表等。（四）人事檔案1.員工的個(gè)人履歷、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、職稱證書(shū)、勞動(dòng)合同、工資待遇等相關(guān)資料。2.員工的考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、晉升、調(diào)動(dòng)等人事變動(dòng)記錄。3.其他與員工個(gè)人相關(guān)的重要檔案材料。（五）聲像檔案1.公司/組織重大活動(dòng)、會(huì)議、慶典等形成的照片、錄音、錄像等資料。2.反映公司/組織發(fā)展歷程、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、企業(yè)文化等方面的聲像資料。（六）電子檔案1.以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等，與紙質(zhì)檔案具有同等效力。2.電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，確保電子檔案的可讀性和可理解性。三、檔案接收要求（一）質(zhì)量要求1.檔案應(yīng)內(nèi)容完整，字跡清晰，圖像、聲音等記錄準(zhǔn)確。2.檔案載體應(yīng)符合耐久性要求，紙質(zhì)檔案應(yīng)使用符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的紙張，電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.檔案整理應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，分類科學(xué)，編號(hào)準(zhǔn)確，目錄清晰。（二）時(shí)間要求1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間定期向檔案館移交檔案，一般每年[X]月底前完成上一年度檔案的移交工作。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)及時(shí)移交。（三）手續(xù)要求1.檔案移交時(shí)，移交部門應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。2.移交部門應(yīng)確保移交的檔案已按照規(guī)定進(jìn)行了整理和編目，便于檔案館接收和管理。四、檔案接收流程（一）移交申請(qǐng)1.各部門在檔案整理完畢后，填寫(xiě)《檔案移交申請(qǐng)表》，向檔案館提出移交申請(qǐng)。申請(qǐng)表應(yīng)包括檔案的基本情況、移交原因、預(yù)計(jì)移交時(shí)間等內(nèi)容。2.檔案館收到移交申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，對(duì)符合接收條件的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，并確定具體的接收時(shí)間和方式。（二）檔案整理1.移交部門按照檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)擬移交的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理。整理內(nèi)容包括分類、編號(hào)、編目、裝訂等，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)建立相應(yīng)的電子檔案目錄。（三）檔案移交1.在約定的移交時(shí)間，移交部門將整理好的檔案及《檔案移交清單》一并送至檔案館。2.檔案館接收人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、整理情況等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其限期整改。3.核對(duì)無(wú)誤后，接收人員在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，并將檔案妥善存放至檔案館指定位置。（四）檔案驗(yàn)收1.檔案館對(duì)接收的檔案進(jìn)行全面驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性以及載體質(zhì)量等。2.驗(yàn)收合格的檔案，應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。驗(yàn)收不合格的檔案，應(yīng)退回移交部門重新整理，直至符合要求為止。五、檔案整理與編目（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和信息資源共享。（二）分類方法1.文書(shū)檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類。2.科技檔案：根據(jù)項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，如產(chǎn)品檔案按產(chǎn)品型號(hào)分類，工程檔案按工程項(xiàng)目分類。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類。4.人事檔案：按照員工類別、檔案內(nèi)容等進(jìn)行分類，如干部檔案、工人檔案等。5.聲像檔案：根據(jù)載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類，如照片檔案按拍攝時(shí)間、事件分類，錄像檔案按活動(dòng)主題分類。6.電子檔案：按照與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的分類方法進(jìn)行分類，并建立電子檔案的分類目錄體系。（三）編號(hào)規(guī)則1.文書(shū)檔案：采用年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼相結(jié)合的編號(hào)方式，如“2023永久行政01”。2.科技檔案：項(xiàng)目編號(hào)應(yīng)具有唯一性，可采用項(xiàng)目代碼、專業(yè)代碼等組合方式進(jìn)行編號(hào)，如“XJ202301機(jī)械01”。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案的類別和年度進(jìn)行編號(hào)，如“記202301”表示2023年度的第一本會(huì)計(jì)憑證。4.人事檔案：?jiǎn)T工檔案編號(hào)應(yīng)與員工個(gè)人信息相對(duì)應(yīng)，可采用員工工號(hào)等方式進(jìn)行編號(hào)。5.聲像檔案：按照分類編號(hào)規(guī)則，為每張照片、每段錄像等賦予唯一的編號(hào)，如“ZP202301001”表示2023年1月的第一張照片。6.電子檔案：電子檔案編號(hào)應(yīng)與紙質(zhì)檔案編號(hào)相對(duì)應(yīng)，同時(shí)在文件名中體現(xiàn)檔案的類別、年度、編號(hào)等信息，便于識(shí)別和管理。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和構(gòu)成，項(xiàng)目齊全，填寫(xiě)規(guī)范。3.電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的電子目錄，便于計(jì)算機(jī)檢索和利用。六、檔案保管與保護(hù)（一）庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。3.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放于檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備中，排列整齊，便于查找和利用。2.對(duì)于珍貴檔案、易損檔案等，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、密封包裝等。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)中，并進(jìn)行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房，確保檔案的保密性。七、檔案利用與服務(wù)（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)為本原則：以滿足公司/組織各項(xiàng)工作和社會(huì)利用需求為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案館查閱。查閱時(shí)，檔案館工作人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，并對(duì)查閱情況進(jìn)行登記。2.借閱：因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，按時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。3.出具證明：根據(jù)公司/組織或社會(huì)有關(guān)方面的需求，檔案館可為其出具檔案證明。出具證明應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保證明內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱及數(shù)量、歸還時(shí)間等。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)分析。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案館應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定。2.科學(xué)準(zhǔn)確原則：依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行科學(xué)評(píng)估，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。3.嚴(yán)格審批原則：檔案鑒定工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，鑒定結(jié)果須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案專家等組成。2.鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案的內(nèi)容是否具有現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值。2.檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、保管期限等是否符合規(guī)定。3.檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等是否良好。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、數(shù)量、